Како побољшати управљање временом помоћу Оутлоокове функције одложене испоруке

Понекад ћете морати да пошаљете информације или да пошаљете ажурирање задатака е -поштом, али време није у реду. Уместо да забрљате ток посла и одложите га, можете користити Оутлоокову функцију одложене испоруке и бити паметни у погледу резултата.

Шта је Оутлоокова одложена испорука?

Оутлоокова функција одложене испоруке вам омогућава да одлучите када желите да се одређена е -пошта шаље примаоцима, уместо да је шаљете одмах. То је користан алат који вам може пружити мир без компромиса у распореду.

Да бисте користили одлагање испоруке, само следите ове кораке:

1. Кликните Нова е-маил.
2. Након што сте написали своју е -пошту и унели примаоце, идите на Опције таб.
3. Кликните Одлагање испоруке.
4. Под Опције испоруке, означите поље за потврду поред Немојте испоручивати раније.
5. Изаберите време и Датум да желите да се ваша е -пошта пошаље.
6. Кликните Близу.
7. У е -поруци кликните Пошаљи.

Упркос клику Пошаљи, ваша е -пошта неће бити послана све до времена и датума које сте навели. Погледајмо сада зашто бисте га желели користити.

Правило двоминутног задатка

Правило двоминутног задатка каже да ако имате задатак на дневном реду за који ће вам требати само два минута да га завршите, то бисте требали учинити сада, а не стављати га на листу обавеза. То је брз и једноставан алат за одређивање приоритета, али не узима у обзир оно што се следеће дешава.

Ако је двоминутни задатак е-пошта коју морате послати, можда ћете добити одговоре на које немате времена да се надовежете, а ово ионако завршава на вашој листи обавеза. Да бисте то избегли, можете да одложите испоруку да бисте довршили задатак и послали га када знате да имате простора током радног дана да одговорите на све одговоре.

Повезан:Како оптимизовати листу обавеза да би била ефикаснија

Можете чак и да означите поље за потврду поред Користите дугмад за гласање на Одлагање испорукесвојства прозор ако желите једноставне одговоре колега, нпр А.грее, не слажем се, можда.

Слање најава

Можда ћете морати да најавите е -пошту коју је потребно послати у одређено време. Можда чекате на одређени датум или рок, а за то време ћете бити ван канцеларије или на одсуству.

Уместо да губите време на наговарање колеге да вам га пошаље или га пошаље унапред, Одложена испорука може то да уради уместо вас без потребе за пријављивањем. Затим, када се вратите у канцеларију, сви ће већ бити у току. на Својства одлагања испоруке, такође добијате опцију да изаберете Значај падајућа листа, са избором Високо, ниско, и Нормално.

Повезан: Скупно издвојите и преузмите више прилога е -поште

Управљање временом одговора

Брзо и ефикасно обављање послова сведочи о вашим вештинама; нажалост, менаџери и колеге то често искориштавају шаљући вам више посла. Ако не желите да промените начин рада, можете да одложите е -пошту да бисте управљали очекивањима других о вашој доступности.

Алтернативно, ако требате послати неколико ажурирања о пројекту, можете кликнути на крпељ кутија поред Истиче после, који ће ставити наслов на прецртавање по истеку датума истека. Ово ће вама и вашим сарадницима рећи да ова адреса е-поште више није релевантна и да је можете избрисати по потреби.

Повезан: Вештине самоуправљања које треба стећи за личну и пословну продуктивност

Одложите боље управљање временом

Вежбање доброг управљања временом понекад значи одлагање ажурирања и одговора како бисте напредовали у журби и може вас гурнути од реактивног рада до проактивности.

У основи, коришћење одложене испоруке у Оутлооку даје вам контролу над вашим одзивом, а притом вас задржава мир у сазнању да је задатак завршен.

Како да позовете послату е -пошту у програму Оутлоок

Да ли сте икада притиснули сенд и зажалили неколико тренутака касније? Сви смо били тамо, желели бисмо да поништимо слање. Показаћемо вам како да опозовете е -пошту у Оутлооку или одложите слање у Гмаил -у.

Прочитајте следеће

О аутору