Како побољшати организацију коришћењем меких рокова

Поштовање рокова део је свакодневице за већину нас. Могуће је да имате рок за завршетак факултета, пројекат на послу или пореску пријаву коју треба да довршите; у сваком случају, све ово има крајњи датум на којем радите.

Углавном, рокови вам дају притисак да ствари обавите. Међутим, ако желите то искористити у своју корист и боље организирати своје вријеме, меки рокови могу бити трик.

Разлика између меких и тврдих рокова

Углавном су нам рокови постављени; ваш шеф или тутор вам даје датум завршетка дела које је коначно, а после овог времена не можете да вршите никакве измене. Ово је тежак рок и консензус је да ће доћи до неких последица ако га не испоштујете.

На крају, за све је потребан тежак рок, јер то значи да се ствари завршавају, и мора постојати тачка у којој се део посла завршава. Они вам пружају јасна очекивања од надређеног и даје вам аутономију да тај временски оквир користите како сматрате прикладним.

Људи раде више посла када су под притиском, а рокови су одличан начин да се искористи овај феномен. Зато ће људи радити више у последњим данима или сатима уочи датума завршетка. На пример, ако морате да предате задатак за два месеца, мало је вероватно да ћете у том првом месецу обавити много посла.

Повезан: Савети за избегавање одуговлачења и поштовање рокова

Због тога тешки рокови могу бити непродуктивни; без довољно притиска, могли бисте на крају изгубити драгоцено време и пожурити да завршите посао у последњи час, занемарујући друге одговорности. Такође може бити стресно.

С друге стране, меки рокови су постављени пре тешког рока, уз претпоставку да ћете свој пројекат закључити са слободним временом. На пример, ако је тврди рок за два месеца, ваш меки рок би могао бити три недеље унапред.

Можете сами да креирате своје личне рокове, а коришћењем овог приступа награђујете се са довољно напора да обавите посао без стреса у последњем тренутку.

Предности коришћења меких рокова

Постављање меког рока не значи да ће аутоматски радити. Да бисте их искористили, морате се томе посветити. Нема сврхе да их утврђујете ако ћете их занемарити у корист тешког рока.

Међутим, ако се правилно уради, лични рокови могу донети много користи:

• Побољшано управљање временом и мање губљења времена
• Више одговорности према вашим другим одговорностима
• Боља организација ваших пројеката
• Осећај власништва над вашим временом и послом
• Јача самопоуздање
• Брже постигнуће с временом за креативно размишљање

Повезан: Начини коришћења технике мапирања ума за експоненцијалну продуктивност

Након што испоштујете меки рок, имате времена да извршите ревизије и прилагодите свој рад са довољно времена пре него што га морате предати. Осим тога, имат ћете флексибилност да га поднесете када будете задовољни исходом и да се побринете за све друге хитне случајеве који се појаве.

Како ефикасно поставити меке рокове

Дакле, како постављате меки рок? Кључно је имати на уму реалан временски оквир који знате да ћете поуздано моћи испунити. Такође морате осигурати да није превише близу рока.

Идеалан параметар за постављање меког рока је одузимање 25% времена од тврдог рока, али то може варирати у зависности од ваших ограничења. Неке ствари које треба узети у обзир су:

• Ако имате друге пројекте и колико вам је друго оптерећење велико
• Колико је далеко тежак рок?
• Шта је ваше слатко место за продуктивни притисак
• Ако радите на пројекту са другим људима, како то можете заобићи?
• Колико је велики или мали ваш пројекат

Када добијете ове одговоре, можете одредити најпрактичнији датум личног завршетка и започети.

Да бисте гарантовали да ћете се држати свог личног циља, требало би да направите анализу начина на који ћете њиме управљати. Трелло је идеална апликација за ово, јер користи једноставан изглед плоче с којим можете манипулирати како би одговарао вашим потребама.

Када креирате свој Трелло радни простор, отворите Бочна трака и испод Ваше плоче, кликните Плус пријавите се на Направите нову плочу. Можете почните са шаблоном, али празна табла је у реду.

Након што сте именовали и креирали своју плочу, морат ћете подијелити своје вријеме између садашњег и меког рока на седмице стварањем нови списак за сваку недељу имате:

1. Кликните Додајте још једну листу
2. На првом списку, где стоји Унесите наслов листе, тип Недеља 1
3. Поновите ове кораке за број недеља које имате у распореду

Повезан: Креативни начини да у потпуности искористите Трелло

Сада можете почети планирати које ћете аспекте пројекта завршити сваке седмице. Да бисте то урадили, изаберите Додајте картицу испод недеље коју желите, Унесите наслов ове картице и кликните Додајте картицу.

Разложите сваки корак свог пројекта на којем морате да радите. На пример, ако следите тронедељни временски оквир, почетну недељу треба доделити планирању и генерисање идеја, други треба да буде за извршавање тих планова и дизајна, а трећи за фино подешавање.

Ако желите да сав ваш рад остане на једном месту, можете да отпремите датотеке на сваку картицу коју креирате у Треллу тако што ћете кликнути на картицу коју желите да уредите и изабрати Прилози. Такође можете да креирате Контролне листе и додати Датуми, ако то помаже.

Искористите рокове у своју корист

Сада имате свој меки рок, можете се одморити знајући да је посао обављен са слободним временом. Најбољи део је што сада имате избор шта ћете радити са тим додатним простором.

Коришћење меких рокова као редовне праксе у вашем послу омогућава вам да остварите бољу организацију, а за сваки случај ако се појаве неки проблеми током последњих дана или сати, већ сте покривени.

Како да организујете своје спискове обавеза помоћу ставки радњи

Користећи ставке радњи на листама обавеза, можете претворити сложене задатке у лако оствариве и повећати продуктивност пројекта.

Прочитајте следеће

О аутору