Како овладати једним задатком помоћу технологије за побољшање продуктивности

На први поглед, чини се да је мултитаскинг крајњи хак продуктивности када се узме у обзир све лично циљеве које желите да постигнете, бесконачне радне потребе, дигиталне сметње и радни живот изазван пандемијом неравнотежа.

Међутим, дубље урањање у ову праксу доводи до другачијег закључка.

Недостаци вишезадаћности

Имате само толико енергије, пажње и времена - битних елемената продуктивности. Као резултат вишезадаћности, један од главних недостатака је то што сте само делимично посвећени различитим активностима на које се истовремено концентришете.

Резултат је фатаморгана која вас наводи на размишљање да сте ефикаснији јер мало напредујете на више фронтова, што доводи до погрешне перцепције успеха.

Али реалност је да вам мултитаскинг омогућава да се фокусирате на погрешне приоритете, инхибира креативност, повећава ниво стреса и ометеност, доводи до више грешака, сагоревања и оштећење меморијеитд., због чега ћете бити мање продуктивни. А има их доста истраживања да поткрепи ову тврдњу.

Дакле, која је алтернатива?

До сада сте вероватно већ погодили да је алтернатива један задатак, у коме се фокусирате на један по један задатак. Како израз имплицира, то значи посветити сву своју пажњу задатку. Ова пракса вам омогућава да уштедите време изгубљено при жонглирању између активности, повећава креативност, повећава вероватноћу да ћете испунити своје приоритете, скреће сметње итд.

Али, шансе су да већ знате да један задатак може побољшати вашу продуктивност. Ипак, као и многе друге ствари у животу, често постоји велики јаз између онога што знамо да треба да радимо (једнозадатак) и онога што на крају радимо (више задатака).

Да бисмо затворили јаз, одступимо мало од шта с и фокусирати се на како да побољшате своју способност да се концентришете на једну ствар истовремено и повећате своју продуктивност у исто време:

1. Користите Помодоро методу

Помодоро метода је ефикасна техника управљања временом која може побољшати вашу продуктивност помажући вам да се усредсредите на један задатак. Лако се имплементира и захтева минимално подешавање. Можете пробати ове бесплатне Помодоро апликације отвореног кода.

Да бисте почели да користите методу Помодоро, поставите тајмер на 25 минута да се усредсреди на један задатак и узмите а 5-минутна пауза за опуштање или радњу било чега што није у вези са вашим задатком, попут играња игре или слања порука пријатељу. Управо сте завршили једну Помодоро сесију. Можете узети продужени одмор након четири или пет Помодора.

Ова метода је ефикасна јер вам помаже да смањите сметње, ефикасно испланирате дан и уживате у осећај постигнућа након сваке Помодоро сесије и појачати концентрацију кроз краће налете рад.

2. Креирајте аутоматизоване системе

Често се можете борити са једним задатком јер постоји толико понављајућих активности које морате да радите свакодневно, попут одговарања на е-пошту или објављивања постова на друштвеним медијима. Срећом, постоје аутоматизација вам може помоћи на неколико начина рјешавајте те сувишне задатке и фокусирајте се на своје приоритете.

На пример, можете користити ове андроид апликације за постављање аутоматских одговора на е -пошту, телефонске позиве, текстуалне поруке итд. Такође можете користити платформе за аутоматизацију попут ИФТТТ за повезивање различитих дигиталних алата и стварање аутоматизованих система.

3. Удружите своје плитке задатке

Јесте ли се икад нашли како започињете важан и сложен задатак, да бисте само неколико минута касније схватили да радите нешто потпуно неповезано? Рецимо да желите да напишете блог на тему „Како започети посао“. Почињете са истраживањем на ту тему и добијате поруку е -поште са питањем да ли сте доступни за конференцију о глобалном загревању следеће недеље.

Одлучујете да одмах одговорите јер ће трајати само неколико минута, али кликнете на ИоуТубе везу о крчењу шума у ​​прилогу е -поште. Затим ИоуТубе -ови алгоритми предлажу да погледате трејлер филма који се односи на ту тему, а следеће што знате је да гледате комплетну емисију на Нетфлику. Звучи познато?

Дакле, како то избећи? Планирањем дана и категоризацијом сличних активности заједно како бисте избегли промену задатака. Ово вам омогућава да истовремено радите са сличним плитким или радовима мале вредности, а не спорадично током целог радног дана.

На пример, можете да доделите време за сортирање е -поште, заказивање састанака у календару и одговарање на обавештења. Све ове задатке мале вредности можете груписати за делове вашег дана са ниском потрошњом енергије.

4. Користите лични Канбан

Можете осигурати да радите само на једном задатку одједном тако што ћете створити свој лични Канбан систем. Можете користити таблу и лепљиве белешке или преузети апликацију попут канбана Трелло.

Када се пријавите на свој Трелло налог, направите три колоне под називом -урадити, ради, и завршено. Запишите све задатке на којима желите да радите по приоритету. Преузмите најважнији задатак и преместите га у ради колону да бисте започели рад на томе.

Да би ова техника функционисала, морате само да се уверите да у вашој колони за обављање посла у једном тренутку постоје само један или два задатка. Ово ће вам помоћи да избегнете покретање превише задатака одједном.

Преузимање: Трелло фор Андроид | иОС (Доступна је бесплатна, премиум верзија)

Повезан: Како управљати својим задацима помоћу јапанске Канбан технике

5. Вежбајте појединачне картице

Можда вам је тренутно отворено много картица на екрану. Ових дана је немогуће држати сесије прегледања на једној картици. Тако је лако одвратити пажњу док прегледате веб јер је препун сметњи.

Вежбање са једним језичком је ефикасан метод који ће вам помоћи да се усредсредите на задатак. Међутим, кладимо се да ће вам за почетак можда требати помоћ. Можете користити проширење попут кТаб да бисте ограничили број картица које отварате.

Такође можете користити Моментум да бисте уживали у његовој прелепој позадинској слици, вашем унапред подешеном подручју фокуса (или било ком другом подсетнику) и инспиративном цитату.

Пронађите већу продуктивност у једном задатку

Помоћу једног задатка готово увек можете бити сигурни да сте обавили најважније задатке ефикасно и ефикасно, будући да сте своју енергију, време и пажњу усредсредили на њих колико и могуће.

Како поставити приоритете својим задацима користећи МоСЦоВ методу

Да ли се често борите да завршите своје задатке? Организовање и одређивање приоритета може бити ваше решење, а метода МоСЦоВ може вам помоћи у томе.

Прочитајте следеће

О аутору