12 најбољих начина за повећање ефикасности управљања пројектима

Ако сте део тима за управљање пројектима, не постоји горња граница продуктивности. Увек постоји могућност да побољшате своју ефикасност.

Иако вам различити алати могу помоћи, сви који су укључени у пројекат треба да прате неке методе да би обавили задатак вешто. Користите следеће праксе данас да побољшате своју ефикасност док радите на пројекту.

1. Фаза планирања је кључна

Планирање је кључно за управљање пројектом. Пажљиво планиран пројекат не само да ће осигурати његов успех. Такође ће потврдити да сваки члан тима ради прави задатак у право време.

Током ове фазе, размотрите све захтеве са стране клијента да бисте креирали специфичне циљеве.

Затим наставите да оцртавате своје задатке и доделите их својим саиграчима. Пре него што доделите задатке члановима тима, проверите да ли су задовољни својим улогама.

Повезан: Најбоље бесплатне апликације за планирање задатака

2. Ефективна комуникација

Тек када је комуникација између заинтересованих страна јасна, можете радити са потпуном ефикасношћу. Уверите се да су чланови пројекта на истој страни са клијентима и њиховим саиграчима.

У зависности од захтева пројекта, можете се ослонити на синхронизовану комуникацију или комуникацију у реалном времену. Било да комуницирате вербално или невербално, преписка треба да буде јасна.

Свака погрешна комуникација може штетити вашој продуктивности и узроковати кашњење у пројекту. Можете користити Слацк за транспарентну и документовану комуникацију.

3. Креирајте базу знања

Чак и ако имате несметану комуникацију међу колегама, више саиграча који од некога питају за исте информације биће контрапродуктивно. Да бисте учинили процес дељења података лаким, требало би да направите базу знања или чвориште података за апликације као што су Битрик24.

Прикупите све потребне податке и упутства у бази знања и понудите јој приступ сваком члану пројекта. Такође можете креирати видео записе за обуку да бисте помогли новим члановима пројекта без губљења времена.

4. Управљање и буџетирање времена пројекта

Време је кључна суштина пројекта. Одлагање пројекта може довести до губитка вредних и дугорочних клијената. Због тога би требало да правилно планирате време на почетку пројекта како бисте обезбедили пуну ефикасност тима.

Користити Правовремено апликација за бележење времена које вам је потребно да завршите сваку прекретницу и задатак. Поред праћења ефикасности и продуктивности, апликација вам такође може помоћи да испоручите рачуне клијентима.

5. Учините датотеке пројекта доступним

Сваки пројекат укључује креирање и дељење стотина докумената и папирологије. Неким документима је такође потребан заједнички рад у реалном времену. Члан тима који чека дозволу за приступ датотеци само ће допринети кашњењима и неефикасности.

Можете користити било који систем за управљање садржајем као што је Мицрософт СхареПоинт што вам омогућава да складиштите у једном централном спремишту. Уверите се да систем има функције као што су различити нивои дозвола, контрола верзија и могућност ревизије.

6. Припремите се за управљање ризицима

Ниједан пројекат није ослобођен потенцијалних ризика. Неоправдани проблеми усред пројекта могу ометати ефикасност. Стога је обавезно проћи кроз процес процене ризика пре рада на пројекту.

Са СВОТ апликација, можете идентификовати ризике и разумети штету коју они могу да изазову. Разговарајте са примаоцима да бисте пронашли решење за управљање ризиком ако до њега дође.

7. Документујте све податке

Документација вам помаже да повећате одговорност и ефикасност тима. Јесте ли присуствовали Зоом састанку? Проследите белешку састанка у писаној форми. Донели сте одлуку усмено? Документујте то у е-поруци и пошаљите свима који су укључени.

Документација вам помаже да откријете изазове са којима се тим суочава током пројекта. Ово ће такође радити као водич за ваше будуће пројекте. Можете користити Асана систем коментарисања задатака за систематски чување свих информација у вези са одређеним задатком.

8. Изаберите пројектни тим мудро

Бројни људи могу бити део ваше организације, али морате прихватити да нису сви способни за сваки пројекат. Различити пројекти захтевају различите вештине и искуства. Зато ће им одабир правих људи за пројекат помоћи да уложе максималне напоре.

Ако унајмите креативног писца за пројекат писања техничког садржаја, он неће моћи ефикасно да ради чак и ако то жели. Одабир праве особе ће осигурати да неко може искористити свој таленат.

9. Наградите члана тима који наступа

Постизање малих прекретница у времену отвара пут ка благовременом завршетку целог пројекта. Само мотивисан и продуктиван тим може вам помоћи да постигнете прекретнице и циљеве пројекта.

Иако је свако плаћен за свој посао, награде и захвалност сигурно могу инспирисати особу да ради боље. Награђивањем чланова тима након постизања прекретнице, не само да ће прималац бити мотивисан, већ ће и други чланови тима напорно радити како би следећи пут заслужили награду.

10. Будите отворени за повратне информације и сугестије

Конструктивне повратне информације од саиграча могу вам помоћи да лоцирате слабе тачке којих нисте свесни. Ако озбиљно размишљате о побољшању своје продуктивности, морате бити позитивни на критике и сугестије. Повратне информације различитих људи ће вам помоћи да се побољшате.

Да бисте дискретно прикупили повратне информације, добра идеја је креирати анонимни образац за анкету. Можете бесплатно да направите формулар за анкету Гоогле Формс и дистрибуира своју везу међу колегама. Они могу да деле своје повратне информације и сугестије без откривања свог идентитета.

Повезан: Гоогле Формс вс. Мицрософт обрасци: који би требало да користите?

Аутоматизација задатака управљања пројектима може вишеструко побољшати ефикасност. Можете користити све алате за управљање пројектима који су доступни на тржишту. Пре него што се одлучите за то, уверите се да апликација може да испуни оно што ваш пројекат захтева.

На пример, ако ваш тим ради на развоју софтвера, можда бисте желели да потражите алате који подржавају агилно управљање пројектима. Ових дана већина пројеката захтева да будете доступни у покрету. Дакле, алати које одаберете за пројекат морају имати мобилну верзију.

12. Упознајте своју продуктивност и импровизујте

На крају, требало би да стално пратите своју продуктивност да бисте сазнали своје недостатке и побољшали их. Користећи робустан алат за управљање задацима као што је Трелло ће вас обавестити о напредовању појединачних задатака и целокупног пројекта.

У исто време, апликације могу да вам покажу ефикасност појединачних чланова упоређујући сате које проводе да би постигли циљ. Такође се може извршити самопроцена да би се откриле области које треба побољшати.

Ефикасно довршите своје пројекте

Сада када знате неке од најбољих метода за повећање ефикасности, њихова примена би требало да покаже повећану продуктивност. Савремени пројекти захтевају максималну ефикасност од чланова свог тима.

Корисно је изградити културу континуираног учења како бисте припремили свој тим да прихвати изазове будућих пројеката. Изложите чланове свог тима интерној бази знања или учењу управљања пројектима на мрежи за обострану корист.

8 најбољих онлајн курсева за управљање пројектима

Ако желите да унапредите вештину и научите нешто ново, ево осам најбољих бесплатних и плаћених онлајн курсева за управљање пројектима.

Реад Нект

О аутору