Ако је Мицрософт Оутлоок ваша најбоља апликација за управљање е-поштом и календаром, можда сте мислили да неке његове функције могу прилично одвратити пажњу. Наравно, Оутлоок је већ подешен да вам помогне да управљате својим радним оптерећењем, али може бити још бољи уз нека једноставна прилагођавања.
Хајде да погледамо неке од начина на које можете учинити да Оутлоок ради боље за вас.
1. Креирајте правила за долазну е -пошту
Када примите поруку е-поште, она ће аутоматски ући у фасциклу Примљено. Ово може бити тешко пратити ако примате више е-порука од много различитих људи, а они се могу брзо монтирати. Оутлоок вам омогућава да поставите правила пријемног сандучета да долазне е-поруке од одређених људи иду директно у подмапу, што вам може помоћи да пратите ко шта шаље. Да бисте креирали ново правило, следите ове кораке:
- Иди на Датотека> Управљање правилима и упозорењима и кликните Ново правило. Отвориће се нови прозор са различитим опцијама.
- Под Корак 1: Изаберите предложак кликните Преместите поруке од некога у фасциклу.
- Затим, под 2. корак: Уредите опис правила, потребно је да кликнете на хипервезе да бисте изабрали људи или јавне групе чију е-пошту желите да преусмерите на наведену фасциклу.
- Кликните Заврши да примени правило.
Званични Мицрософт видео снимак то детаљно илуструје.
Правила пријемног сандучета могу спречити зачепљење пријемног сандучета. Такође, ако морате да пратите одређене људе или критичне пословне е -поруке, то је већ организовано за вас.
Повезан: Како створити потпис у програму Оутлоок
2. Искључите обавештења путем е -поште
До сада сте можда приметили звук обавештења који Оутлоок испушта када примите е-поруку. Можда сте такође приметили жуту икону коверте која се појављује на икони програма Оутлоок на траци задатака. Ово може бити корисно ако желите да будете обавештени, али може вам сломити фокус ако те е-поруке стално пристижу. На срећу, Оутлоок вам такође даје могућност да искључите ова обавештења.
Иди на Датотека> Опције> Пошта, и под насловом Долазак поруке, можете да изаберете обавештења која желите да искључите. Када будете задовољни избором, кликните У РЕДУ.
Повезан: Како заказати састанак у програму Мицрософт Оутлоок
3. Подесите подсетнике календара
Слично као и обавештења е-поштом, Оутлоок календар је подешен да вас подсећа на обавезе 15 минута пре почетка. То чини тако што приказује следеће састанке и морате да кликнете Одбаци да затворите прозор.
Ови подсетници могу бити корисни ако вам затребају. На пример, ако сте дубоко у послу и подсетник се појави, можете закључити шта радите и припремити се за састанак.
Међутим, ако вам ова функција није потребна, она може прекинути ваш ток. Да бисте зауставили ове подсетнике, идите на Датотека> Опције> Напредно, и испод Подсетници, поништите избор Прикажи подсетнике.
Алтернативно, можете и да одете на Датотека> Опције> Календар, и испод Опције календара, видећете опцију за Подразумеване подсетнике. Да бисте то изменили, следите ове кораке:
- Кликните на поље поред Подразумевани подсетници, па је у кутији квачица
- На падајућој листи изаберите 0 минута
- Кликните на поље поред Подразумевани подсетници опет, па крпељ нестаје; ако то не учините, ваш избор неће бити сачуван
- Кликните У реду
Сада можете да наставите са послом без појављивања тих подсетника. Ако и даље желите неки начин праћења ваших важних задатака, погледајте и предности Мицрософт То-До-а.
Повезан: Мицрософт То До: Комплетан водич за почетнике
4. Означите бојом Оутлоок календар
Нема ништа лоше у томе да своје састанке у Оутлоок календару обојите једном бојом. Међутим, кодирање у боји може вам помоћи да поједноставите календар и олакшате преглед радног дана или недеље без провере о чему се ради за сваки појединачни састанак или састанак.
На пример, ако имате неколико различитих врста посла, укључујући састанке у оквиру ваше компаније, састанке са спољним компанијама, клијентима, административни задаци и обука уписана у ваш календар итд., то може постати замућење информација које вам требају више времена за фокусирање на.
Ако користите кодирање у боји, можете брзо прегледати календар и стећи општу идеју о томе за које врсте послова се морате припремити. Такође можете користити кодирање у боји за давање приоритета састанцима према важности. На пример, можете изабрати црвену боју за „хитне“ састанке, жуту за „важне“ и зелену за „рутину“.
Важна ствар овде је да изаберете различите боје за различите врсте посла које обављате и да одаберете боје које не личе превише једна на другу како бисте уочили разлику. Да бисте започели, следите ове кораке:
- Кликните на састанак или састанак у календару да бисте приказали Серија заказивања таб.
- Кликните на шарену икону прозора на којој пише Категоризирај.
- На падајућој листи кликните Све категорије.
- Појавиће се нови прозор; на десној страни кликните Нова.
- Упишите назив своје категорије. На пример, „интерни састанци“ и изаберите боју коју желите за њу.
- Кликните У реду на оба прозора док не видите нову календарску обавезу означену бојом.
Поновите овај поступак за онолико категорија колико желите да креирате.
Оутлоок дистракције решене
Сада када знате како да учините Оутлоок мање ометајућим, можете га прилагодити да вам најбоље одговара. Иако се можда не чине важнима, мала прилагођавања могу промијенити ваш радни дан.
Ово ни у ком случају није исцрпна листа, па бисте их могли испробати прије него што им се посветите. Такође се можете поиграти са поставкама програма Оутлоок и видети да ли ћете открити неке друге ствари које вам помажу да оптимизујете фокус.
Лако је одвратити пажњу, што може довести до одуговлачења. Ево неколико начина на које их можете избећи.
Прочитајте следеће
- Продуктивност
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, критике, бесплатне е -књиге и ексклузивне понуде!
Кликните овде да бисте се претплатили
