Како користити методу инвентара обавеза за оптимизацију управљања задацима

Да ли се икада осећате као да имате толико посла, а да немате довољно времена да то урадите? Ако јесте, вероватно сте у већини становништва. Било да се ради о послу или кућним обавезама, увек постоји нешто што треба да се уради.

Можда сте испробали све врсте различитих техника продуктивности да бисте надмашили свој посао, али сте ипак били у недостатку. Међутим, ако желите да побољшате управљање временом и задацима, Инвентар обавеза може бити ваш одговор.

Како функционише инвентар обавеза?

Инвентар обавеза је алатка за управљање задацима која вам омогућава да ефикасније управљате својим временом. То је једноставно, иако је потребно мало планирања да би функционисало. У суштини, ви креирате категорисани инвентар свих ваших обавеза и одлучујете колико времена ћете доделити сваком делу.

Инвентар који правите може бити специфичан за посао, у ком случају бисте записали све различите врсте задатака које обављате као део свог посла. Ово може укључивати администрацију, маркетинг, пројекат А, пројекат Б и састанке, као пример.

Идеја је да се израчуна колико вам времена, у процентима, треба да урадите посао у свакој категорији по добром стандарду. Ако откријете да ваш укупан проценат премашује 100%, мораћете да одлучите шта да уклоните из свог инвентара.

Повезан: Разлози зашто би требало да користите мапе ума у ​​свом свакодневном животу

Инвентар обавеза вам показује тачно где ваше време треба да иде и зашто нисте у могућности да све обавите. Помаже вам да очистите своје обавезе и омогућава вам да се усредсредите на оно што је могуће и важно.

Направите листу обавеза

За почетак, мораћете да направите листу обавеза, које би требало да буду категорије задатака које обављате. Ово би требало да буде детаљна листа и да укључује све што треба да урадите као део свог посла. Можете направити посебан инвентар за кућне обавезе или га комбиновати са својим пословним.

Трелло је одлична апликација за генерисање ваше листе, јер можете да правите плоче са више листа и да их прегледате упоредо. Да бисте започели, пратите ове кораке:

1. Кликните на Трелло на врху Креирај > Креирај таблу.
2. Именујте своју плочу и кликните Креирај.
3. Кликните Наслов са ваше прве листе, откуцајте „Обавезе“ да бисте је преименовали и притисните Ентер на тастатури.
4. Кликните Додај картицу да креирате нову категорију, нпр. администрација.
5. За сваку категорију можете писати у Опис картице који задаци спадају у ту категорију.

Сада када имате своју листу обавеза, можете почети да израчунавате проценат времена који ће вам требати за сваку од њих. Немојте бити драгоцени око укупног процента у овом тренутку; само напишите поред сваке обавезе колико времена би вам разумно требало да то урадите добро.

Повезан: Савети за управљање вашим Трелло плочама

Када то урадите, можете да саберете проценте и пронађете укупан износ. Овде већина људи сматра да њихов укупан износ прелази 100%.

Будите реални у свом времену

Закон процената налаже да је 100% вашег времена максимум који можете дати. Ако ваше обавезе захтевају више од овога, велике су шансе да ћете или радити лоше или једноставно нећете успети да завршите ствари уопште.

Као такав, мораћете да одлучите шта треба да буде уклоњено из вашег инвентара, да бисте добро радили и правилно управљали својим временом. Може бити изазовно уклонити ствари са ове листе, посебно ако то значи одустајање од пројекта или рећи не људима. Међутим, потребно је бити реалан у погледу онога што је могуће сваког дана или недеље.

Можда ћете желети да уклоните радне задатке који:

• Можете лако делегирати.
• Да ли су то додатне обавезе за које немате времена, односно конкретни пројекти.
• Нису потребне.

Да бисте избрисали картице на Трелло-у, пређите курсором преко картице, кликните на Уредити икона и изаберите Архива. Наставите са овим све док ваше обавезе не буду чиниле 100% вашег времена.

Повезан: Како испоштовати рокове и завршити задатке на време

Користите свој инвентар обавеза за управљање задацима

Пошто је ваш инвентар обавеза завршен и спреман за рад, важно је да се придржавате временских ограничења која сте доделили свакој обавези. Ово се лако може урадити постављањем задатака на основу сваке обавезе.

На пример, рецимо да сте 15% свог времена доделили администрацији, што укључује проверу е-поште, писање белешки и писање записника са састанка. Према томе, време администратора би требало да заузима само 15% вашег радног времена, не укључујући паузе.

Можете да управљате овим неприметно на Треллу користећи плочу коју сте већ направили. Можете да направите листу обавеза на вашој Трелло табли кликом Додајте још једну листу.За сваки задатак (картицу) који додате, можете изабрати Уреди > Уреди ознаке и изаберите боју која ће представљати сваку од ваших обавеза. На овај начин можете пратити колико времена трошите на сваки од њих.

ако ти распоредите задатке у свом календару, ово можете лако да управљате подешавањем категорија у свом дигиталном календару. У Оутлоок-у то можете да урадите тако што ћете изабрати Категорије на траци иу Гоогле календару, једноставно кликните десним тастером миша на догађај и изаберите боју која ће представљати ту категорију. Ово ће вам дати јасан преглед ваше недеље и како се она слаже са вашим инвентаром обавеза.

Повезан: Најбољи бесплатни шаблони за одређивање приоритета за ваше пројекте

Временом ћете можда приметити да морате да прилагодите проценте. То би могло бити зато што сте били превише великодушни са својим временом или недовољно великодушни. У овом случају, поново процените свој инвентар и извршите измене по потреби.

Задаци под контролом

Уз Инвентар обавеза, имаћете далеко бољи увид у то како управљате својим радним оптерећењем. То ће вам помоћи да ефикасно одредите приоритете својих одговорности. Лако је извршити притисак на себе да урадите све, али реалност је да то нико не може. Уместо да покушавате да све нагурате, направите корак уназад и погледајте шта је испред вас.

Поставите границе током радне недеље и моћи ћете боље да обављате обавезе које су вам најважније. И не само то, већ ћете имати радни доказ о томе где трошите своје време и моћи ћете да га мењате по потреби.

Асана вс. Понедељак: Одаберите савршен алат за управљање пројектима

Асана и понедељак су популарни алати за управљање пројектима, али како се упоређују? Сазнајте који је бољи!

Реад Нект

О аутору