Како да организујете своје фасцикле, категорије и ознаке за максималну ефикасност

Дакле, вашем систему организације задатака је потребна помоћ. Можда је ваша структура фасцикли постала толико дубока да ће ускоро изаћи на другу страну планете. Можда сте уморни од куцања хиљаду ознака за сваку ставку. Ако јесте, овај чланак је за вас.

Знати како да користите фасцикле, категорије и ознаке је кључно. Ово су кључни алати у већини софтвера за управљање задацима. Без ове вештине ризикујете да изгубите важне датотеке, пропустите рокове и изгубите драгоцено време.

Ево како да постанете ефикасан, организациони мајстор са фасциклама, категоријама и ознакама.

1. Користите фасцикле за контролу локације складишта

„Фолдери“ је флексибилан термин. У ОнеНоте-у, ваше бележнице су као фасцикле. У Оутлоок календару различити календари представљају различите фасцикле. Замислите фасцикле као кутије.

Можете прилично лако погледати све ствари у једној кутији. Али ако треба да користите ствари из различитих кутија у исто време, постаје још неуредније. Одједном вам треба трећа кутија, или сто или тако нешто. Можда ће бити тешко запамтити шта иде у коју кутију касније.

Паметна структура фасцикли решава овај проблем.

Фасцикле представљају најширу организациону групу. Они спречавају да се неповезане ствари помешају. На пример, ако сте слободњак, практично је имати фасциклу за сваког клијента. Раздвајање осигурава да нећете мешати важне информације као што су фактуре или напредак.

Повезан: Најбоље технике за фрееланцере да бесплатно одређују приоритете задатака

С друге стране, немојте раздвајати предмете које морате да користите заједно. На пример, избегавајте чување рачуна, фактура и пројеката које они представљају у одвојеним фасциклама. То отежава њихову проверу једни против других.

Златно правило за фасцикле је да желите што мање. Ово вас штеди од губљења времена на превртање између њих.

Пример структуре фасцикле

Ово је једноставна структура фасцикли коју можете користити. Омогућава вам да управљате личним пословима, као и пословним потребама, што га чини идеалним за слободњаке.

• Рад, са опционим подфолдерима за различите клијенте.
• Домаћинство, са опционим дељеним подфолдерима за сарадњу са цимерима или члановима породице.
• Лични, приватни фолдер за личне потребе и интересовања.

Можете само са фасциклама користите паметну структуру за сортирање и идентификацију информација. Али ако имате додатне алате као што су категорије, ваше опције се побољшавају.

2. Користите категорије за сортирање садржаја

Категорије вам помажу да сортирате садржај фасцикле. Они имају тенденцију да буду означени бојама. У неким софтверима, прилагођене иконе или ознаке испуњавају ову улогу. У Треллу, листе су као категорије. Ако ваш софтвер не нуди категорије, можете користити подфолдере. Али ово није оптимално.

Важна је једноставна, поједностављена структура категорија. Ако постанете превише конкретни, морате додати неколико категорија по ставци, што отежава сортирање.

Слично томе, немојте креирати обичне или разне категорије. Ово су рецепт за изгубљене предмете и забуну.

Ваше сопствене категорије ће се разликовати у зависности од вашег посла и начина живота. Ево неких примера структура категорија за инспирацију.

Канбан стил

Канбан категорије помажу у праћењу напретка на задацима. Под овим системом, ознаке рукују конкретнијим подацима као што су ИД-ови пројекта или имена клијената.

Боље функционише као категорије него ознаке јер су, генерално, категорије видљивије.

• Идеје за идеје и инспирације које још нису у потпуности формиране.
• Урадити за задатке које још нисте започели.
• Доинг за задатке у току.
• Готово за завршене ставке које чувате за евиденцију. Неки софтвер има функцију архивирања која ово може заменити.

На основу радног места

Ако желите да управљате задацима везаним за посао, можете користити једноставан систем категорија. Добро би функционисало за Рад фолдер у горњој структури фолдера.

• Назив пројекта за сложене пројекте са много повезаних ставки.
• Референца за ставке које нису задаци које још увек морате да задржите, попут распореда.
• Радна група за различите тимове или одељења у оквиру ваше радне снаге.

На основу потреба

Структуре засноване на потребама добро функционишу за управљање личним пословима. Омогућава вам да брзо идентификујете на који део вашег живота и здравља се неки предмет односи.

• Финансијске потребе за рачуне, буџетирање, куповину, планове плаћања, дугове и слично.
• Физичко здравље за дневнике хране и вежбања, рачуне за лекове итд.
• Ментално здравље за хобије, али и водиче за медитацију и терапеутске ресурсе.
• Социал Неедс за време које проводите у дружењу, као што су распореди догађаја и идеје за састанке.

На основу времена

Ако вам софтвер омогућава да промените категорију ставке са само једним или два клика, размислите о структури заснованој на времену. Ова структура сортира задатке према томе колико им је времена потребно да се заврше.

• 10 минута или мање.
• 30 минута или мање.
• 1 сат или мање.
• Дуг задатак за дугорочне пројекте.
• Неодређен за референтни материјал.

Ознаке су алатка коју можете користити да одредите ствари унутар категорије, тако да их лакше пронађете. Неки софтвер их може користити као хасхтагове. Други софтвер, као што је ОнеНоте, нуди унапред подешене ознаке и друге функције управљања ознакама.

Структуре ознака могу веома личити на структуре категорија. Важна разлика је у томе што се ознаке могу преклапати много више од категорија. Они такође испуњавају другу функцију од категорија.

Повезан: Апликације које можете користити за подизање ознака на следећи ниво на свом Мац-у

Ознаке осигуравају да можете пронаћи одређену ставку на основу идентификовања кључних термина. Они су алатка за претрагу, док су категорије алатка за сортирање. Такође су обично ван видокруга, док су категорије видљиве.

Ако ваш софтвер нема оба, уверите се да барем има робустан систем претраживања који ће то надокнадити.

Можете имати много различитих ознака, али покушајте да их не учините сувишним. Боље је да се определите за систем ознака за честе идентификаторе него да сваки пут импровизујете нову ознаку.

Ево примера система ознака који би добро функционисао за структуру категорија засновану на пројекту.

Двајт Ајзенхауер је креирао овај систем за управљање својим огромним оптерећењем. Можете га користити да одредите приоритет својих задатака.

• Сад за задатке највишег приоритета и ствари које не можете да одложите.
• Уради касније за ствари које могу да чекају бар један дан.
• Делегат за ствари које су ван ваших капацитета или вештина.
• Референца замењује Ајзенхауерово „не ради“ за непотребне задатке. Означава корисне алате и везе.

Постаните мајстор организације

Оптимизацијом ових алата добијате ефикасност. Структура ваших фасцикли и категорије одржавају садржај сортираним без микроуправљања. Са ознакама и даље можете брзо пронаћи одређену ставку, чак и са дугачке листе.

Ако ваш менаџер задатака не подржава ове алатке, требало би да пређете на онај који подржава.

9 Софтвер за управљање задацима за управљање и довршавање ваших задатака

Да ли тражите софтвер за управљање задацима да бисте обавили ствари? Ево неких од најбољих које можете користити.

Реад Нект

О аутору