Како побољшати управљање временом помоћу ДРИ принципа

Ако радите у канцеларији или од куће, велике су шансе да је велики део вашег излаза дигиталан, а то често долази са задацима који одузимају време или се понављају које обављате свакодневно.

Можда сте чули за израз „радите паметније, а не теже“, и управо ту долази до изражаја ДРИ принцип. ДРИ је скраћеница од Дон'т Репеат Иоурселф и тачно описује како можете побољшати управљање временом и продуктивност.

Како функционише ДРИ принцип?

ДРИ принцип се првобитно помиње у Прагматичном програмеру, књизи објављеној 1999. године, а програмери су га користили за поједностављење кода. Главна премиса иза тога је да уместо ручног понављања истих токова посла изнова и изнова, аутоматизујете тај процес да бисте уштедели време.

На површини, ово може звучати очигледно, али постоји много задатака које радници понављају сваки дан. На пример, колико е-порука примате и пишете на дневној бази? За сваку е-пошту коју пошаљете, ви у основи поново креирате исту структуру са мало другачијим текстом, а то одузима много времена.

Повезан: Најбољи алати за извештавање за менаџере пројеката

ДРИ принцип захтева од вас да забележите све радње које предузимате на послу, једну по једну. Да бисте испунили овај захтев, можете укључити задатке који спадају у следеће категорије:

• Непланирано, као што су долазне поруке од клијената.
• Месечне и годишње обавезе, као што су годишњи извештаји или један на један.
• Рутина или ствари које радите сваки дан.

Са овом листом можете почети да откривате који од њих раде са ДРИ принципом. Обратите пажњу на то колико је сваки од њих понављајући, дуготрајан и/или застрашујући, и обратите пажњу на то. Ваши главни кандидати ће бити главни субјекти за ДРИ принцип, а ви можете почети да их аутоматизујете колико год можете.

Биће неких које не можете у потпуности да аутоматизујете, а у овим случајевима можете поједноставити аспекте одговорности.

Креирајте шаблоне за своје е-поруке

Један од најједноставнијих и вероватно најбољих начина да аутоматизујете свој излаз је креирање шаблона. Као што је поменуто, многе радње које обављате се највероватније ослањају на исту специфичну структуру, на пример, е-поруке које се шаљу клијентима и месечни извештаји. Поседовање банке шаблона значајно смањује понављање.

Можете да аутоматизујете своје имејлове на два различита начина. Можете користити апликацију као што је ТектЕкпандер, што вам омогућава да сачувате делове текста у Скраћенице таб, и када кренете да напишете своју следећу е-пошту, једноставно укуцајте скраћеницу коју желите да користите и она ће аутоматски произвести тај текст. Исто тако, ово такође можете користити у Слацк-у и другим услугама за размену тренутних порука.

Повезан: Како аутоматски ЦЦ или БЦЦ себе у Оутлоок-у и Гмаил-у

Алтернативно, можете аутоматизовати своје имејлове у апликацији. У Оутлоок 365 само урадите следеће:

1. Означите текст који желите да сачувате.
2. Иди на Уметните картицу и кликните Куицк Партс.
3. Кликните Сачувајте избор у Галерији брзих делова.
4. Именујте га, а затим кликните ОК.
5. Када желите да га користите, идите на Убаци > Брзи делови и изаберите ону коју желите да користите.

За Гмаил, то ћете морати да обезбедите Шаблони су омогућени. Једноставно идите на Подешавања > Напредно > Шаблони и кликните Омогући > ОК. Затим следите ове кораке:

1. У е-поруци означите текст који желите.
2. Кликните на три вертикалне тачке у е-поруци, идите на Шаблони и кликните Сачувајте нацрт као шаблон.
3. Затим, да бисте га користили, кликните на вертикалне тачке у е-поруци, идите на Шаблони и изаберите ону коју желите да користите.

Креирајте шаблоне за свој рад

Слично као и е-поруке, можете да направите шаблоне за скоро сваки посао који завршите. Било да је ово извештај, табела, пројекат или било шта друго. Циљ је да се користи што је могуће мање понављања са сваком радњом, тако да се шаблон лако решава.

Мицрософт и Гоогле имају огроман избор шаблона које можете изабрати или можете креирати своје. Иако почетно подешавање може потрајати, дугорочно ће се више него исплатити. Исто тако, ако редовно представљате пројекције слајдова, направите стандардни шаблон на који се можете вратити и уређивати по потреби.

Повезан: Направите професионалну фактуру од нуле

Обавезно сачувајте све своје шаблоне на одређеној локацији како бисте могли да их позовете по потреби. Ако установите да вам један од њих не штеди време, користите текст из претходног рада да бисте информисали о свом писању.

Аутоматизујте своје рутинске задатке

Постоји мноштво задатака које радите који се невероватно понављају. Од заказивања догађаја, писања листе обавеза, узимања белешки, чувања датотека и још много тога. Иако вам може требати само неколико минута да их урадите, брзо се збрајају и одузимају вам фокус од посла.

Запиер је фантастична апликација за поједностављење више токова рада, јер омогућава комуникацију између апликација које највише користите и шаље податке за обављање задатака. На пример, ако користите Гмаил и Гоогле диск, можете да подесите ток посла где се ваши прилози е-поште аутоматски чувају на вашем Гоогле диску. Ово такорећи искључује посредника.

Када креирате свој бесплатни налог, једноставно урадите следеће:

1. Из ваших Командна табла, клик Цреате Зап.
2. Претрага за апликацију коју користите, где се догађај одвија, нпр. Гмаил.
3. Одаберем Догађај окидача, на пример, примите е-пошту.
4. Повежите апликацију.
5. Изаберите апликацију којој желите да се подаци шаљу, тј. Гоогле диск.
6. Изаберите исход, односно сачувајте датотеку.

Са вашим Зап подешавањем, овај процес ће бити потпуно аутоматизован.

ДРИ принцип вас је покрио

Са свим овим процесима који се дешавају у позадини, ваше време је ослобођено, тако да не морате да бринете о ручном довршавању тих делова посла који се понављају. Од свих алата за продуктивност, ДРИ принцип чини да управљање временом функционише најефикасније.

Искористите време које сада имате да максимизирате свој учинак у будућности и открићете да можете да посветите много више свог дана стварима које су вам најважније. Увек постоје ствари на које можете применити ДРИ принцип, па погледајте своје радно оптерећење и видите шта можете да аутоматизујете.

9 свакодневних задатака које можете аутоматизовати користећи Запиер

Ево неколико свакодневних задатака које можете аутоматизовати без кодирања у Запиер-у да бисте уштедели време и олакшали живот.

Реад Нект

О аутору