6 најбољих бесплатних шаблона за одређивање приоритета за ваше пројекте

Да ли се понекад осећате као да пливате у мору пројеката и не знате како да одредите приоритет у свом послу? Све своје пројекте можете учинити видљивим, а дугорочне циљеве јасним са одређивањем приоритета пројеката шаблоне, док добијате брз приступ описима задатака, прекретницама пројекта и критичном успеху Фактори.

Започните сваки пројекат са десне стране користећи ове јединствене шаблоне за састанке за почетак пројекта, као и додељивање приоритета циљевима по важности и још много тога.

1. Одређивање приоритета идеја: матрица приоритета акције од Сомеке

Матрица приоритета акције, алтернативно позната као Матрица утицаја и напора, је једноставан алат који помаже у усклађивању тимова око најважнијих идеја. Одличан за почетнике, мала предузећа и непрофитне организације, шаблон лако рангира идеје на основу важних разматрања као што су особље, ресурси, замах, трошкови и укупни напори и утицај.

Шаблон је организован у матрицу напора и утицаја/важности, која сваку идеју рангира на основу њеног успеха у један од четири сценарија (висок напор – велики утицај, мали напор – велики утицај, велики напор – мали утицај или мали напор – мали Утицај). Овај оквир ће вам помоћи да донесете боље информисане одлуке о томе где да уложите своје време и ресурсе.

Преузимање:Сомека (Бесплатно, доступно као Екцел датотека)

2. Одређивање приоритета циљева: СМАРТ радни лист о циљевима од Вертек42

Подешавање ОШТРОУМАН циљеви не само да вам помажу да обликујете своје дугорочне планове, већ вам омогућавају да свој најбољи рад уложите у своје најамбициозније пројекте. Нуди исплатив начин да вам помогне да испуните циљеве и циљеве ваше организације.

А ОШТРОУМАН циљ треба да обухвати све следеће:

Специфично: Циљеви треба да буду добро дефинисани и јасно наведени.

мерљиво: Требало би да постоји дефинитиван начин да се измери да ли сте постигли циљеве, у смислу мерљивих показатеља успеха.

Остварљиво: Морате осигурати да циљ није немогуће остварити.

релевантно: Циљеви треба да буду реални и релевантни за циљеве вашег пројекта.

Временски ограничене: Циљеви треба да буду временски ограничени и укључују циљне датуме за постављање и завршетак.

Користите овај шаблон да направите план за постизање циљева пројекта. Ово је одличан начин да се забележе и краткорочни и дугорочни циљеви, рокови, мере успеха, референце или коришћени ресурси, као и снаге и вештине које се користе за постизање циљева пројекта.

Преузимање: Вертек42 (Бесплатно, доступно као Екцел датотека)

3. Одређивање приоритета тока посла: Шаблон Ајзенхауерове матрице од Сомеке

Концептуализован од стране бившег америчког председника Двајта Д. Ајзенхауер, Ајзенхауерова матрица је одличан начин да организујте и одредите приоритете своје пројекте. Ајзенхауерова матрица, позната и као матрица хитних/важних, је алатка која организује задатке у четири категорије на основу хитности и важности. Четири категорије задатака су:

• Хитни и важни послови су ставке које су и хитне и важне и које треба одмах решити, као што су приоритети, хитни случајеви и рокови.
• Не хитни, али важни задаци су ствари које су важне, али нису приоритетне, као што су писање дневника, активности куповине итд.
• Хитни, али не важни задаци су активности које нису нужно важне, али су хитне, као што су телефонски позиви, СМС-ови, е-поруке итд., на које ћете одговорити када будете имали прилику.
• Ни хитни, ни важни задаци укључите задатке који нису хитни или важни јер вам неће помоћи да постигнете своје циљеве.

Он пружа оквир за планирање редоследа активности, чиме се осигурава да радите на правим стварима у право време. Можете анализирати приоритетне задатке, избегавати непотребне задатке, смањити ометања, а такође се припремити за непредвиђене ситуације.

Преузимање: Сомека (Бесплатно, доступно као Екцел датотека)

4. Приоритетизација инцидента: матрица приоритета инцидената од Смартсхеет-а

Инцидент је реметилачки догађај који негативно утиче на постизање циљева пројекта. Инциденти се могу десити у било ком тренутку, од продуженог нестанка струје изазваног природном катастрофом до неисправне опреме или софтвера.

