Водич за Гоогле документе који вам је потребан за све ваше пословне документе

Реклама

Имате много алата за креирање и дељење докумената. Креатори извештаја, уређивачи докумената и апликације за е-пошту играју улогу у вашим свакодневним обавезама.

Али да ли сте икада озбиљно размишљали о Гоогле документима?

Гооглеов сопствени канцеларијски пакет за продуктивност има функције које вам могу помоћи да брзо и лако креирате, мењате и делите своје документе. Где год да сте и шта год да радите, Гоогле документи могу да вам уштеде време 10 савета за Гоогле документе који трају неколико секунди и штеде вам времеСазнајте неке тајне које ће повећати продуктивност ваших Гоогле докумената уз помоћ ових брзих и једноставних савета. Опширније - и не морате да потрошите ни новчића.

Хајде да видимо корисне функције Гоогле докумената које могу да раде за вас и ваш тим.

Користите Гоогле документе за пословну сарадњу

Када радите у тимском окружењу, сарадња је кључна. Гоогле документи имају уграђене алате који олакшавају сарадњу на било ком документу.

Основно дељење докумената

Ако желите да делите документ са својим колегом или тимом, Гоогле документи то чине једноставним са две различите методе.

Дели са Гоогле диска. Само кликните на Објави дугме у горњем десном углу за почетак. Ако нисте дали назив свом документу, видећете упит да то урадите пре него што га поделите.

Затим можете да унесете имена из својих Гоогле контаката или њихове адресе е-поште да бисте им директно послали документ. Али, пре него што га пошаљете, треба да изаберете привилегије кликом на Уредите датотеке дугме. Избори дељења ће омогућити другима да уређују, коментаришу или прегледају ваш документ. Када завршите, кликните Готово.

Поделите са везом. Ако бисте радије поделили везу до свог документа, кликните Набавите везу за дељење у искачућем прозору уместо да уносите своје контакте. Тада ћете видети сличне опције за омогућавање другима да уређују, коментаришу или прегледају документ. Затим само копирајте везу и убаците је у поруку или прозор за ћаскање где желите да је поделите.

Напредна подешавања дељења

Имате више опција када имате документ са осетљивим информацијама или документ коме заиста желите да ограничите приступ.

У искачућем прозору за дељење кликните Напредно у доњем десном углу.

Затим можете ограничити уреднике документа да мењају приступ или позивају друге. Такође можете спречити коментаторе и гледаоце да штампају, копирају или преузимају ваш документ. Осим тога, можете променити приступ који сте првобитно поставили.

Ако одлучите да свој документ поделите путем е-поште, то можете учинити из овог прозора, кликните Сазнајте више ако имате питања, или само ударите Готово када завршите.

Цоммент Феатурес

Коментари су право гориво за сарадњу. Можете користити коментаре да додате белешке одређеним деловима, сликама или речима у документу. Ово је корисно за боље измене јер можете имати стварну дискусију о садржају пре него што направите било какве промене.

Да бисте додали коментар, изаберите део, слику или реч на коју се коментар односи. Затим или кликните на плус дугме које се појављује са стране документа или на Коментари дугме на врху. Унесите своју белешку и притисните Коментар дугме.

Када додате коментар, он остаје са стране документа као нерешен. Ово је згодно јер када се донесе одлука о ставци, можете кликнути на Решити дугме и коментар ће нестати са екрана.

Ако желите да видите решене коментаре или да их поново отворите, само кликните на Коментари дугме на врху. Сви коментари које поново отворите ће приказати ове радње и на екрану документа и на одељку Коментари.

Додатне радње за коментарисање вам омогућавају да измените, избришете или добијете директну везу до белешке. И, када кликнете на Коментари дугме са врха, имате опцију да примате обавештења путем е-поште. Можете добити обавештење за сваки коментар или само за оне који се односе на вас. Упозорења су велика уштеда времена јер не морате да бринете да ћете пропустити.

Историја верзија

Верзија документа је неопходна функција за дељење и сарадњу на документу у реалном времену. Ово је посебно важно када тим има могућност да уређује документ.

Кликните Датотека > Историја верзија из менија. Затим можете именовати тренутну верзију одвојено од имена главног документа или једноставно погледати историју верзија.

Ако изаберете Погледајте историју верзија, отвориће се бочна трака и приказати историју документа. Можете да кликнете на дугме да бисте приказали само именоване верзије или их све прегледали. За неименовану верзију, можете кликнути на више (три тачке) да бисте додали једну ако желите.

За сваку верзију на листи видећете датум и време када је уређена. Можете кликнути на једну да бисте видели ту верзију која вам нуди опцију да је вратите на врху. Именоване верзије су веома корисне за дугачке документе или оне са много сарадника.

