9 разлога зашто пројекти касне и како их избећи

Кашњење пројекта је реалност, а упркос свим напорима, многи тимови не успевају да заврше пројекте у року. Ако не желите кашњење у вашим садашњим и будућим пројектима, морате бити свесни фактора који играју велику улогу у кашњењу пројеката.

Познавање разлога за одложени пројекат помоћи ће вам да пронађете најбољи начин да их избегнете. Ево разлога и решења за један од највећих проблема управљања пројектом — кашњење пројекта.

1. Сцопе Црееп

Обим пројекта се односи на комплетан оквир пројекта, а повећање обима значи сваку изненадну промену у том обиму без одговарајућих захтева за изменом. Замислите да је ваш тим усред пројекта и изненада се деси да се обим смањи. Сви напори које сте до сада уложили биће узалудни, а кашњење у завршетку пројекта ће постати неизбежно.

Да бисте избегли овај проблем, осмислите план пројекта и натерајте клијенте да потпишу уговор који каже да ће се придржавати нацрта. Такође, задржите све накнадне комуникације на једном месту како бисте избегли праћење више извора комуникације за референцу.

2. Тим није упознат са циљем пројекта

Бити део ужурбаног корпоративног света значи да можда не знате разлог иза сваког задатка који радите. Међутим, то може бити разлог за демотивацију саиграча, што доводи до кашњења пројекта.

Познавајући везу између њиховог задатка и циљева пројекта, тим може добити инспирацију. Стога је укључивање свих чланова тима из фазе планирања пројекта добра идеја. Затражите од њих повратне информације како бисте могли да планирате пројекат када им одговара.

Уверите се да виде како њихов допринос утиче на пројекат и организацију. То ће их мотивисати да пројекат успешно заврше у року.

3. Нереални резултати и рокови

Веровали или не, нереални рокови су можда главни разлог за кашњење пројекта. Цео тим може да уложи додатне напоре, али немогуће је завршити пројекат на време ако рок није изводљив.

Без обзира на то колико је примамљиво постављати амбициозне резултате, недовољно обећавање и претерано испорука је најбољи начин да импресионирате клијенте. Из тог разлога, поставите циљеве који су реални, достижни и мерљиви.

Многи пројекти укључују вишеструке зависности задатака. У том случају дизајнирајте временски оквир пројекта узимајући у обзир доступност ресурса, процењено време и редослед задатака.

Повезан: Како повећати своју продуктивност користећи СМАРТ критеријуме

4. Недоступност ресурса

Уколико неопходни финансијски, људски и материјални ресурси нису доступни, пројекат ће сигурно бити одложен. У случају финансијских средстава, процените да ли почетни буџет може покрити трошкове пројекта. Ако не, набавите додатна средства што је пре могуће како бисте избегли одлагање пројекта због недостатка средстава.

Што се тиче људских ресурса, погледајте да ли чланови тима имају потребне вештине и искуство. У супротном, обучите их или извршите задатке. Пазите на материјалне ресурсе попут инфраструктуре. Доступност ових ресурса није загарантована и добро је имати резервну копију за њих.

5. Неправилно праћење напретка и праћење

Стално прикупљање података о напретку задатка је од виталног значаја за успех пројекта. Ако то не урадите, може доћи до кашњења пројекта. Поред постављања циљева, потребно је да пратите да ли постоји кашњење у било ком задатку. Тако можете видети да ли је тим на правом путу да постигне циљ.

Можете користити алате за управљање задацима да бисте измерили напредак сваког задатка. Након што приметите кашњење у било ком задатку, такође можете делегирати задатак неком другом. Ако је потребно, ове апликације вам такође помажу да са лакоћом прерасподелите све задатке пројекта.

6. Погрешна комуникација међу заинтересованим странама

Све стране укључене у пројекат треба да буду на истој страници; у супротном, не могу да заврше пројекат у року. Погрешна комуникација доводи до неспоразума, што на крају кочи напредак пројекта.

Зато сваки члан тима треба одмах да зна за промену обима, очекивања клијената и било какво кашњење било које укључене стране. Требало би да постоје редовни састанци тима како би се пренела ажурирања о пројекту.

Тимови такође треба да користе алати за управљање пројектима да знају о роковима и главним роковима. Ове апликације такође држе сву тимску комуникацију на једном месту како би се обезбедила јасноћа.

7. Неспремност да раде као тим

Успешан пројекат је тимски рад. Сваки члан, укључујући и менаџера, мора ефикасно да одигра своју улогу да би постигао циљ. Понекад чланови тима не сарађују, а то доводи до кашњења пројекта. Чак и менаџери данас имају тенденцију да не управљају микроом.

Али сви морају запамтити да је крајњи циљ да се пројекат заврши на време. Не би требало да доведете пројекат у опасност само да бисте избегли сукоб.

Док чланови тима захтевају сопствени простор и моћ доношења одлука да би се најбоље понашали, менаџери би требало да интервенишу кад год је то потребно како би спречили да пројекат не крене са колосека. Менаџери такође треба да предузму хитне кораке да реше сваки тимски сукоб.

Повезан: Шта је сукоб рада на даљину? Начини да се то спречи

8. Фактори треће стране

Организацијама је често потребно учешће треће стране у одређеним фазама пројекта. Спољни добављачи такође могу бити одговорни за кашњење пројекта ако не испоруче ресурсе или задатке на време. Обично се то дешава зато што ове треће стране не знају за прекретнице или циљеве вашег пројекта.

Такође, тимови не прате добављаче у вези са додељеним задацима и упадају у невоље када дође до кашњења треће стране. Да бисте избегли такве проблеме, дајте им строги рок и останите у контакту са њима до њихове испоруке. Такође можете укључити одредбу о казни у уговору за кашњење. Стога ће благовремену испоруку схватити озбиљно.

9. Неочекиване околности

На крају, али не и најмање важно, суочићете се са неким непредвиђеним ситуацијама које могу довести до кашњења пројекта. Природне катастрофе, временски поремећаји, политичка нестабилност, глобална рецесија, проблеми у добијању инвестиција — све ово може одложити ваш пројекат.

Иако се ови узроци не могу спречити, њихов утицај свакако можете смањити правилним планирањем. Сваки члан тима увек треба да буде спреман на најгоре. Неостављање задатака за последњи тренутак је снажан корак у борби против овог питања.

Чланови тима такође треба да сарађују када постоји додатно оптерећење након катастрофа како би се пројекти завршили на време.

Сачувајте пројекте од кашњења

Пројекат може скренути са пута у било којој фази. Познавајући уобичајене разлоге који су одговорни за кашњење у пројекту и решења за њихово избегавање, можете испунити циљ успешне реализације пројекта на време. Дакле, постизање циљева продуктивности постаје лакше него икад.

7 најбољих апликација које ће вам помоћи да постигнете своје циљеве продуктивности

Да ли желите да се истакнете у управљању временом? Користите ове апликације за временско ограничење богате функцијама да бисте испунили своје циљеве продуктивности.

Реад Нект

О аутору