Коришћење матрице приоритета инцидента је структурирани приступ руковању инцидентима уз руковање многим компонентама инцидента. Ово је обично непроцењив алат за управљање захтевима за ИТ услуге.

Свака организација има различите приоритете за опоравак од ризика и катастрофе. Користите шаблон да доделите приоритетне боје сваком захтеву за услугу, на основу тога да ли је у питању суштински, критични, умерени или мањи инциденти, а затим пратите напредак ваше организације Процес рада.

Са системом за означавање инцидената који је једноставан за коришћење и структурираним пољима за чување релевантних информација—можете да се фокусирате на брже решавање, а да притом будете сигурни да су ваши клијенти задовољни.

Преузимање: Смартсхеет (Бесплатно, доступно као Екцел шаблон)

5. Приоритети производа: РИЦЕ (досег, утицај, поверење, напор) шаблон за интерком

Тхе ПИРИНАЧ модел помаже вама и вашем тиму да процените приоритет иницијативе. Ова методологија је одлична за пружање јасноће око правца карактеристика производа, омогућавајући тимовима да донесу боље одлуке раније у процесу.

Под оквиром, Реацх је дефинисан процентом потенцијалних клијената који би могли да користе ваш производ, обично мерено у смислу „трансакција месечно“ или другим сличним показатељима. Следећи корак би био да се процени утицај скупова функција које су извршили ваши корисници. На основу увида које сакупите, моћи ћете да одредите приоритет једног над другим. То вас наводи да инвестирате у карактеристике производа које повећавају стопе конверзије или побољшавају корисничко искуство.

Тхе Самопоуздање естиматор вам омогућава да дефинишете систем бодовања поверења да бисте проценили процене вашег тима и одредили неку врсту консензусног рангирања. Овај алат говори тиму шта је вероватно и разумно, уместо да даје већу тежину ирелевантним или лоше дефинисаним мишљењима или идејама.

Када је у питању Напор, вашем пројекту ће вероватно бити потребни месеци да се заврши, тако да је од кључне важности да направите процене времена и рада за сваку фазу пројекта, укључујући дизајн, развој и тестирање. Помаже вам да фокусирате своју енергију како бисте избегли губљење времена на активности мале вредности које доводе до резултата који нису оптимални или једноставно „довољно добри“.

Преузимање:Интерфон (Бесплатно, доступно као Екцел датотека)

6. Приоритети дневних задатака: Шаблон листе обавеза од Смартсхеет-а

Када радите на више пројеката, може бити тешко да свакодневно организујете своје задатке. Навођењем важних задатака који вас држе на правом путу, можете ефикасно да завршите пројекте док организујете све мандате које су вам поставили ваши надређени, клијенти, колеге и други актери.

Повезан: Како да оптимизујете своју листу обавеза да бисте били ефикаснији

Овај шаблон листе обавеза вам помаже да креирате приоритетну листу задатака укључених у ваш пројекат и да пратите рокове, прекретнице и резултате док идете. Увек се можете вратити и додати још како се пројекат развија—или уклонити или променити задатке ако их треба изменити. Можете и касније да креирате подзадатке, тако да сте добро припремљени ако су неки од ваших задатака превише сложени.

Преузимање:Смартсхеет (Бесплатно, доступно као Екцел датотека)

Побољшајте одређивање приоритета и управљање пројектима

Шаблони за одређивање приоритета пројеката пружају јасна и систематична средства за идентификацију и одабир пројеката за већу ефикасност и ефективност. Они ће убрзати процес истраживања и развоја сваког пројекта тако што ће обезбедити оквирни оквир који ће се користити са тренутним ефектом.

Даље, такође можете да избегнете ризик од пристрасности, охрабрите сарадњу и обезбедите избор пројеката највишег приоритета за ограничене ресурсе. Одржавање ових шаблона у складу са свим пројектима гарантовано ће побољшати продуктивност, стопе успеха пројекта и укупан квалитет рада.

5 савета за олакшавање групних пројеката

Групни пројекти могу бити тешки, посебно када један од чланова не ради свој део посла. Ево неколико начина да групне пројекте учините мање болним.

Реад Нект

О аутору