Користите корисне шаблоне Гоогле докумената

Један од најбољих начина за почетак креирања пословног документа је коришћење шаблона. Срећом, Гоогле документи имају много уграђених шаблона које можете да користите. Плус, можете пронађите још много шаблона за Гоогле документе 24 шаблона Гоогле докумената који ће вам олакшати животОви шаблони Гоогле докумената који штеде време ће вам помоћи да завршите своје документе уместо да се мучите да их саставите. Опширније из спољних извора. Ево неколико који вам могу помоћи да креирате добро форматиране и професионалне пословне документе.

Уграђени шаблони

Да бисте видели све уграђене шаблоне Гоогле докумената, само кликните на стрелице на врху поред Галерија шаблона након што се пријавите. Затим можете видети оне за посао као што су предлози и белешке са састанака, оне специфичне за вашу индустрију, као што су продаја или људски ресурси, и оне за пословна писма и биографије.

Изаберите било који од шаблона и он ће се отворити у прозору уређивача. Затим само замените текст шаблона својим и спремни сте.

Додатни шаблони

Ако не видите шаблон уграђен у Гоогле документе који одговара ономе што вам треба, можете да проверите спољне опције. Ево само неколико за почетак.

Заједно са садржајем за оно што треба да укључите, овај шаблон пословног плана је уредан и чист. А ако вам је потребна додатна помоћ, следите ове кораке креирајте сопствени пословни план Како написати пословни планДа ли планирате да покренете сопствени бизнис? Почните са планом! Пратите нацрт нашег пословног плана или користите један од шаблона које смо саставили. Опширније .

Када вам је потребно званично писмо о раскиду, овај шаблон је од помоћи. Укључује место за лого ваше компаније на врху и корисне упите за детаље које треба да укључите.

Ако тражите једноставан дневни ред састанка са обликовањем табеле, овај је савршен. Такође укључује места за ставке које ваши учесници треба да прочитају или донесу, што је згодно.

Додајте пословне додатке за Гоогле документе

Ако нисте упознати са додацима за Гоогле документе, ово су алатке сличне екстензијама прегледача које можете да додате у апликацију. Они се крећу од пословања преко продуктивности до комуналних услуга. Да бисте приступили продавници додатака, отворите документ Гоогле докумената, кликните Додаци из горњег менија, а затим Набавите додатке.

Ево неколико додатака који би могли бити идеални за ваше пословне задатке:

За дијаграми тока, дијаграми процеса и слични визуелни елементи Луцидцхарт је Висио алтернатива коју сте чекалиМожда раније нисте чули за Луцидцхарт, али кладим се да сте чули за Мицрософт Висио. Опширније , Луцидцхарт дијаграми су одличан алат. А ако већ користите апликацију на мрежи, само се пријавите и приступите својим дијаграмима директно из Гоогле докумената. Или направите бесплатан налог да бисте га испробали.

ХеллоСигн [више није доступно]

Ако радите са уговорима, споразумима и другим документима који захтевају потпис, погледајте ХеллоСигн. Пријавите се за бесплатан налог да бисте га испробали са три документа месечно, а затим проверите плаћену верзију за неограничене потписе.

Када креирате документе који садрже недоследности, то може бити лоше за пословање. Провера доследности је додатак који ће скенирати ваш документ и проверити да ли постоје ставке као што су цртице, скраћенице и варијације правописа.

Да ли сте мапер ума Претворите своју мождану олују у мапу ума за максималан увидСнимање вашег мозгања у мапу ума могло би вам помоћи да стекнете дубље увиде. И лако је. Показујемо вам како да комбинујете обе стратегије за истраживање, планирање и иновације. Опширније ? Ако је тако, онда је МиндМеистер алат за вас. Иако сигурно можете да користите додатак као што је Луцидцхарт Диаграмс за своје мапе ума, МиндМеистер то олакшава. Само изаберите текст у свом документу, отворите додатак и мапа ума ће бити креирана за вас и аутоматски уметнута у ваш документ.

Бкпер [више није доступно]

Да бисте креирали и ажурирали финансијске податке из својих књига, Бкпер је кул алат. Лако додајете нову књигу на веб локацију Бкпер као што је главна књига, књига евиденције или извештај о трошковима. Затим са додатком убаците детаље у свој документ Гоогле докумената.

Други корисни додаци

• Маил Мерге: Спојите документе у е-пошту и писма
• Суперметрика: Уметните своје пословне метрике у документ

Да ли користите Гоогле документе за предузећа?

Као што видите, Гоогле документи имају уграђене функције заједно са алатима које можете набавити да бисте их направили корисно за пословну документацију 10 шаблона за уштеду времена у канцеларијиДа ли постоје документи које пишете изнова и изнова? Било да се ради о дневним редовима састанака, фактурама или извештајима о статусу, шаблони би вам могли олакшати рад. Саставили смо 10 идеја за шаблоне како бисмо вам уштедели време. Опширније . Можете са лакоћом креирати, уређивати, делити и сарађивати на свом следећем пословном документу.

Да ли већ користите Гоогле документе за посао? Ако јесте, да ли имате алате, савете или трикове који га чине још кориснијим у пословном свету? Поделите своја размишљања у наставку!