Kako napraviti Excel obrasce za tabele za unos podataka

Unošenje podataka u Excel je zastrašujući zadatak, posebno ako imate puno kolona i tone unosa. To takođe može biti zbunjujuće za druge korisnike, posebno ako nisu upoznati sa vašom tabelom.

Ali da li ste znali da možete da kreirate obrasce da biste olakšali ovaj zadatak? Microsoft dozvoljava vama ili bilo kome drugom da dodate podatke u vašu tabelu putem obrasca u novom prozoru. Na taj način, manje je zabune oko toga koje informacije treba da stave u Excel datoteku.

Čitajte dalje i naučite kako da napravite obrazac za sopstvenu Excel tabelu.

Priprema vaših podataka

Pre nego što počnete da pravite obrazac, prvo morate da pripremite podatke koji će vam biti potrebni. Na primer, ako pravite listu prisustva učenika, prvo morate da zapišete informacije koje ćete od njih tražiti u kolonama.

Na primer, potrebno je da imate njihovo ime, prezime, broj učenika, adresu e-pošte i kurs; onda bi trebalo da ih navedete u gornjem redu. Ove stavke bi označavale kolone u kojima bi bili sastavljeni podaci koji vaši učenici unesu.

Ako ćete tražiti od učenika da ručno unesu svoje podatke, moraće da se pomeraju do dna Excel datoteke da bi pronašli prazan red. A ako tražite mnogo informacija, recimo za godišnjak, bilo bi lako za svakog od učenika da preskoči ćeliju, što bi dovelo do nepotpunih podataka.

Umetanje jednostavnog obrasca

Kada pripremite sve naslove svojih kolona, ​​sada možete početi da kreirate obrazac. Da biste to uradili, izaberite jedno od zaglavlja kolona. Idi na Traka za pretragu u gornjem delu prozora programa Excel i otkucajte Forma. U rezultatima pretrage, pod Akcije, кликните на Forma.

A Microsoft Excel prozor sa upozorenjem će se pojaviti, koji potvrđuje da li želite da koristite izabrani red kao oznake obrasca. Ako ste to već uradili, kliknite na У реду. U suprotnom, kliknite Поништити, отказати, izaberite zaglavlja kolona koja želite da koristite kao oznake obrasca i ponovite korake navedene u prethodnom paragrafu.

Nakon pritiska У реду, pojaviće se prozor obrasca i to je to! Sada ste slobodni da počnete da unosite podatke.

Ako ćete često koristiti ovu alatku, možete dodati prečicu do ove funkcije na traci sa alatkama za brzi pristup. Vratite se na Traka za pretragu i ukucaj Forma opet. Ali umesto da kliknete levim tasterom miša na Forma rezultat, десни клик umesto toga da biste otvorili kontekstni meni.

Izaberite Dodaj na traku sa alatkama za brzi pristup, i videćete Ikona obrasca pojavljuju u njemu. Dakle, sledeći put kada budete morali da podignete alatku za obrazac, sve što vam treba je da kliknete na dugme prečice.

Dodavanje novih podataka

Sa otvorenim prozorom obrasca, videćete informacije koje trebate da unesete u svoju bazu podataka. Popunite sva prazna polja i kada završite, kliknite na Нова. Podaci koje ste uneli automatski će popuniti najdonji deo tabele i dobićete novi prazan obrazac spreman za rad.

U slučaju da ste slučajno sačuvali pogrešne podatke, možete se vratiti i promeniti ih. Dođite do unosa koji želite da promenite pritiskom na Find Prev ili Наћи следећи dugmad. Kada dođete do stavke koju želite da izmenite, jednostavno promenite informacije u relevantnom polju.

Kada završite sa ispravkama, kliknite Нова ili pritisnite Enter na tastaturi da biste uneli promene. Ali ako ste napravili štamparsku grešku i želite da vratite prethodni unos, kliknite Restore уместо тога. Međutim, imajte na umu da ne možete poništiti promene pomoću Restore nakon što ste uneli promene.

Pregledanje unosa pomoću prozora obrasca

Sada kada imate nekoliko unosa u svoju tabelu, možete koristiti sam prozor obrasca da pregledate svoje podatke. U gornjem desnom uglu prozora videćete serijski broj trenutnih podataka.

Ako želite da vidite unose pre ili posle trenutnog izbora, možete koristiti prethodno pomenuti Find Prev и Наћи следећи dugmad. Alternativno, možete koristiti traku za pomeranje da biste brzo preskočili više unosa.

Da biste pronašli određene rezultate, možete koristiti funkciju pretraživanja prozora obrasca. Da biste mu pristupili, kliknite na Kriterijumi dugme desno ispod, Наћи следећи. Unesite informacije koje želite da tražite u odgovarajuće polje, a zatim pritisnite Enter na tastaturi.

Повезан: Kako koristiti funkciju pretraživanja i zamene u programu Excel

Prozor će vam tada pokazati sledeći red sa relevantnim informacijama. Da biste pregledali druge rezultate, kliknite na bilo koji od njih Find Prev ili Наћи следећи.

Takođe možete koristiti formule i modifikatore za napredniju pretragu. Možete koristiti džoker znak zvezdica za traženje dela zapisa. Isto tako, možete koristiti веће од ili мање од znakove za traženje numeričkih ili datumskih vrednosti.

Na primer, ako želite da tražite studente koji pohađaju BA kurs, možete da unesete BA* u odgovarajuće polje. Prozor obrasca će prikazati samo studente iz vaše tabele koji stiču diplomu.

Izbegavanje praznih unosa

Takođe možete sprečiti slučajno prazne unose dodavanjem pomoću funkcije Validacije podataka. Da biste to uradili, prvo morate da izaberete tabelu u koju ćete uneti podatke. Onda bi trebalo da odete na Podaci > Validacija podataka.

The Валидација података prozor će se tada otvoriti. U Podešavanja tab, ispod Dozvoli padajući meni, izaberite Dužina teksta. Zatim ispod Podaci padajući meni, izaberite веће од. Konačno, pod Minimum polje, unos 1. Pritisnite У реду.

Ova funkcija sprečava korisnike da unesu samo jedan znak u bilo koje polje, osiguravajući da će vaši podaci biti u potpunosti popunjeni.

Повезан: Kako uvesti podatke iz Microsoft Word obrazaca u Excel tabelu

Brz i lak način za popunjavanje velikih baza podataka

Ako često propuštate informacije u tabeli ili unosite pogrešne podatke u kolone, onda je krajnje vreme da napravite obrazac za sebe. Ovo brzo i jednostavno rešenje će osigurati da dobijete tačnu bazu podataka.

Iako gornji primer prikazuje samo pet unosa, ako radite na mnogim unosima, kao što je baza podataka zaposlenih u kompaniji, cenićete ovu funkciju u Excel-u. Dajući vam nezavisan prozor za unos informacija, možete izbeći da budete ukršteni sa stotinama, ako ne i hiljadama unosa, dok istovremeno obezbeđujete tačne i precizne unose podataka.

Kako spojiti Microsoft Excel datoteke i listove

Saznajte sve o tome kako da spojite listove u Excel-u, kao i kako da kombinujete više Excel datoteka u jednu.

Read Next

О аутору