Како користити Мицрософт Оутлоок за управљање пројектима

Ако ви или ваше предузеће већ користите Мицрософт Оутлоок као апликацију за е-пошту, добра је идеја да га користите као пуноправни алат за управљање пројектима. Зашто користити још један огроман софтвер са непознатим интерфејсом када можете да доделите задатке, подесите подсетнике и рокове за своје листе задатака у Мицрософт Оутлоок-у?

Максимизирање ваше продуктивности је лака ствар са Мицрософт Оутлоок-ом. Долази са уграђеним бројним корисним алатима који вам помажу да категоришете пројекте, означите их и урадите још много тога. Хајде да погледамо шта све можете да урадите са Мицрософт Оутлоок-ом као алатком за управљање пројектима.

1. Додели задатке

Ако радите са малим тимом, додељивање задатака је једноставно и без напора када користите Мицрософт Оутлоок. Иди на Урадити на левом панелу и наставите на Додајте задатак.Када додате задатак, кликните десним тастером миша и изаберите Креирајте нову листу од овог задатка.

Након што направите листу задатака, кликните десним тастером миша и изаберите

Дели листу. Имаћете могућност да Направите везу за позивницу да би људи омогућили људима да се придруже и уређују ову листу задатака. Ова функција је невероватно корисна за сортирање пројеката унутар малог или средњег тима.

2. Додајте псеудоним е-поште

Ажурирања посла и комуникација пројекта могу се изгубити у налету свакодневних е-порука које примате, чак и када сте превише опрезни. Једна пропуштена е-порука може довести до кашњења и приговора свих врста. Један једноставан начин за решавање овог проблема је креирање псеудонима е-поште у Мицрософт Оутлоок-у.

То је додатна адреса е-поште која користи исту листу контаката и подешавања за примање е-поште. Можете то учинити тако што ћете отићи на Додајте псеудоним и креирање нове адресе е-поште или коришћење постојеће да ради као ваш псеудоним. Сви мејлови примљени на ову адресу би се подразумевано стављали у посебан софтвер за управљање пројектима.

3. Направите групу

Ако покушавате да све чланове пројекта обавестите о свим ажурирањима пројекта, можете лако да креирате групу. Ово такође олакшава задатак дељења календара (више о томе касније).

Иди на Људи на левом панелу и потражите Групе и створи један. Од вас ће бити затражено да додате чланове, а када то учините, биће вам приказан ИД групе е-поште где можете да шаљете све мејлове у вези са пројектом и да вам се омогући приступ групном календару. Можете подесити нове догађаје, бити обавештени о предстојећим и остати испред рокова.

4. Делите календаре

Нема ништа боље него бити на истој страни када радите на пројекту. Видљивост пројекта је кључна за успех пројекта. Добар начин да се то осигура је дељењем календара пројекта који је доступан свим члановима пројекта.

ПОВЕЗАН: Како учинити Оутлоок мање ометајућим помоћу ових брзих савета

Не можете само да видите на чему други раде, већ и да се фокусирате на прекретнице догађаја и кључне догађаје пројекта који предстоје. Са таквом интеграцијом календара, никада нећете пропустити важна ажурирања. Сада можете да делите свој календар са својим контактима.

Наћи ћете опцију дељења у горњем десном углу, а такође можете одабрати да одражавате календарске активности пројектне групе да се приказују у вашем календару како бисте били ажурирани.

5. Користите правила за покретање пројекта

Ако желите да аутоматизујете неколико свакодневних процеса и преузмете одговорност за пријемно сандуче е-поште као и за свој пројекат, нема бољег начина да то урадите од коришћења правила. Да бисте започели, једноставно кликните десним тастером миша на имејл и идите на Напредне радње.

Кликните на а Креирајте правило из падајућег менија. Можете изабрати да преместите постојећу е-пошту у фасциклу по свом избору, а ако желите да урадите више, изаберите Више опција.Можете и да додате акцију и одлучите шта ће се десити сваки пут када примите пошту од овог примаоца.

6. Категоризуј све

Када је ваш посао удаљен и много комуникације се одвија путем е-поште, најбоље је да категоризујете и означите различите пројекте како не бисте пропустили важну преписку. Можете да кликнете десним тастером миша на имејл и изаберете Категоризирај из падајућег менија. Сада можете изабрати неку од већ доступних категорија или наставити да креирате нову.

Ако морате да унесете промене у постојећу категорију, то можете учинити у Управљајте категоријама.

7. Користите траку за претрагу

Ако не верујете у категоризацију свега или стављање етикета на своје имејлове, можете једноставно користити траку за претрагу да бисте потражили имејлове пројекта. Дајте релевантну кључну реч и она ће сваки пут пронаћи тачно оно што тражите.

ПОВЕЗАН: Како категоризирати свој Оутлоок календар бојама

Трака за претрагу вам омогућава да претражујете посебно у фасцикли по вашем избору или подфолдеру, што вам олакшава задатак. То штеди време као и велики труд. Штавише, такође можете претраживати избрисане поруке е-поште, историју разговора или навести друге детаље као што су предмет, кључна реч и прималац да бисте лакше пронашли оно што тражите.

8. Направите нове фасцикле да бисте разликовали пројекте

Увек можете подесити нову фасциклу која садржи информације о пројекту. Када то урадите, шансе да помешате пројекте или пропустите важне мејлове и рокове биће сведене на минимум. Кликните на три реда у горњем левом углу екрана и идите на крај падајућег менија.

Тамо ћеш наћи Нова фасцикла, и биће вам потребно мање од секунде да направите нову фасциклу.

9. Користите Екцел, ПоверПоинт, Ворд и ОнеНоте

Мицрософт Оутлоок или његова веб верзија Оутлоок.цом долази уграђен у Екцел, ПоверПоинт, Ворд и ОнеНоте. Можете лако да приступите Мицрософт-овом пакету софтвера за продуктивност са почетне странице. Можете их пронаћи на левом панелу и можете започети за трен ока.

Ове интеграције вам помажу да правите презентације, додајете белешке, правите табеле и документе, у кратком року – све са погодности једног јединственог екрана.

Мицрософт Оутлоок олакшава управљање пројектима

Савршен за удаљене тимове који раде на мрежи, Мицрософт Оутлоок је изузетно користан за додељивање задатака и аутоматизацију свакодневних задатака. Када имате опцију да креирате нове фасцикле, подфолдере, псеудониме е-поште и све сортирате у категорије, ништа не може поћи по злу.

Мицрософт Оутлоок може бити користан за управљање вашим пројектима тако што вам омогућава да креирате задатке из е-поште, креирате лепљиве белешке и креирате табле, тако да можете све да видите на први поглед. Са алатом за управљање пројектима који долази са познатим интерфејсом ваше апликације за е-пошту, можете да будете на врху својих алата за продуктивност било где и у било које време.

5 најбољих алата за Мицрософт Оутлоок

Да ли вам недостаје функција у програму Мицрософт Оутлоок? Ево неколико Оутлоок алата који додају корисне функције вашем пријемном сандучету!

Реад Нект

О аутору