5 načina za prevazilaženje najčešćih izazova upravljanja zadacima

Svaki projekat se sastoji od niza zadataka koje treba da završite na vreme. Pravilno upravljanje zadacima znači upravljanje projektima od koncepcije do završetka. Bilo da ste deo tima koji radi u kancelariji ili kući, proces upravljanja zadacima može da vas navede da se suočite sa nekim uobičajenim izazovima.

Saznajte pet uobičajenih izazova upravljanja zadacima sa kojima se vi i vaš tim suočavate i kako možete da ih prevaziđete pomoću alata.

1. Nema vidljivosti napretka zadatka

Jedan od preduslova blagovremenog završetka zadatka i uspešne saradnje je vidljivost napretka zadatka. Bez toga, upravljanje zadacima postaje izazov za svaki tim. Možete očekivati ​​da ćete brzo rešiti bilo koji problem samo tako što ćete obezbediti transparentnost u toku zadatka.

Sa Kanban pločama, možete uspostaviti vizuelni pregled toka posla projekta. Trello je Kanban board aplikacija koja vam omogućava da pojednostavite sve zadatke tako što ćete identifikovati uska grla u procesu. Ova aplikacija ne samo da čini napredovanje zadataka dostupnim, već vam takođe omogućava da preduzmete odlučne radnje kako biste dugo čekali da se zadaci kreću.

Korišćenje alatke Gantovog grafikona je još jedan koristan način za praćenje napretka zadatka. Са Agantty app, članovi tima mogu da sinhronizuju svoje zadatke u skladu sa tim. Takođe vam omogućava da dodelite i delegirate zadatke dostupnim resursima.

Повезан: Najbolje besplatne aplikacije Gantovog grafikona za upravljanje projektima

2. Zavisnost od e-pošte ometa rad

Jasna komunikacija je neophodna da bi svaki tim izvršio zadatke u predviđenom roku i sa punom efikasnošću. Dok je e-pošta popularan način komunikacije među članovima tima, puna zavisnost od e-pošte može biti kontraproduktivna i ometati produktivnost.

Što se tiče tima, jedan od najvećih izazova upravljanja zadacima je da se svi drže na istoj stranici prenošenjem potrebnih poruka. Ovde, komuniciranje šta i kako - oboje postaje ključno. Ako neko troši više vremena na proveru, pisanje i odgovaranje na e-poštu nego na produktivne zadatke, svrha komunikacije putem e-pošte neće uspeti.

With MeisterTask, možete centralizovati proces deljenja informacija od strane članova tima. Možete olakšati bolju timsku komunikaciju dodavanjem opisa zadatka, priloga, dnevnika promena zadataka i komentara u samom zadatku. Ove karakteristike čine zadatak interaktivnim i mogućnošću praćenja.

Praćenjem projekta možete ostati u toku i dobiti sve potrebne informacije. Možete brzo da odgovorite na sve promene zadatka pomoću emodžija i da dobijate obaveštenja putem e-pošte o takvim promenama.

3. Nedostatak strukturiranih izveštaja o učinku

Da biste saznali o efikasnosti i produktivnosti vašeg tima, neophodan je potpuni pregled učinka svakog člana tima. Bez odgovarajućeg uvida, niko ne može znati o napretku zadatka. Samo strukturirani izveštaj može da stvori uvid u ceo proces kroz koji je tim prošao.

Takvi izveštaji ne nude samo vredan uvid u zadatke i projekte. Oni takođe predstavljaju informacije koje prikupljaju na lako razumljiv način. Kada imate kompletnu sliku na jednom mestu, preduzimanje mera za poboljšanje efikasnosti zadataka postaje besprekorno.

Strukturirani izveštaji vam takođe omogućavaju da generišete različite statistike koristeći ključne metrike i prilagodite način na koji želite da vidite detalje. Можете koristite funkciju Univerzalnog izveštavanja Asane da dobijete grafičke grafikone i grafikone o učinku vašeg tima. U nekoliko klikova možete doći do statusa produktivnosti vašeg tima u realnom vremenu.

