Шта су Мицрософт листе и за шта се користи?

Листс је следећа генерација Мицрософт 365 апликација која је еволуирала из СхареПоинт Листс у мају 2020. То је предња платформа за управљање вашим подацима или рад попут идеја, листа задатака, задатака, инвентара, управљање често постављаним питањима итд. У овом чланку ћете сазнати о листама, њиховим карактеристикама и најважнијим случајевима употребе.

Шта су Мицрософт листе?

Видећете Мицрософт Листс апликацију у Све апликације одељак ваше претплате на Мицрософт 365. Ову апликацију можете користити за креирање листа и сарадњу са члановима тима или клијентима.

Мицрософт листе нуде многе предности у односу на све друге апликације са списком обавеза. На пример, помоћу Мицрософт Листс можете пратити проблеме, рутине, средства, инвентар, контакте и још много тога.

Алатка спаја ваше листе са свим Мицрософт 365 апликацијама тако да можете да почнете да креирате или радите на својим подацима из Мицрософт Теамс, СхареПоинт или Листс хоме. Такође долази са предлошцима за уређивање који вам штеде време на организовању ваших задатака или белешки.

Нове карактеристике Мицрософт листа

Листе имају све стандардне функције које можете очекивати од апликације за листу обавеза. На пример, приказ временске линије, приказ календара, прављење листа из табела, додавање прилога на листе, праћење активности итд. Међутим, следеће су најважније карактеристике које разликују Листе од других сличних алата:

1. Управљајте правилима

На овом алату можете на више начина аутоматизовати своје листе обавеза. Међутим, таква опсежна аутоматизација постаје могућа само због правила стила иф/тхен у апликацији Листс.

Помоћу ових правила можете аутоматизовати подсетнике и обавештења на својим листама. Власник листе ће такође држати контролу над правилима. Ако својим сарадницима дате приступ за уређивање листе, они могу да уређују правила листе. Пратите ове кораке за креирање правила са почетне странице Листс:

1. Кликните на Аутоматизирајте падајући мени, а затим изаберите Направите правило.
2. На екрану где видите Обавести некога када опцију, морате поставити услов. На пример, могли сте да изаберете Нова ставка је креирана.
3. Услове правила можете уредити кликом на сваку од подвучених речи реченице.
4. Можете изабрати опције попут кога да обавестите, ступац, вредност колоне итд.
5. Када завршите, кликните на Креирај да потврди правило.

2. Наводи листу сарадње кроз Мицрософт тимове

Листе додају вредност функционалностима апликације Мицрософт Теамс. Можете да приступите, делите или креирате листе из апликације Теамс без напуштања текућих састанака или сесија мозгова.

У апликацији Теамс можете променити приказ листе на различите начине, попут картица, решетки, приказа календара итд. Осим додавања нових колона, стварања прилагођених приказа са филтерима и дефинисања избора, можете и да измените свој план како бисте учинили податке значајнијим за свој тим.

3. Дељење листа и ставки

Листе нуде различите начине размене података са вашим тимовима или клијентима. За разлику од многих других апликација са списком обавеза, не морате да делите целу листу са сарадницима.

Ако желите, можете поделити целу листу или дати приступ одабраним ставкама листе. Штавише, можете прилагодити заштиту података тако што ћете омогућити приступ листи само за читање, приступ за уређивање, заштиту лозинком и датум истека.

4. Интеграције

Ваше листе се тренутно интегришу са другим Мицрософт 365 апликацијама као што су Теамс, Повер Аутомате, Повер Аппс и СхареПоинт.

Можете да аутоматизујете пројектне задатке или токове посла користећи Листс и Повер Аутомате интеграцију. На Листс хоме кликните на Аутоматизирајте падајући мени, а затим изаберите Повер Аутомате. Ако кликнете на Креирајте ток, можете приступити предлошцима за аутоматизацију процеса и задатака.

Повезан: Оффице 365 је сада Мицрософт 365: Шта то значи за вас и вашу породицу

5. Апликација за мобилне уређаје

Апликација Листс је такође доступна на иОС уређајима као што су иПхоне и иПад. Мобилна апликација нуди глатко искуство са корисничким интерфејсом за креирање, уређивање и дељење ваших листа у покрету.

Мицрософт је такође открио план за Андроид верзију апликације Листс. Корисници Андроида ускоро ће моћи да креирају, деле и уређују листе са својих мобилних уређаја.

Преузимање: Мицрософт листе за иОС (Бесплатно)

Коришћење Мицрософт листа као програма за праћење информација и организатора

Апликација Листс има много употреба за професионално и лично управљање подацима. Неки од најбољих сценарија употребе су:

1. Управљање имовином

Можете ефикасно управљати уређајима, софтвером и другим средствима помоћу предлошка менаџера средстава апликације Листс. Не морате да улажете много времена у то, јер је шаблону потребно неколико кликова за прилагођавање.

Можете да добијате ажурирања статуса имовине, на пример ко тренутно користи уређај, датуме пријављивања, датуме одјаве, који уређај је у поправци итд.

2. Управљајте пројектима и задацима

Своју апликацију Листс можете претворити у алат за управљање пројектима без издвајања додатног новца. Додајте задатке на једну листу и именујте листу према називу пројекта.

Можете додати правила стила иф/тхен у појединачне ставке или задатке на вашој листи. Правила могу бити речи као што су завршено, на чекању, блокирано, задатак, задатак, приоритет итд. Ако на листи постоје измене чланова вашег тима, одмах ћете знати статус задатака.

Повезан: Мрежни водич за управљање задацима: Савети за одабир праве апликације

3. Заказивање садржаја

Апликација Листс је савршена за стратегију објављивања друштвених медија, веб локација или блогова. Захтеве за садржај можете додати једној листи. Сада поставите посебна правила за омогућавање обавештења или подсетника.

У апликацији Листс постоји и предложак за заказивање садржаја. Прилагодите предложак додавањем слика или садржаја које желите да објавите са датумом нацрта, датумом доспећа, датумом објављивања итд.

4. Укључивање клијената и запослених

Предложак контролне листе за укључивање у апликацију Листс вам омогућава да управљате укључивањем клијената или запослених. На пример, када означите Укрцавање запослених ставку на листи задатака као Потписан, алатка аутоматски шаље е-поруку која садржи акредитиве за пријаву запосленика новом запосленику.

Слично, можете аутоматизирати процесе руковања клијентима, попут укључивања, испоруке пројектних датотека и наплате из апликације Листс.

5. Цлиент Тицкет Трацкер

Шаблон за праћење проблема претвара ваше листе у ефикасан менаџер односа са клијентима. Ако ваш клијент пријави било какве проблеме везане за производ који сте испоручили, наведите их у апликацији Листс. Поставите посебна правила за преглед, приоритет, блокирање и решавање у колони статуса ставке.

Када дође до било какве промене статуса, ви или ваши клијенти можете добити аутоматске одговоре путем е -поште о статусу карте.

Ефикасно организујте своје податке и рад

Горе наведене функције и случајеви коришћења Мицрософт Листс омогућиће вам да на најбољи могући начин искористите своју претплату на Мицрософт 365. Алат доноси потпуно нов, али флексибилан начин за сређивање и праћење значајних задатака или података. Штавише, планирање задатака је само шетња парком када на једном месту добијете све идеје, спискове обавеза и састанке.

10 најбољих бесплатних апликација за планирање задатака

Избор правог система за управљање задацима може бити тежак. Да бисмо вам помогли да сазнате, саставили смо листу најкориснијих алата за планирање задатака.

Прочитајте следеће

О аутору