8 karakteristika radnog mesta od Facebook-a za kolaborativno upravljanje projektima

Upravljanje komunikacijama i sadržajem projekta je izazovan zadatak. Bez zajedničkog izvora podataka, to je ogroman zadatak. Workplace sa Fejsbuka ima rešenje za ovo! Bez obzira na veličinu vašeg posla ili projekta, idealan je alat za upravljanje raznim zadacima i sadržajem projekata.

Štaviše, članovi vašeg tima su već upoznati sa njegovim korisničkim interfejsom (UI), jer veoma podseća na Facebook platformu. Čitajte dalje da biste saznali kako to može postati moćno za upravljanje projektima.

1. Napravite namensku grupu za svaki projekat

Upravljanje više projekata u isto vreme može biti užurbano i zbunjujuće. Preskočite zabunu sa namenskom grupnom funkcijom Workplace. Na ovoj platformi možete kreirati zasebne grupe za svaki projekat da biste razdvojili zadatke.

Grupe koje kreirate ostaju tajne, jer samo članovi grupe imaju dozvolu da doprinose. Možete dodati koliko god želite grupa i dodati bilo koji broj članova grupi.

Ako radite u saradnji sa drugom organizacijom, grupa sa više kompanija će vam dobro doći. Grupa sa više kompanija u

Радно место omogućava vam da podjednako efikasno radite sa ljudima van vaše kompanije.

2. Delite datoteke sa saigračima

Bilo da radite na daljinu ili radite iz istog kancelarijskog prostora, morate da delite datoteke sa kolegama putem onlajn kanala. Kao i svaki drugi efikasan kancelarijski paket, Workplace vam omogućava da bez napora delite datoteke sa saigračima.

Možete dodati datoteke iz vašeg lokalnog sistema u grupu. Alternativno, možete koristiti i integracije za deljenje datoteka koje je odobrio sistemski administrator organizacije. Administratori grupe mogu da dodaju odobrene integracije grupi kako bi je koristili njeni članovi.

Proverite karticu Integracije da biste pronašli alate za deljenje datoteka. Trenutno podržava aplikacije za deljenje datoteka kao što su Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint itd.

3. Zajednički rad na datotekama i povratnim informacijama

Koristeći funkciju napomena ovog paketa radnog prostora, vaš tim može da deli povratne informacije o različitim datotekama koje se dele u grupi. Na ovaj način, praćenje komentara i povratnih informacija postaje lakše nego ikad.

Štaviše, sve datoteke koje se dele sa članovima grupe dostupne su na kartici Datoteke. Dakle, ne morate da skrolujete kroz fid da biste pronašli datoteku koja vam je potrebna.

Ovaj paket vam takođe omogućava da kreirate otvorenu grupu za povratne informacije. Ovde i drugi članovi tima mogu dati povratne informacije. Deljenjem više o projektu, poput stila dokumentacije, dizajna, ciljne publike, itd., možete dobiti više povratnih informacija od drugih i dobiti nove perspektive.

4. Praćenje napretka projekta i zadataka

Praćenje napretka projekta je lako na radnom mestu. Objavljivanjem sedmičnih ažuriranja o napretku, preferencijama i svim drugim izuzetnim problemima u grupi, saigrači mogu jedni druge da informišu o svojim zadacima.

U slučaju da neko mora da deli dugačke izveštaje ili nalaze istraživanja, može da koristi funkciju Note ove platforme. Da biste pratili zadatke koje treba obaviti, možete da delite stavke radnji u grupi koje nosilac može da označi kao završene kada je gotov.

Možete koristiti funkciju pominjanja da dodelite zadatak članu tima. Možete čak integrisati Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, itd. aplikacije za bolje upravljanje zadacima i produktivnost kroz Workplace.

Повезан: Besplatne Zapier alternative za smanjenje radnog opterećenja i povećanje produktivnosti

5. Sigurno i zajedničko skladištenje datoteka

Kartica Datoteke grupe Workplace organizuje sve datoteke projekta na jednom mestu. Možete uštedeti vreme tako što ćete dozvoliti Workplace-u da upravlja vašim projektnim resursima kao što su slike, PDF-ovi, Excel listovi itd. Ako koristite Workplace, ne morate da vodite evidenciju o članovima tima koji dele osetljive dokumente u vezi sa projektima preko različitih platformi, što dovodi u opasnost poverljive podatke.

