Како се носити са преоптерећењем састанка: 5 савета и алата

Састанак у конференцијској сали (или радном простору на мрежи) захтева размену идеја, утврђивање циљева, праћење напретка, додељивање задатака итд.

Иако су то сви ваљани разлози за одржавање састанка, превише дугих састанака може вам умањити продуктивност. Ево како можете смањити број састанака у календару. Али прво, откријмо:

Шта узрокује да имате превише састанака?

Велике су шансе да сте већ покушали да се решите овог проблема. Међутим, састанци се стално појављују по целом календару. То је вероватно зато што нисте покушали да откријете узроке проблема; ви само примењујете решења за фластере како бисте ублажили преоптерећење због симптома.

Дакле, размотримо сусрет са преоптерећењем као симптом дубљег проблема како бисте могли пронаћи ефикасно и трајно решење.

Прво, пандемија ЦОВИД-19 и резултирајући прелазак на удаљене или хибридне радне моделе значајно су повећали број виртуелних састанака, углавном путем Зоома. Због тога се даљински радници боре са Умор од зумирања, или исцрпљеност екранског времена. Преоптерећење састанка такође може бити проблем ако позовете све на састанке. Како се посећеност повећава, ангажман постепено опада.

Један од најчешћих основних разлога за састанке Зоом-а-бацк-бацк ​​или посете конференцијској сали је недостатак јасног дневног реда. У почетку ћете можда имати циљ за састанак, али ускоро се ваш фокус пребацује на беспослено ћаскање.

На крају, али не и најмање важно, не користите ефикасно дигиталне алате. Постоји широк спектар софтвера који су боље алтернативе за комуникацију и сарадњу.

Следећи најефикаснији метод за смањење броја састанака на вашем радном месту је повећање продуктивности састанака. Ево како то можете постићи:

1. Користите интерну Вики за асинхроне састанке

Састанци не морају увек да се одржавају у реалном времену (синхроно). Неке ситуације ће имати користи од асинхроне комуникације (комуникација која не захтева да учесници буду присутни истовремено и не захтева хитан одговор).

Можете побољшати продуктивност састанка прихватањем асинхроне комуникације. Омогућава тимовима да користе софтвер заснован на знању, нпр Документ 360 да размењују идеје својим темпом. Алтернативно, помоћу ових веб страница можете створити интерну Викии у оквиру њега поставите посебне странице за састанке. Ови дигитални алати вам омогућавају да допринесете састанку помоћу функције коментара.

Прихватајући асинхроне састанке, ваш тим може одвојити потребно време да разуме информације о којима се расправља, комуницирати са саиграчима кроз временске зоне, оснажити интроверте да учествују куцањем и смањити прекиде и ометања.

2. Користите софтвер за сарадњу

Зашто бисте заказали двосатни лични састанак да бисте представили нове идеје када то можете учинити путем е-поште, или још боље, користећи једноставан софтвер за сарадњу, попут Трелло.

Да бисте повећали продуктивност свог тима, организујте састанке у реалном времену само када вам је потребно, на пример, за решавање сукоба. У супротном, можете користити софтвер за сарадњу за ажурирање напретка циља, прегледе пројеката или представљање нових идеја.

На овај начин ваш тим има довољно времена да размисли о идејама које жели да подели и да приоритете одреди најважније. Штавише, сви ти подаци се подразумевано чувају и доступни су свима, уместо да се ослањају на писане записе.

Можете да користите Трелло за креирање табли које одговарају циљевима вашег састанка, попут дневног реда састанка, ажурирања о претходним састанцима, ажурирања тима или нових идеја.

Преузимање: Трелло фор Андроид | иОС (Доступна је бесплатна, премиум верзија)

3. Фокус на дневни ред састанка

Организовање састанка без дневног реда сигуран је рецепт за неуспех. Мораћете да имате јасан план за састанак како бисте избегли скретање са курса. Већина састанака често тече преко одређеног временског оквира јер не постоји јасан пут који треба следити.

Па, како то можете поправити? Уобичајено, можете записати ствари о којима желите да разговарате током састанка, одштампати их и приложити друге релевантне документе пре него што их поделите са присутнима.

Алтернативно, можете уштедети време и папир стварањем дневног реда Еверноте и прилагање свих датотека или веб страница које су вам потребне пре него што их поделите са колегама. Ово омогућава посетиоцима брз приступ информацијама које су им потребне путем њихових паметних телефона, таблета или рачунара.

Преузимање: Еверноте за Андроид | иОС (Доступна је бесплатна, премиум верзија)

4. Креирајте Слацк канале за тренутну комуникацију

Када сте део велике организације са много одељења, чини се да је састанак једина опција за размену информација са одређеним скупом људи. Нажалост, то није увек најпродуктивнији метод.

Зашто бисте преместили групу људи у конференцијску собу на 30-минутни састанак када исте податке можете да делите одмах и са свима на радној површини путем платформе за размену порука, на пример Слацк?

Само ти треба да бисте креирали наменски канал за састанак и позовите све релевантне учеснике. На овај начин можете водити посебне разговоре о разним пројектима са људима које изаберете да позовете.

Преузимање: Слацк фор Андроид | иОС (Доступна је бесплатна, премиум верзија)

5. Немојте имати превише људи

Размислите о последњем састанку који сте имали. Колико је људи било присутно? А колико је њих дало вредан допринос састанку? Највероватније, многи присутни су само мирно седели без учешћа, док су други проверили њихову е -пошту. Ово је постала стандардна пракса, посебно на састанцима са великим бројем људи.

То се често дешава јер организатори желе да избегну да се људи осећају изостављено. Иако би то могао бити племенит гест, он, нажалост, смањује продуктивност састанка.

Можда се питате, како? Ризикујете да прекорачите предвиђено време за састанак како бисте се позабавили расправама, плитким коментарима и непотребним брбљањем, што резултира мањом ефикасношћу. Дакле, да бисте избегли преоптерећење, позовите што је могуће мање људи.

Повезан: Основни савети за видео конференције на мрежи

Не дозволите да вас састанци успоравају

Састанци и даље играју кључну улогу у већини организација. Међутим, постају непродуктивни када постану преоптерећени и када ваши тимови могу провести време састанка на приоритетима. Помоћу горњих савета и алата можете повећати продуктивност састанка.

5 најбољих начина да се носите са исцрпљеношћу екрана

Стално излагање екрану може довести до главобоље, замагљеног вида и напрезања очију. Ево неколико савета за суочавање са исцрпљеношћу екрана.

Прочитајте следеће

О аутору