7 најбољих алата за организовање е-поште и повећање продуктивности

Вероватно добијате неколико е-порука од клијената, пријатеља или породице сваког дана. Покушај да организујете пријемно сандуче е-поште може бити неодољив, посебно ако имате навику ван контроле да чувате сваку поруку.

Ево неколико савета и алата који ће вам помоћи да организујете пријемно сандуче како бисте имали више времена за рад на својој листи обавеза.

Савети за организовање пријемног сандучета е-поште

• Проведите неколико минута сваког дана бришући е-поруке које вам нису потребне.
• Откажите претплату на непотребне претплате.
• Креирајте одређене фасцикле за пословне или личне е-поруке где је применљиво и сортирајте поруке у ове фасцикле чим стигну.
• Користите ознаке да бисте организовали долазну пошту по теми (тј. финансије, путовања, итд.).
• Архивирајте, а не бришите основне поруке које морате да сачувате за будућу употребу.
• Ако је ваш Гмаил налог повезан са спољном адресом е-поште, прилагодите подешавања обавештења да не бисте били затрпани непотребним ажурирањима.
• Користите своју примарну адресу е-поште за важне поруке и отворите други налог за мање критичне, као што су претплате на е-пошту.
  instagram viewer

Ови савети могу значајно да побољшају вашу продуктивност. Међутим, у случају да вам је потребна додатна помоћ, можете користити ове алате:

Схифт вам омогућава да организујете пријемно сандуче на једном месту.

Можете организујте пријемно сандуче помоћу филтера, који се аутоматски креира када шаљете е-пошту користећи различите клијенте е-поште као што су Гмаил или Мицрософт Оутлоок. Помоћу ових филтера можете да организујете е-пошту по пошиљаоцу, листи, теми и још много тога. Када примените критеријуме филтера на поруку, она ће бити смештена у одређени фолдер са својим ознакама.

Схифт такође долази опремљен одличном функцијом претраживања која ради на свим вашим налозима и друге апликације као што су Слацк и Фацебоок Мессенгер, тако да можете брзо да преузмете разговоре када потребан.

Једна од главних предности коришћења Схифт-а је да централизује све ваше токове посла, уштеда времена за пребацивање између апликација и налога е-поште, и побољшање ваше продуктивности.

Један од разлога зашто можда не желите да преузмете апликацију или се пријавите за веб локацију је тај што се плашите да ће вас непрестано бомбардовати е-поштом. Имати привремену адресу е-поште за једнократну употребу је одличан начин да организујете пријемно сандуче и избегнете нежељену пошту.

Уместо да дате своју примарну адресу е-поште, можете да користите МаилДроп да бисте креирали бесплатну адресу за апликације/веб локације са лошом безбедносном репутацијом или да бисте избегли нежељене огласе.

Инбок би Гмаил вам пружа прилагодљиве категорије и држи имејлове са тим темама на врху вашег пријемног сандучета. Такође нуди функцију „одлагања“, која вам омогућава да сакријете е-пошту до одређеног датума или времена. Такође можете да користите функцију „додај у задатак“ да повежете важне поруке е-поште са својим Гоогле задатак листа брзо, где можете додати белешке и поставити рокове.

„Пакети“ су још један начин за аутоматско сортирање сличних порука из билтена и ажурирања друштвених медија у категорије којима се лако управља. Ове стратегије вам помажу да превазиђете сав тај неред—било да се ради о претплатама или бескрајним гомилама пословних е-порука—и одмах пређете на оно што је важно.

Унролл.ме је бесплатна алатка која вам омогућава да откажете претплату на билтене и истовремено организујете пријемно сандуче.

Отказивање претплате на један билтен можда не изгледа као велики изазов, али постаје неодољиво када треба да се носите са десетинама или стотинама претплата.

Унролл.ме олакшава управљање стотинама е-порука у исто време. У само неколико кликова, можете масовно да се одјавите са билтена у целости, организујете их са ознакама ако желите и тражите одређене поруке по кључној речи.

За оне који су преплављени гомилом билтена е-поште, функција „Роллуп“ у Унролл.ме може бити од помоћи. Омогућава вам да све своје омиљене претплате на е-пошту сакупите у једноставну листу једном дневно.

На овај начин, можете да прођете кроз претплате одједном уместо да губите време прегледавајући пријемно сандуче сваки пут када добијете вести о промоцији.

Ако сте такмичар који воли да ради ствари сами, онда можете претворити масовну кампању за одјаву претплате на е-пошту у забавну игру. Игра е-поште је бесплатна алатка која гејмификује процес брисања вашег пријемног сандучета.

Да бисте управљали пријемним сандучићима е-поште, унесите своју адресу е-поште и покрените игру. Циљ је организовати што више имејлова у датом временском оквиру. Бићете кажњени ако предуго трајете, али добијате више поена ако брзо управљате својим порукама.

Игра е-поште вам омогућава да развијете навику да се фокусирате на једну по једну е-пошту пре него што пређете на следећу, док њен интегрисани тајмер повећава вашу продуктивност.

ИнМоат је алатка која организује мејлове према њиховим типовима, на пример, финансије, продуктивност, здравље итд. Ова алатка помаже да повећате вашу продуктивност бирањем и стављањем типова е-порука важних за вас на врх вашег пријемног сандучета, дајући им приоритет у односу на друге.

Након што се пријавите на ваш налог, ИнМоат ће од вас тражити да изаберете индустрију и занимање како бисте оптимизовали своје токове рада и поставили приоритете. Можете да користите опцију „Паметни филтери“ да одаберете категорију е-порука које ће остати у вашем пријемном сандучету. Преместиће мање критичне поруке е-поште у ваш ИнМоат фолдер за касније гледање када вам одговара.

ИнМоат ће такође анализирати вашу мрежу и замолити вас да одаберете своје поуздане контакте да дате приоритет њиховим имејловима, док премештате поруке из непознатих извора у другу фасциклу.

ФолловУпТхен је ваш лични асистент који вас подсећа да наставите са одређеним имејловима. То је спас за заузете људе или оне који често заборављају важне поруке.

Када пошаљете е-пошту са ФолловУпТхен, е-пошта ће се вратити тачно у дан и време које одредите у пријемно сандуче. Нема више заборављања важних пословних договора или састанака са пријатељима.

Ваше пријемно сандуче може брзо да утиче на вашу продуктивност због тона е-порука од којих примате потенцијалне клијенте, пријатеље, колеге и оне досадне билтене и вести о промоцији које никада нисте питали за!

Следећи пут када будете преплављени свиме што се налази у пријемном сандучету, дубоко удахните, почните да примењујете ове савете и користите ове алатке да бисте све ставили под контролу и повећали своју продуктивност.

5 разлога да користите алате за сарадњу уместо е-поште

Алати за сарадњу нуде координисанији ток рада тимских дискусија, дељења датотека, управљања задацима итд. Ево зашто су бољи од е-поште.

Реад Нект

О аутору