Vaš tim može da otprema datoteke u grupu preko nekoliko kanala kao što su postovi, ćaskanje, teme, učenje, mediji itd. Ali, sve datoteke idu direktno na karticu Datoteke. Odavde možete lako upravljati pristupom datoteci, kontrolom verzija i izbrisati datoteku ako nije potrebna.

Važno je znati da možete da otpremite do 50 MB datoteka samo preko bilo kog drugog kanala osim ćaskanja na radnom mestu. Iz ćaskanja na radnom mestu možete da otpremate datoteke veličine do 75 MB. Ograničenje veličine datoteke pomaže timu da ostane produktivan tako što bez napora deli male datoteke bez ikakvih problema sa propusnim opsegom brzine otpremanja.

Ovo može izgledati kao nisko ograničenje za otpremanje datoteka. Međutim, Workplace podržava otpremanje ogromnih video datoteka do 4 GB. Dakle, kad god treba da napravite video vodič za odeljak Biblioteka učenja ili znanja, uvek možete da otpremite dugačke HD video zapise.

6. Razmena poruka u realnom vremenu putem ćaskanja na radnom mestu

Kada tim radi na projektu sa udaljenih lokacija, ne postoji alternativa komunikaciji u realnom vremenu. Međutim, nije uvek moguće povezati se putem audio ili video poziva dok radite od kuće. Zato morate da imate opciju trenutnog ćaskanja u svom radnom prostoru za saradnju.

Workplace takođe nudi ovu funkciju svojim korisnicima putem aplikacije Workplace Chat. Preuzmite ga na svoj Android ili iOS telefon i ostanite u kontaktu u pokretu. Koristite ga da odmah dobijete odgovor na važan upit. Grupe sa 250 ili manje članova mogu koristiti ovu opciju.

7. Audio ili video poziv za besprekornu komunikaciju

Za udaljeni ili hibridni tim, kolaborativni rad je nemoguć bez audio/video poziva. Ako koristite Workplace From Facebook za upravljanje projektima, ne morate da koristite nikakvu dodatnu aplikaciju u ove svrhe. Upućivanje poziva saigraču je samo jedan klik udaljeno sa Workplace-om.

Do 50 članova tima može da se pridruži audio ili video sastanku preko Workplace-a iz Facebook-ove funkcije sastanka. Ovu mogućnost možete koristiti za nedeljne sastanke tima ili grupne diskusije.

Takođe možete da se uključite u brze razgovore jedan na jedan sa članovima grupe. Dostupna je i integracija aplikacija za virtuelno pozivanje kao što su Zoom, BlueJeans i Cisco Webex Meetings.

8. Funkcija zakačenja za brzu referencu

Takođe možete da zakačite objavu ili sadržaj na stranici grupe, slično kao na Facebook stranici ili grupi. U svakoj grupi postoje vitalna projektna uputstva, ciljevi, rokovi i resursi. Kačenje sadržaja osigurava da članovi tima bez napora pronađu sadržaj potreban za rad na projektu.

Ako želite, možete bez problema zakačiti više postova. Takođe možete odlučiti koji zakačeni post treba da ostane iznad ostalih. Zapamtite da samo administrator grupe može da zakači objavu u grupi na radnom mestu.

Lako je upravljati više projekata

Funkcionalnosti koje ste videli iznad su osnovne potrebe za svaki projekat. Radno mesto sa Facebook-a efikasno zadovoljava sve ove karakteristike kroz jednostavan korisnički interfejs.

Ako se podaci o vašim projektima, kao što su liste obaveza, tokovi posla, modeli proizvoda/usluga, referentni sadržaj, itd., nalaze na više alata, besplatno ih donesite na jedan centralni alat kao što je Workplace. Takođe je pametno znati kako se Workplace takmiči sa drugim radnim prostorima za upravljanje projektima pre donošenja konačne odluke.

Google Workspace vs. Radno mesto sa Fejsbuka: šta je bolje?

Evo kako da odlučite šta je bolje za udaljene ili hibridne timove: Google Workspace ili Facebook Workplace.

Read Next

О аутору