6 најбољих софтвера за управљање документима за предузећа

Ако и даље користите физичке начине чувања датотека и папира, много пропуштате. Физичко складиштење датотека заузима превише простора за складиштење. Увек су вам потребни ормарићи, што чини претраживање и праћење одређене датотеке прилично изазовним.

Алтернативно, софтвер за управљање документима омогућава вам једноставно управљање неограниченим бројем датотека. Осим тога, они су релативно сигурнији и флексибилнији, па више чланова тима олакшавају заједнички рад на једном документу.

Дакле, хајде да сазнамо који софтвер за управљање документима можете користити за управљање датотекама.

1. Битрик24

То је сигурна платформа за складиштење ваших личних и колаборативних датотека. Преко 5 милиона корисника верује им широм света и користи овај софтвер за управљање датотекама.

Нуди три различите врсте простора за складиштење ваших докумената:

• Мој погон: Овде можете сачувати своје личне датотеке.
• Групни погон: Најбоље за студенте и тимски тим малих предузећа.
• Погон компаније: Овај је најбољи за компаније са више запослених.

Осим тога, можете изабрати да чувајте своје документе у облаку или складиштење на лицу места, у зависности од ваших потреба. И крећите се кроз више датотека уписивањем њиховог имена или кратког описа о њима. Сви су сачувани у библиотеци докумената.

Такође вам се може свидети да се документи држе на врху резултата претраге ради брзог приступа. Алат вам такође омогућава додавање коментара документима и чување више верзија документа са историјом уређивања. Олакшава праћење промена у будућности. Осим тога, за уређивање документа можете користити и различите апликације.

Из безбедносних разлога, Битрик24 вам омогућава да закључате документ кликом на дугме за закључавање. Чини документ недоступним другим људима. Софтвер има и бесплатне и плаћене верзије. Можете га добити на основу ваших потреба.

2. еФиле Цабинет

Без обзира да ли сте студент, мали предузимач или имате велику компанију са више запослених, овај алат можете користити за чување и организовање података и датотека. Омогућава вам претраживање датотека само уносом њиховог имена у траку за претрагу.

Такође можете брзо приступити одређеним датотекама тако што ћете их држати у портфолију и аутоматизовати ток рада помоћу овог софтвера, јер аутоматски архивира документе које отпремите. Омогућава складиштење на лицу места и у облаку.

Штавише, не морате да држите његову апликацију на свим својим уређајима. Својим датотекама можете приступити било где у свету помоћу веб прегледача. Међутим, само одређени људи са лозинком могу приступити подацима из безбедносних разлога. Дозволе се дају запосленима на основу њихових улога.

Све датотеке које делите су шифроване и морате проћи кроз њих двофакторска аутентификација. За додатну погодност, такође можете поставити ИП или аутентификацију засновану на локацији.

Осим тога, ако сте компанија или самостални предузетник, било би вам драго да знате да овај софтвер омогућава и потписивање уговора. Да бисте си олакшали посао, софтвер можете интегрисати са апликацијама независних произвођача, као што су ДоцуСигн, Салесфорце и Мицрософт Оффице.

3. Гоогле диск

Са преко милијарду активних корисника месечно и 6 милиона плаћених корисника, Гоогле је до сада најпопуларније решење за складиштење датотека. Људи га користе за складиштење личних, тимских и компанијских датотека.

Омогућава беспрекорну интеграцију са апликацијама заснованим на облаку. Осим тога, подржава више формата, тако да можете сачувати датотеку без промене врсте - на пример, ПДФ, Ворд и други. Претраживање докумената на вашем Гоогле диску је такође згодно. Само откуцајте име и ту је!

Омогућава заједнички простор члановима тима. Ипак, подаци остају недоступни странцима због своје функције спречавања губитка података (ДЛП).

Софтвер вам омогућава да сачувате своје документе и креирате их, прегледате и уређујете. Осим тога, ако уредите те документе помоћу овог алата, он ће сачувати историју извршених промена. На овај начин не морате да чувате више верзија датотеке. Сви су ускладиштени у једном документу.

Гоогле диск пружа бесплатан простор за складиштење до 15 ГБ за све своје кориснике. Ако вам треба више простора за складиштење од овога, мораћете да набавите премиум план.

4. Цонфлуенце

Ово је још један одличан алат за дељење датотека заснован на облаку који вам омогућава да чувате и организујете датотеке. Готово 130.000 корисника широм света верују овој платформи са својим документима и датотекама.

Помоћу овог софтвера можете да организујете своје документе на два начина:

• Странице: Можете да креирате и уређујете странице и разговарате о њима са својим запосленима.
• Спацес: Све ваше странице су ускладиштене овде. Било да се ради о појединцима, члановима тима или другим пројектима.

Овај алат нуди напредне функције за претраживање и преузимање ваших докумената, преко 75 прилагодљивих шаблона, као и функције за коментарисање и уређивање. Осим тога, ако било ко у тиму додели задатак другом члану тима, добиће обавештење о благовременим радњама.

Осим тога, можете контролисати дозволе докумената и управљати ко им може приступити у тиму. Бесплатно је за до 10 корисника. За све изнад тога мораћете да купите његову премиум верзију.

5. СхареПоинт Онлине

Витх преко 190 милиона људи који има приступ функцијама СхареПоинт Онлине -а, то је Мицрософт алатка која вам омогућава да организујете документе, тимове и ток посла.

Осим складиштења датотека, помоћу овог алата можете креирати и уређивати документе и користити га за сарадњу са више чланова тима. Омогућава вам да ажурирате метаподатке датотека, омогућавајући брзу претрагу.

На овај начин, ако заборавите назив датотеке или имате више датотека са готово истим именом, документ можете пронаћи само уписивањем неких речи написаних у метаподацима. Алатка је доступна и за мобилне апликације. Међутим, за коришћење ћете морати да добијете претплату од 5 УСД месечно.

6. Папер Трацер

Други софтвер за управљање документима на листи је Папер Трацер. Намењен је малим, средњим и предузећима.

Помаже вам да аутоматизујете своје уговоре, дигитализујете документе и пратите и пријавите све сачуване датотеке. Осим тога, усклађен је са ХИПАА, што значи да поштује закон о безбедности и спречава цурење података. Такође пружа могућност е-потписа. Дакле, то је одличан алат за здравствену, правну или било коју фирму која завршава пројекте на основу уговора.

Софтвер нуди свеобухватна решења тока посла и нуди имплементацију засновану на облаку. То је добар алат за мала предузећа са до 10 запослених и средње компаније са 100 запослених или више.

Одаберите софтвер за управљање документима

Ако и даље физички складиштите своје датотеке и пролазите кроз све проблеме, време је да престанете.

Листа нуди више софтвера који пружа доста бесплатног простора за складиштење. Почните са овим и олакшајте чување, организовање и управљање датотекама уз сарадњу бројних чланова тима.

10 најбољих алата за преписивање видео састанака у документе за дељење

Апликације за преписивање вам омогућавају да конвертујете аудио и видео датотеке у текст који можете да делите. Ево неколико најбољих алата које можете користити за то.

Прочитајте следеће

О аутору