9 најбољих начина за управљање тимом у Мицрософт тимовима

Уз Мицрософт Теамс, удаљени чланови тима могу беспрекорно радити заједно и повећавати продуктивност.

Међутим, вођа тима мора надзирати употребу ове платформе како би спријечио све неочекиване околности попут цурења података и неовлаштеног приступа. Сазнајте како управљати Мицрософт тимовима за удаљене тимове.

1. Стратегија стварања и именовања тима

Сви главни актери би требали бити у могућности да створе нови тим Мицрософт Теамс. Али, ова функција не би требала бити доступна свима. Ограничите дозволу за стварање тима само администраторима, менаџерима или људима којима је потребан приступ.

Ако не знате сврху или функцију тима, постаје тешко управљати њима. Дакле, имајте ефикасну конвенцију именовања у свом Азуре Ацтиве Дирецтори.

Конвенција именовања се односи на доследан стил или структуру именовања коју ће сваки тим следити. Овај стил именовања ће вам помоћи да знате опис тима, функцију, географску регију, име ствараоца итд.

2. Дефинишите животни циклус за податке и поруке

Имати прилагођену политику чувања података од суштинског је значаја за сваки тим. Тако можете сачувати поруке за одређени временски распон, а текстови ће аутоматски нестати након тог времена када вам не требају. Анализирајте своје пројекте и према томе поставите време за задржавање порука.

Исти процес бисте требали применити на податке свог тима дефинисањем животног циклуса. Према Мицрософту, циклус почиње када креирате тим и поставите канал. Средина циклуса је када тим активно сарађује. Крај циклуса значи да је тим дошао до краја живота након што је обавио предвиђене задатке.

3. Регулисати спољни приступ

Подразумевано подешавање Мицрософт Теамс омогућава члановима тимова других организација приступ подацима о комуникацији. Такође вам омогућава да подесите састанке са спољним странама које користе тимове или зумирање.

Повезан: Најбоље Зоом виртуелне позадине за било који састанак

Пажљиво користите ову поставку да бисте контролисали ко може да приступи вашим организационим подацима. Можете ставити одређени домен на листу блокираних или одблокирати неке домене ради контроле приступа.

Док је спољни приступ за друге чланове ваше организације, приступ за госте се односи на омогућавање људима изван ваше компаније да приступе подацима тима. Ако ваш посао укључује блиску сарадњу са клијентима или партнерима трећих страна, можете омогућити ову функцију у ограниченом обиму.

4. Смислите политику састанка и слања текстуалних порука

Мицрософт Теамс је платформа за професионалну комуникацију и што је мање лично, то боље. Креирајте политике за размену порука и састанке у складу са организационим стандардима.

Контролишите или забраните употребу налепница, ГИФ -ова и мема који нису професионални. Такође можете дозволити систему оцењивања садржаја да лоцира досадан садржај.

Такође можете дозволити корисницима да уређују или бришу било коју послату поруку, али имајте на уму да ћете можда морати да вратите оригиналну поруку. Могуће је и снимање и транскрипција састанака Тимова.

Међутим, узмите у обзир ове карактеристике у складу са политиком компаније, а ако одлучите да извршите ове радње, јасно обавестите све присутне. Такође би требало да омогућите директан приступ састанцима само члановима тима, а гости би се требали придружити након одобрења.

5. Регулишите интеграције апликација трећих страна

Као вођа тима, требало би да будете срећни због беспрекорне интеграције независних произвођача у Мицрософт Теамс. Међутим, чињеница да било који члан може интегрирати подржану апликацију може вас забринути. Морате да одржавате канале Мицрософт Теамс чистим и сигурним.

За то бисте требали дозволити само одређену листу апликација независних произвођача за интеграцију. Можете посетити Управљајте страницом апликација из административног центра Мицрософт Теамс за управљање апликацијама Теамс које желите да омогућите својим колегама. Тамо такође можете изменити доживљај апликације треће стране за појединачне кориснике.

6. Ревизија позива и порука

Администратори Мицрософт Теамс -а могу да провере и прегледају историју позива било ког члана у последњих 30 дана. Можете користити податке о историји позива појединца, саобраћај, слушалице, квалитет мреже итд. Да бисте решили комуникацијске проблеме са којима се суочавају.

Повезан: Мицрософт Теамс вс. Радно место са Фацебоока: Које бисте требали користити?

Такође можете приступити подацима о трендовима квалитета позива у последњих 90 дана на застарелом порталу Скипе за посао да бисте добили преглед перформанси мреже.

7. Поставите правило за класификацију података

Категоризација података је метода која вам пружа кључне информације о нивоу осетљивости података. Помоћу ове класификације можете знати локацију осетљивих података, њихове факторе ризика и како чланови тима користе податке. Да бисте лакше сазнали ове информације путем категоризације, поставите шему класификације података.

Овај скуп правила ће крајњим корисницима јасно објаснити доступне опције. Зато поставите правила на језику који је лако разумљив. Примените правила класификације за све тимове корпорације Мицрософт.

Након што успоставите класификациону шему, такође можете креирати и применити спречавање губитка података (ДЛП), ознаке за задржавање итд.

Члановима вашег тима потребна је слобода укључивања нових ресурса, али то не би требало угрозити сигурност података по сваку цијену. Можете понудити одрживо решење овог проблема прилагођавањем безбедносне поставке Мицрософт Теамс према нивоима поверљивости пројекта.

У зависности од сврхе података, можете чак додати још ограничења, попут онемогућавања дељења веза. Пошто је Теамс јединствена платформа која је интегрисана са другим Мицрософт 365 апликацијама, морате да прођете кроз различите нивое овлашћења за извођење конфигурација у више административних центара.

Док управљате поставкама, узмите у обзир критичност сваког тима да дође до одговарајућих поставки.

9. Обучите свој тим према смерницама МС тимова

Мало је вероватно да ће један члан тима сам сазнати најбољи начин да најбоље искористи Мицрософт тимове. Због тога морате сарађивати како бисте истражили и расли користећи ову платформу. Било да ће ваш тим први пут користити тимове или је прошло неко време, редовна обука ће бити од помоћи.

Тамо људи могу поделити своја искуства о Мицрософт Теамс -има са другима. Они такође могу разговарати о свим претходним проблемима са тимовима и о томе како ефикасно решавају та питања. Такође можете забележити њихове предлоге и применити изводљиве.

Тимска сарадња без напора

Одговарајућа употреба алата кључ је успеха сваког тима или пројекта. Стога је одговорност вође тима да спроведе скуп правила која организују начин на који чланови комуницирају и сарађују.

Горе наведени савети ће вам помоћи да осигурате да ваш тим користи апликацију Теамс за продуктивну тимску комуникацију.

7 савета и алата за комуникацију са клијентима и тимовима у реалном времену

Без обзира да ли радите на неодређено или сте слободни радник, знање о томе како да комуницирате о пословима помаже вам да одржите равнотежу између посла и приватног живота. Откриј више!

Прочитајте следеће

О аутору