Svaki član tima može da kreira svoju kontrolnu tablu produktivnosti pomoću ovog alata koji će vizuelno predstavljati metriku učinka. Pojedinci mogu da dele izveštaje samo za čitanje sa internim i eksternim saradnicima. Prilagođavanje izveštaja je takođe jednostavno jer možete dodati različite filtere, odabrati tipove grafikona i dodeliti posebnu boju za svaki projekat.

4. Odsustvo automatizacije bez napora

U savremenom poslovnom svetu, važnost automatizacije zadataka je od najveće važnosti. Bez toga, upravljanje zadacima i završetak projekta na vreme biće teško. Odsustvo automatizacije takođe može dovesti do problema sa produktivnošću u vašem timu i sporog izvršavanja zadataka.

Zbog toga bi trebalo da koristite različite alate da automatizujete zadatke i uštedite svoj tim od trošenja vremena na ručno obavljanje tih zadataka. Dok birate alate za automatizaciju, uverite se da oni imaju više prednosti nego nedostataka kao što su strma kriva učenja, usporavanje sistema i prekomerna potrošnja vremena.

Kada je u pitanju automatizacija, možete koristiti bilo koji broj alata u zavisnosti od vašeg obima posla. Pored uklanjanja opterećenja tima, inteligentna automatizacija vam omogućava da se fokusirate na zadatke koji su važni. Dok koristite više alata za automatizaciju, možete dobiti pomoć od Zapier-a za jednostavnu integraciju između aplikacija.

Neke od popularnih integracija koje Zapier podržava su:

• Google tabele i Toggl: Koristite za upravljanje projektima za udaljene i hibridne timove.
• ClickUp i TimeDoctor: Koristite za praćenje produktivnih sati i upravljanje zadacima.
• Trello i Jira: Koristite za praćenje problema dok upravljate zadacima preko alata u stilu Kanban.
• Asana i HubSpot: Koristi se za sinhronizaciju CRM softvera sa alatkom za upravljanje projektima.
• ClickUp i Jira: Koristite za praćenje i rešavanje problema dok nadgledate zadatke.

Повезан: Zapier integracije koje će automatizovati vaš radni tok upravljanja zadacima

5. Dealing with Scope Creep

Puzanje obima je uobičajen izazov upravljanja zadacima sa kojim se timovi suočavaju. Odnosi se na promene u zahtevima projekta u odnosu na ono što ste odlučili pri pokretanju projekta. Ove promene utiču i na svrhu i na rezultate projekta.

Morate biti svesni povećanja obima dok planirate projekat i dodeljujete zadatke članovima. Bez obzira na industriju, to možete sprečiti procenom rizika i svesnim tokom mapiranja projekta.

Svaki projekat nosi određeni stepen rizika, a postojanje plana za vanredne situacije od početka može vas spasiti od bilo koje neočekivane situacije. Takođe, stalna procena rizika tokom životnog ciklusa projekta takođe će vam pomoći da upravljate rizicima. Коришћењем monday.com, možete taktično da se nosite sa povećanjem obima u svojim projektima.

Registar rizika projekta ove aplikacije vam omogućava da locirate, procenite i planirate mogući incident kako biste mogli da ublažite rizike. Koristeći svoje Šablon za planiranje Scrum sprinta, možete učiniti da vaš tim ostane fokusiran na određene zadatke i ciljeve. The Praćenje upravljanja promenama ovog alata vam omogućava da nacrtate i pratite planove upravljanja promenama.

Rešeni problemi upravljanja zadacima

Problemi sa upravljanjem zadacima mogu dovesti do odloženih projekata i nezadovoljnih klijenata. Budite svesni potencijalnih problema sa kojima se možete suočiti u vezi sa upravljanjem zadacima.

Pošto se u ovom članku raspravlja o izazovima i njihovim održivim rešenjima, sada možete preduzeti neophodne radnje da biste izbegli takve probleme kako biste obezbedili besprekorno upravljanje projektima.

8 najboljih besplatnih alternativa za asane za upravljanje projektima

Da li tražite alternative Asani? Pogledajte ove besplatne alatke koje vam omogućavaju da efikasno upravljate svojim projektima.

Read Next

О аутору