8 најбољих типова извештаја о управљању пројектима које треба да знате

Извештаји о управљању пројектима односе се на преглед високог нивоа који садржи критичне податке у вези са пројектом у лако разумљивом формату. Они се фокусирају на различите аспекте пројекта и бацају светло на тренутни статус, могућа или постојећа питања и њихова решења.

Сазнајте о најпопуларнијим типовима извештаја о пројектима који могу пружити увид у реалном времену вашим тимовима.

1. Контролна табла/здравље пројекта

Контролна табла пројекта или здравствени извештај вам омогућавају да знате како пројекат ради и шта тим може да уради да побољша перформансе. Обично овај извештај презентујете клијенту или другим заинтересованим странама. Тако могу да визуелизују информације као што су напредак и профитабилност.

Такође помаже да се утврди да ли пројекат није у праву и шта можете да урадите да га вратите на прави пут.

Извештај контролне табле пројекта треба да садржи целокупни портфолио, укључујући здравље пројекта (статус пројекта у зелена, жута или црвена боја), прекретница напретка датог пројекта, исплативост пројекта упоређивање буџета и трошак, и напредак пројекта према распореду.

2. Задаци и статус пројекта

Ако се бавите управљањем пројектима, то је најчешћи тип извештаја који треба да припремите. Можда ћете морати да правите овај извештај на недељном или месечном нивоу. Има за циљ да покаже колико је далеко тим отишао да постигне циљеве пројекта.

Ако морате редовно да припремате такве извештаје, боље је да аутоматизујете процес да бисте уштедели време и труд. Можете да користите податке алатке за управљање задацима да попуните извештај.

Такође можете користити стандардни шаблон за извештај. То ће вам помоћи да прескочите труд око прављења извештаја о статусу сваки пут од нуле.

3. Доступност ресурса и вештина

Извештаји о доступности ресурса су неопходни за сваког менаџера пројекта. Користећи овај извештај, можете доделити и делегирати задатке правом члану тима. Показује који је члан тима заузет и када.

Ако планирате да направите распоред за нови пројекат или тражите некога ко није заузет делегирање задатака, проверите доступност у овом извештају. Такође можете лоцирати чланове који раде пуним капацитетом којима би могла бити потребна помоћ.

Тако можете осигурати равномерну дистрибуцију задатака за већу ефикасност и брже резултате.

4. Ризици пројекта

Сваки пројекат носи одређени број ризика. Стога, ваш извештај о ризику треба да садржи све уочене и стварне ризике у вези са пројектом. Можда ћете морати да поднесете овај извештај једном месечно.

Међутим, охрабрите своје саиграче да забележе све ризике којих могу да се сете у реалном времену. То ће вам помоћи да добијете све податке на једном месту када морате да направите извештај.

Осим што наводи све ризике, ваш извештај може да садржи само ризике високог нивоа у детаљима и резиме како планирате да управљате ризицима ниског нивоа. Ризике можете забележити у табелу, али боље је потражити помоћ од алата за управљање пројектима.

5. Буџет и расходи

Морате да направите извештај о буџету за различите сврхе. Извештај о буџету који направите на крају пројекта за свог клијента је најчешћи. Такође, можете креирати извештај о трошковима више пута када је пројекат у току.

То ће помоћи тиму да утврди да ли је трошак пројекта измакао контроли. У таквим случајевима, можете одмах да контролишете трошкове и не морате да се изненадите ако издатак пређе ограничење буџета када се пројекат заврши.

Извештај о буџету и трошковима треба да садржи процењени буџет за сваки задатак или сегмент пројекта и стварне трошкове. Обавезно евидентирајте све трошкове у реалном времену како бисте избегли проблеме са спајањем свих трошкова током креирања извештаја.

6. Праћење времена

Многи клијенти плаћају према времену проведеном на пројекту. За њих је обавезно генерисање временских извештаја након завршетка пројекта. Извештај показује колико су времена чланови тима уложили у задатке везане за пројекат.

Овај извештај ће такође показати укупно време утрошено на сваки задатак и количину времена које је сваки члан тима уложио. Осим тога, можете користити праћење времена да побољшате перформансе свог тима и индивидуалну продуктивност.

Након анализе времена које су саиграчи утрошили на различите задатке, лако можете сазнати ко може ефикасније да обави посао. Касније можете да доделите људима задатке које могу да ураде брзо и стручно.

7. Грешке и проблеми

Иако можда неће бити могуће имати пројекат без икаквих проблема или грешака, дефинитивно можете радити на томе да број буде што мањи.

Припрема детаљног извештаја о идентификованим грешкама и проблемима ће обезбедити да можете пронаћи брза решења за ове проблеме како бисте пројекат испоручили на време. Извештај о грешци у пројекту или проблему треба да садржи кључне информације као што су број проблема или грешке, датум идентификације, проблем који је покренуо, опис, приоритет, решење и статус грешке.

Редовно ажурирање таквих извештаја током животног циклуса пројекта ће минимизирајте ометање и спречити фрустрацију клијената. Такође ће вас спасити од ризика од кашњења пројекта и казни.

8. Варијација Анализа

Извештај о варијанси је одличан начин да сазнате да ли је пројекат на правом путу. У овом извештају анализирате и упоређујете разлику између процене и исхода различитих аспеката пројекта. У овом извештају користите стандардну метрику за мерење оба податка.

Овај извештај ће вам помоћи да утврдите да ли сте испред плана, да ли сте на крају или сте по плану. Можете да упоредите свој буџет, ресурсе, обим или распоред у извештају.

Међутим, менаџери пројекта обично бирају овај извештај да анализирају буџет, трошкове и трендове рада пројекта. Време за генерисање таквих извештаја варира од пројекта до пројекта. Иако ће клијентима можда требати овај извештај на крају пројекта, можда бисте желели да га периодично креирате током животног циклуса пројекта да бисте добили бољи увид.

Који извештај желите да направите следеће?

Сада када знате које типове извештаја можете креирати за пројекте, заједно са њиховим карактеристикама, лако можете изабрати било који на основу ваших потреба. Ако користите апликацију за извештавање, креирање извештаја неће бити изазовно и дуготрајно.

Добра ствар је што већина платформи за управљање пројектима такође функционише као алат за извештавање.

8 најбољих алата за извештавање за менаџере пројеката

Алати за извештавање поједностављују процес креирања извештаја за завршене пројекте или перформансе интерног тима. Ево неких од најбољих за коришћење!

Реад Нект

О аутору