Како да направите рок који ће вам заиста одговарати

Рокови би требало да буду више мотивациони и мање стресни, а не обрнуто. Осим ако рок не може извући најбоље из вас у предвиђеном року, нема користи. Због тога, прво морате бити опрезни приликом постављања рока за пројекат.

Наставите да читате овај чланак да бисте сазнали како можете да направите рок којег се можете придржавати.

1. Размотрите циљеве и смернице пројекта

Ако желите да одредите рок за пројекат на којем ви или ваш тим радите, морате да будете јасни са циљевима пројекта. Поред широких циљева, требало би да постоје и неке специфичне смернице.

Узмите у обзир све ово да бисте разумели процењено време завршетка док се придржавате правила и прописа. Такође, уверите се да су сви свесни смерница и циљева заједничког објекта пре него што започнете пројекат.

2. Подијелите задатак на мање јединице или подзадатке

Да бисте креирали рок за пројекат, морате га поделити на више мањих делова. Ове мање порције су такође познате као задаци и подзадаци. Касније креирајте посебне рокове за сваку најмању јединицу задатка.

Такође, узмите у обзир зависности задатака пре него што поставите коначни рок за цео пројекат. Ставите рок за самосталне задатке раније, а зависне касније.

Објасните зависности саиграчима. Тако ће разумети разлоге за различите рокове за појединачне задатке.

3. Одвојите довољно времена за постављање рока

Одређивање рока за пројекат није ништа мање важно од осталих задатака који су укључени у њега. Стога, никада не журите да одредите рок. То вас може несвесно натерати да креирате нереално што ћете сигурно пропустити.

Увек одвојите довољно времена када финализујете термин. Уверите се да не пропустите ниједну кључну тачку за разматрање док сте у журби.

4. Размотрите могуће разлоге за кашњење пројекта

Одлагања пројекта су ових дана постала сасвим уобичајена. Готово сви тимови имају евиденцију о подношењу пројеката након рока. Ако се исто догодило и вашем тиму, сазнајте разлог за кашњење пројекта.

Ако је нереални рок довео до кашњења пројекта прошли пут, поставите слободнији рок за ваш следећи пројекат. У случају било којих других разлога, одредите рок када будете имали довољно времена да решите тај проблем ако се понови.

Ако немате директног искуства са кашњењем пројекта, размотрите уобичајене могуће узроке и одредите рок да их све избегнете.

5. Пазите на сукобљене приоритете

У овом свету конкуренције, већина људи ради на више пројеката истовремено. Ови конфликтни приоритети могу учинити ваше рокове неостваривим. Да бисте то избегли, проверите радни пропусни опсег сваког члана тима до крајњег рока вашег пројекта.

Након што узмете у обзир приоритете сваког члана пројекта, можете доћи до одрживог рока. Можда ћете морати да уклоните неке чланове из пројекта и ангажујете нове људе да заврше пројекат у оквиру процењеног времена које је дао клијент.

Повезан: Најбоље технике за фрееланцере да бесплатно одређују приоритете задатака

6. Добијте мишљење заинтересованих страна

Успешан пројекат захтева заједнички напор свих укључених, укључујући добављаче треће стране. Није пријатно сазнати усред пројекта да је један од ваших виталних ресурса недоступан због одмора.

Зато морате да добијете мишљење од свих заинтересованих страна у пројекту о року. Одредите оквирни рок и питајте да ли сматрају да је рок разуман у поређењу са њиховим оптерећењем и приоритетима. Такође можете имати више састанака са својим клијентом пре него што завршите рок.

7. Сазнајте свој идеални ниво стреса

Морате се сложити да идеална количина стреса увек делује као мотивација. Дакле, када кажемо да рокови не би требало да буду стресни, то не значи потпуно уклањање хитности. Сваки рок који креирате треба да укључује умерен ниво стреса. Ментално ће вас узбудити или инспирисати да завршите посао.

Идеалан ниво стреса варира у зависности од особе и тежине задатка. Дакле, одредите рок узимајући у обзир прави ниво стреса који не само да вам омогућава да обавите задатак на време, већ и извлачите оно најбоље из вас.

Повезан: Вештине самоуправљања које треба стећи за личну продуктивност и продуктивност у пословном животу

8. Одвојите додатно време за промену обима

Без обзира да ли радите за клијента или на интерном пројекту за своју организацију, може доћи до промена обима. Пошто није могуће предвидети смањење обима, боље је имати мало времена за то док заказујете рок.

Тим се може суочити са променом обима пројекта у било ком тренутку напретка. Стога, имајте мало времена на располагању за прилагођавање обима док креирате рок. Такође можете објаснити свом клијенту да сте прилагодили додатно време за ову конкретну сврху.

9. Будите спремни за проблеме у последњем тренутку

Нико не жели да пропусти рок. Стога, размотрите сваку могућност која може да изазове кашњење у вашем пројекту, укључујући и проблеме у последњем тренутку. Понекад, саиграчи могу сачекати до последњег дана да заврше додељени задатак.

Последњег дана може доћи до хитног случаја — неко би се могао разболети или имати проблема са рачунаром или интернет везом. Да бисте избегли такве проблеме који се могу избећи, направите меки рок један или два дана пре првобитног рока.

Када свако преда свој рад пре рока, предаја пројекта може да се обави на време. Ако неко пропусти меки рок, можете делегирати задатак да га заврши у року. То ће вас спасити од неочекиваних кашњења пројекта.

10. Држите рок достижан

Када узмете у обзир све горе наведене факторе, требало би да дођете до достижног рока. Након што финализирате саиграче и имате потпуну представу о њиховој доступности и приоритетима, требали бисте неприметно да одредите датум порода који ће свима одговарати.

Ако имате било какву сумњу, требало би директно да питате своје колеге да разјасне. Алати за управљање пројектима могу вам помоћи да пратите напредак пројекта и доступност ресурса ако треба да промените распоред.

Завршите задатке пре рока

Само достижан рок може осигурати да можете завршити задатак у року.

Не заборавите да пратите савете наведене у овом чланку док креирате рок како бисте га учинили реалистичним. Такође можете вратити свој пројекат на прави пут у случају било каквих неочекиваних околности.

Како брзо вратити одложени пројекат на прави пут

Ево десет ефикасних начина да доведете одложени временски оквир пројекта на прави пут, што вам омогућава да завршите пројекат на време.

Реад Нект

О аутору