Како да направите свој први временски оквир за управљање пројектима у 7 лаких корака

Размишљате ли о томе како ћете приступити свом пројекту? Како започети? Хоћете ли испоштовати рокове? Ове мисли које изазивају анксиозност пролазе вам кроз главу. Упркос њиховој ваљаности, не би требало да вас успоравају.

Користећи одговарајуће алате, можете довршити свој пројекат. Коришћење временске линије управљања пројектима може вам помоћи да победите на свом пројекту. Алат вам помаже да зацртате свој пројекат и осигурава да имате јасну стратегију како ћете се с њим позабавити. Пратећи овај водич можете креирати временску линију за управљање пројектима.

1. