Како лако аутоматизирати своје задатке: 5 корисних алата

Проводите сате радећи свакодневне задатке на свом радном месту. Мислите да је то део вашег посла. Али шта ако се то може учинити самостално, а ви можете уложити своје битно време у креативно размишљање или решавање других великих проблема? Зар то не би било сјајно?

Крајње решење овог проблема је аутоматизација задатака. Хајде да сазнамо које дневне задатке можете аутоматизовати, њихов процес и који алати могу да вам помогну.

Које врсте задатака треба аутоматизовати

Требали бисте аутоматизирати све рутинске послове које свакодневно обављате и који вам одузимају значајну количину времена, али не морају нужно додати нешто вриједно вашем послу.

Ево неколико примера задатака које можете аутоматизовати. Забележите оне који су укључени у вашу листу задатака.

1. Заказивање састанака

Један од највећи губици времена ако нема вредности заказује састанке. Зато престаните да разговарате напред и назад са својим клијентима како бисте пронашли најбоље време које вам одговара. Уместо тога, отворите неколико места у календару и поделите листу са њима.

На овај начин можете прецртати све задатке заказивања са листе обавеза и још увек добити заказане састанке на време. Алати за аутоматизацију могу вам помоћи при интеграцији апликација и календара за заказивање.

2. Досадни задаци

Многи задаци не захтевају размишљање вишег реда. Као што су сортирање и одговарање на е-пошту, прављење резервних копија података, фактурисање и наплата, корисничка услуга и ангажовање, ажурирање контакт информација итд.

Зато уместо да их свакодневно додајете на листу обавеза, размислите о њиховој аутоматизацији. И погледајте колико времена остављате на располагању за себе.

3. Пренос информација међу неколико апликација

Ниједно радно место није ослобођено овог задатка. Увек су вам потребни подаци, а затим морате те податке пренети из једне апликације у другу. Али будите паметни, немојте трошити време на копирање или увоз и извоз тона података који вам редовно долазе на различите начине. Аутоматизујте ову радњу.

4. Задаци који вам одузимају битно време

Осим постављања распореда, слања е -поште и фактура, преношења података и других, долази још један задатак који се заиста чини важним - објављивање на друштвеним мрежама. Сигурно морате промовисати свој бренд и ангажовати се са својом публиком, па стога остати активан на овим платформама.

Али, могло би вас коштати времена док завршите у бесконачно понављаном циклусу лајкања, коментарисања и дељења. Дакле, аутоматизујте овај изузетно дуготрајан задатак.

5 корака до аутоматизације задатака

Листа аутоматизовања ваших задатака може бити бескрајна. А понекад то може чак зависити и од врсте посла којим се бавите, па их не можемо све покрити овде.

Ипак, желимо да вам олакшамо праћење целе идеје. Дакле, ево процеса за аутоматизацију задатака.

Корак 1: Запишите дневне задатке

Када састављате листу задатака које треба да аутоматизујете, почните са:

• Записивање задатака које свакодневно обављате.
• Наведите време које трошите на сваки задатак.
• Додајте учесталост колико вам је пута потребно да извршите те задатке - по сату, дневно, недељно, месечно, годишње итд.

Кад буде готово. Проверите у коју од следећих категорија спадају. Да ли су то следећи задаци:

• Редовно или по распореду?
• Досадно и може се учинити без размишљања вишег реда?
• Преносите информације унутар апликација?
• Потрошите битно време које можете уложити у вредне пројекте?

Након што их све наведете, покупите оне за које заиста мислите да би од сада требало да буду аутоматизовани.

Корак 2: Истраживање

Следећи корак укључује истраживање правих алата које можете користити за аутоматизацију својих задатака. Базирајте своје истраживање на тренутним потребама и буџету. На пример, ако сте самостални предузетник, не треба вам алат за аутоматизацију намењен предузећима. Дакле, изаберите у складу с тим.

Корак 3: Сазнајте нови ток рада

Након што одаберете који ћете алат користити за аутоматизацију својих задатака, пронађите нови систем тока посла који вам одговара и опишите како ће се ствари од сада кретати. Уверите се да сви у тиму знају за нове промене тако да све функционише беспрекорно.

На пример, свом тиму можете описати како од сада заказивати састанке:

1. Креирајте свој профил на Цалендли, и идите на почетну страницу.

