5 апликација које штеде време за боље састанке на мрежи и ван мреже

Запослени професионалци не могу избећи улазак на састанке. Било виртуелни или лични, можете ефикасније и продуктивније проводити време ако користите праве алате за организовање и управљање састанцима.

Принципи вођења састанка остају исти без обзира да ли то радите у конференцијској сали или коришћење Зоом -а за састанке на мрежи. Морате да поставите дневни ред, имате јасан план деловања, имате ток интеракција или питања и одговора и одвојите минуте за наставак. Ове бесплатне апликације ће вам помоћи да то учините, на мрежи и ван мреже.

1. Хиперконтекст (Веб): бесплатни предлошци састанака и покретачи разговора

Ако ваши састанци пречесто иду ван трасе, потребан вам је хиперконтекст. То је пратећа апликација за састанке за менаџере која испоручује бесплатне предлошке и почетнике за састанке један на један и за састанке тима. Пратите сценарио и никада нећете изаћи из трасе или пропустити нешто важно.

Након што се пријавите, синхронизујте календар и креирајте нови радни простор. Сваки радни простор има неколико предложака за састанке један на један или тим, попут недељних и месечних прегледа, удаљених један на један или састанци тима, прегледи учинка, чекирања, стандуп састанци, сцрум, управљање пројектима, тромјесечно планирање итд на.

У сваком шаблону видећете низ питања или тачака дневног реда са планираним временским интервалима. Слободно их уредите како вам одговара. Док је састанак укључен, свакој ставци можете додати „Следећи кораци“, стварајући листу обавеза за себе. Такође можете позвати колеге у радни простор да сарађују на овим ставкама акције. То је помало попут узимања записника са састанка.

Са Про налозима добијате додатне функције, попут праћења следећих корака током времена, додавања циљева, пријављивања на прошле састанке итд. Све то додаје вредност ако желите да платите услугу. Међутим, предлошци бесплатне верзије довољан су разлог за употребу хиперконтекста.

2. Одложите (Веб): Бесплатна апликација Нотес Нотес за једноставно организовање и дељење

Одређивање дневног реда, а затим и вођење записника са састанка су битни делови за обезбеђивање плодних састанака. У супротном ћете често наћи људе који кажу да се не сећају када се о нечему разговарало. Адјоурн је једна од најбољих бесплатних апликација за одржавање евиденције ваших састанака.

На сваком новом састанку можете креирати засебне картице за сваку белешку. На пример, ваша агенда је једна картица, док друге могу бити повратне информације, следећи кораци, записници, предлози итд. Свака картица је једноставан уређивач обогаћеног текста који подржава Маркдовн и табеле. Можете користити принципе најбољи предлошци записника са састанка у било ком од ових.

На табли са десне стране пронаћи ћете остале учеснике овог састанка и позвати их да погледају или измене таблу за одлагање. У ставкама радње можете поставити листе обавеза и доделити их људима и додати описе. Коначно, општи панел о детаљима агенде помаже у одржавању састанка на добром путу. Адјоурн вам такође омогућава да отпремате датотеке за приступ другима током састанка.

Када састанак заврши, белешке можете послати свим учесницима е -поштом или их преузети као ПДФ датотеку. Бесплатна верзија Адјоурн -а ограничава број слања е -поште, али преузимање ПДФ -а је заувек бесплатно.

3. винова лоза (Веб): Лаки асинхрони састанци преко видео позива

Након неког времена, ти дневни и недељни састанци почињу да изгледају као ручни посао, а не као потреба. Осим тога, ако је то удаљени тим, окупљање свих је такође тежак задатак. Растући тренд да се обрадити преоптерећење састанка јесте да се уместо тога одлучите за асинхроне састанке, што и даље можете да радите током видео позива.

У случају да нисте знали, асинхрони састанак ради исто као и редовни састанак, али не у исто време. Прво, домаћин састанка започиње састанак и поставља дневни ред, све снимљено видео поруком, и шаље је групи. Затим, други учесник може слободно да одговори на њу својом видео поруком у време које изабере. Затим други учесници могу прегледати ове поруке и одговорити према уговореном редоследу домаћина или одговорити особи између. Идеја је омогућити људима да раде својим темпом, а не да буду стално заробљени на састанцима.

Прилично неколико апликација на мрежи омогућава лаке асинхроне састанке током видео позива. Винова лоза једна је од најједноставнијих које смо видели, омогућавајући вам снимање 15-минутних порука путем веб камере или снимка екрана. Такође можете остављати коментаре и додавати датотеке у било чији пост. Све поруке се појављују у једноставној хронолошкој временској линији. Бесплатна верзија омогућава до пет корисника, а можете је надоградити за веће групе.

4. Дори (Веб): Најбоље за управљање питањима и одговорима и интеракцијама публике уживо

Направили су га бивши запослени у Гоогле-у, Дори је потпуно бесплатна веб апликација (без огласа, без скривених трошкова) за управљање сесијама питања и одговора и интеракцијама са публиком уживо, било на мрежи или ван ње. Можете га користити и за виртуелне састанке целе компаније као простор за слушаоце да постављају своја питања.

Апликација има једноставно сучеље за креирање новог догађаја и позивање сарадника који имају исте привилегије уредника као и ви. Догађаји могу бити јавни или приватни само за оне који имају везу. На главном панелу, учесници тада могу постављати питања на која модератор може рангирати говорнике на које ће одговорити. Питања се могу закачити, архивирати и побољшати ради веће видљивости.

Дори такође укључује згодан панел са белешкама који има два дела. Један је заједнички простор за белешке где сви организатори или уредници могу да додају белешке које сви могу да виде. Друга је приватна бележница, коју можете уређивати и видјети само ви. То је сјајан додатак за вођење минута, додавање и дељење мисли, па чак и давање упутстава ако је потребно.

5. Гумица за брисање (Веб): Бела табла, табла за писање и готови предлошци састанака

На физичким састанцима често имате конференцијску собу са заједничком таблом и блоком за писање за сваку особу. Ерасер то доноси у виртуелни свет, дајући вам нотебоок са два окна и бесплатна дигитална табла.

Оба алата су прилично једноставна за употребу, а везу можете поделити са другима на мрежи да бисте започели. Бележница подржава Маркдовн за форматирање, док табла долази са уобичајеним алатима за цртање облика, текста и дијаграма. Ерасер такође укључује аудио ћаскање ако не желите да користите апликацију за видео позиве треће стране са њом.

Цоол део су унапред учитани предлошци. Ерасер ће брзо исцртати целу Агиле Спринт плочу, дијаграм тока, графикон стаза за пливање или сесију устајања да бисте затим попунили вредности према састанку. Ради одлично и учиниће вас ефикаснијим.

Не борите се против тога стално

Ови алати и апликације учинит ће многе ваше састанке ефикаснијим, али не и све. И то је у реду. Не покушавајте да повећате продуктивност и ефикасност на сваком састанку, понекад ће бити досадни и изгледати као губљење времена. Чак и ако половину учините ефикаснијом, видећете велику промену. А за другу половину, забавите се играјући се Упознајте пакао Бинго.

6 лаких начина да ваше састанке учините продуктивнијим

Ако желите да знате како да спроведете успешан тимски састанак, погледајте ових 6 битних савета које треба да следите.

Прочитајте следеће

О аутору