Шта је интерни Вики и како је можете подесити?

Тешко је синхронизовати знање ваше компаније међу свим запосленима када немате добар начин за чување и дељење информација. То доводи до пада продуктивности јер запослени проводе више времена тражећи одговоре уместо да раде.

Интерни вики може вам помоћи да решите овај проблем. У овом чланку ћемо вас провести кроз процес подешавања вашег вики-ја, али прво:

Шта је интерни Вики и које су његове предности?

Интерни вики је складиште знања које омогућава запосленима да креирају, уређују и деле релевантан садржај компаније и најбоље праксе. То је попут централизоване базе података која омогућава сваком запосленом да пренесе информације како би побољшао колективно знање вашег тима и елиминисао сувишна питања.

То је драгоцена имовина која може деловати као енциклопедија ваше компаније како би се сачувало институционално знање како ваш тим расте.

Иако је интерни вики сличан бази знања по томе што промовише дељење информација, главна разлика је у томе што је то више колаборативни алат који омогућава свима да

деле своју стручност (првенствено за интерну употребу). С друге стране, наменски тим обично управља базом знања и укључује информације за интерну и екстерну употребу (производи и услуге).

Ево неколико разлога зашто би требало да направите интерни вики:

• Пружање брзог приступа информацијама у вашој организацији побољшаће сарадњу у различитим одељењима или на удаљеном/хибридном радном месту.
• Имати место које садржи све релевантне информације ће повећати брзину учења и продуктивност запослених.
• Интерни вики може побољшати ваш процес укључивања. Садржи све релевантне информације које су новим запосленима потребне да се прилагоде свом новом окружењу и покрену лопту.
• Интерни викији такође пружају додатни ниво сигурности и поузданости. Можете их подесити тако да буду доступни само члановима ваше организације, а то елиминише ризик од губитка података на локалним чврстим дисковима.
• Интерни вики алати су лаки за корисника и омогућавају свакоме да креира и уређује садржај јасно и организовано користећи знакове за набрајање, хипервезе, различите боје и друге вредне карактеристике.
• Имати интерни вики може вам помоћи да изградите инклузивније радно место, јер подстиче све да створе централни нервни систем ваше компаније.
• Интерни вики омогућава вашим тимовима да комуницирају асинхроно, смањујући стрес због проналажења сати који се преклапају и ризике промене контекста.
• Омогућава вам да спречите губитак знања када запослени оду.

Коју врсту садржаја можете да складиштите на својој интерној Вики?

Иако интерни вики може да прими све информације о вашој организацији, најбоље је да се фокусирате на најрелевантнији садржај који је вашим тимовима потребан у свакодневном раду, укључујући:

• Вести и ажурирања компаније
• Упутства за интерни софтвер
• Документи за обуку и пријем
• Техничке напомене
• Уобичајени токови посла
• Белешке са састанка
• Политике компаније итд.

Избор вашег интерног Вики софтвера

Иако свака компанија има различите потребе и захтеве, постоје неке кључне карактеристике на које треба обратити пажњу када бирате интерни вики алат. Ево неколико виталних карактеристика које треба узети у обзир:

• Изаберите вики софтвер који интегрише популарне интерне комуникационе алате као што су Слацк, Мицрософт Теамс, Асана, е-поруке, итд., како бисте избегли стално пребацивање између њих да бисте приступили виталним информацијама.
• Један од главних циљева интерног вики-ја ваше компаније је да смањи време које ваши тимови проводе у потрази за информацијама. С обзиром на то да вики ваше компаније може да садржи много информација, од виталног је значаја да одаберете алатку са ефикасним функцијама претраживања за брзо прегледавање датотека.
• Интерни вики софтвер би требало да обезбеди приступ и управљање правима како би се садржај заштитио од аутсајдера.
• Ваша вики алатка би требало да омогући вишеструким корисницима приступ и допринос у реалном времену.
• Изаберите алат који вам омогућава да креирате одвојене радне просторе за различита одељења. То је зато што ће ваши тимови бити продуктивнији када могу директно да приступе садржају релевантном за њихове функције.
• Вики софтвер који одаберете требало би да вам омогући праћење промена и ажурирања. Ви или тим задужен за одржавање вики-ја треба да знате ко прави измене и када се промене праве.

Дакле, неколико алата пружа горенаведене функције док су једноставни за употребу, од којих је један Теттра.

Најбоље праксе за прављење интерног Вики-ја Теттра

Неопходно је да имате план корак по корак за прављење интерног вики-ја пре него што укључите тимове. Ево неколико корака које можете да пратите:

1. Структурирајте своје информације

Након што одаберете свој вики софтвер, можете да поделите свој садржај у главне категорије ради боље организације. На пример:

• А Компанија одељак у који ћете додати информације за целу компанију као што су ажурирања компаније и вести.
• Направите ан ХР одељак за политике компаније, награде и бенефиције запослених, политике за одмор.
• Такође можете подесити а Одељења категорија у којој различита одељења у вашој организацији могу брзо да приступе релевантним информацијама.
• Још једна згодна категорија може бити Обука, за ваше туторијале са упутствима и друге материјале за обуку.

Можете креирати више категорија у зависности од потреба ваше компаније. Овде је циљ да боље организујете свој садржај тако да сви знају где могу пронаћи одређене информације.

2. Увезите или креирајте садржај

Након креирања јасне и организоване структуре за вики ваше компаније, сада можете да увезете постојећи садржај, ако га имате, или да креирате нови садржај у својим вики категоријама.

Одлично место за почетак би било стварање а Почетак категорију да бисте укључили своју Интерни Вики водич. Можете користити овај водич да објасните како ће овај пројекат бити од помоћи вашој организацији и најбоље праксе о томе како да га искористите.

3. Подесите интеграције

Подесите интеграције да бисте били сигурни да можете да користите своје постојеће интерне алате за додавање/ажурирање садржаја на свом интерном вики-ју. На овај начин ћете лако допринети садржају који би иначе трајао предуго или једноставно створити боље опште искуство за кориснике.

Ово укључује повезивање ваше апликације за ћаскање, тако да корисници могу да размишљају о идејама, постављају их у Теттра како би их други видели, па чак и да отворе ставку задатка тамо ако је потребно. Ово ће помоћи да се повећа усвајање интерног вики-ја тако што ће постати саставни део свачијих свакодневних токова посла.

4. Конфигуришите права и дозволе приступа

Конфигурисање права приступа и дозвола вам омогућава да одредите ко има приступ ком садржају. Ово је важно јер можете да додате садржај који је релевантан само за одређени тим у вашој организацији. Или бисте можда желели да ограничите приступ одређеним документима. То можете учинити у Теттри испод Подешавања тима.

5. Покрените своју Вики

Сада је време да упалите светла и натерате све да користе ваш интерни вики. Да бисте то урадили, можете да шаљете е-пошту члановима тима директно преко подешавања у Теттри. Када то урадите, обавезно их охрабрите да прочитају вики водич који сте додали у категорију Први кораци.

Повећајте сарадњу свог тима тако што ћете поставити Вики своје компаније

Подешавање интерног вики-ја је одличан начин за чување и дељење информација. Многе компаније то немају, али може бити од помоћи на много начина.

Омогућава бољу сарадњу између тимова и одељења и више могућности да запослени уче једни од других. Користите ове савете као основу за креирање вики-ја ваше компаније.

Како користити Вики алатку у Мицрософт тимовима

Мицрософт Теамс има интерну Вики алатку која вам омогућава да неприметно управљате и прикупљате информације. Ево како да га користите!

Реад Нект

О аутору