2. Закажите нови састанак кликом на Креирај.

3. Изаберите трајање састанка са левог менија.

4. Изаберите доступност времена додавањем различитих слотова.

5. Објавите састанак кликом на Следећи дугме.

6. Копирајте везу за састанак са ове странице.

7. Додајте везу до своје е -поште клијенту.

Када се сви у тиму упознају са процесом, могу прецртати заказивање редовних састанака са своје дневне листе обавеза за сваког клијента. Они могу само поделити исту везу до састанка/догађаја са свима њима. На основу тога колико је слотова заузето, можете се одлучити за бесплатне.

Корак 4: Извршите план

Када све то завршите, ефикасно примените свој нови план. Шансе су да ћете можда морати да аутоматизујете бројне задатке, а ваш план је можда постао мало сложенији него што сте мислили. У том случају потражите помоћ свог ИТ одељења у креирању и извршавању вашег новог плана помоћу алата за аутоматизацију који сте изабрали.

Корак 5: Процените и тестирајте

Након аутоматизације потребних задатака, тестирајте глаткоћу новог плана тока посла. Сазнати:

• Ефикасност извршених задатака.
• Његов утицај на продуктивност запослених или чланова тима.
• Да ли је свима угодно користити нове алате?
• Да ли уштедено време има утицаја на повећање ваших прихода? (Ово је за предузетнике, слободњаке и извођаче радова.)

Ево неколико сјајних алата за аутоматизацију са њиховим кратким детаљима који ће вам уштедети време истраживања након што наведете задатке за аутоматизацију.

То је популарно софтверско решење за аутоматизацију које вам омогућава да интегришете различит софтвер. Можете преносити податке из једног алата у други комбиновањем свакодневних апликација као што су Гмаил, Дропбок, Слацк, Гоогле календар, Маилцхимп итд.

Помоћу овог алата можете аутоматизовати хиљаде задатака, као што је твитовање свих ваших постова на блогу, чување прилога са Гмаила на Гоогле диск, прављење резервних копија свих датотека Г-погона у Дропбок-у и још много тога.

Овај алат је попут Запиер -а када је у питању аутоматизација. Помаже вам у преносу података између различитих апликација и обављању других наведених задатака. Али бесплатна верзија ИФТТТ -а је боља од Запиер -ове.

Док потоњем софтверу треба најмање 10-15 минута да се ствари догоде, ИФТТТ предузима тренутну акцију када се активира окидач.

Недостатак овог алата је што је добар само за предузећа са једном особом. Немају верзије за тимове или више запослених. А ако је то ваш захтев, идите са Запиер -ом. Можете га користити за постављање радњи међу више софтвера на основу плаћене верзије коју користите.

Одличан је алат када је у питању аутоматизација и управљање вашим постовима на друштвеним медијима. Они пружају одличне могућности заказивања и препоручују их врхунски брендови.

Ако желите да обрадите хиљаде потенцијалних клијената без ангажовања комплетног продајног тима, размислите о ЛеадФормли -у. Помаже вам да аутоматизујете процес продаје, повећате стопу конверзије, сегментирате своје потенцијалне клијенте директно са веб странице.

На овај начин можете се фокусирати само на закључивање послова уместо да губите време у првим процесима вођења.

Ово је још један једноставан алат за аутоматизацију малих предузећа. Помаже вам да резервишете састанке, организујете састанке и телефонске позиве итд.

Да би ово функционисало, све што треба да урадите је да подесите своје поставке доступности у Цалендли и додате везу у е -поруку са позивницом за састанак. Ваши клијенти тада могу да изаберу време које одговара њиховим потребама са те листе. Коначно, које год време изаберу, аутоматски ће бити заказано у вашем календару, па ћете о томе бити обавештени.

Одмах аутоматизујте рутинске задатке

Престаните да трошите сате на основне, али монотоне послове.

Одвојите мало времена за аутоматизацију свих таквих задатака, прегледајте категорије које сте управо прочитали, истражите алате који вам могу помоћи и уштедите више сати дневно.

Аутоматизација на 5 начина може повећати вашу продуктивност

Аутоматизовање неких понављајућих задатака које свакодневно радите може вам уштедети много времена. Ево неколико идеја за аутоматизацију како бисте обавили више посла!

Прочитајте следеће

О аутору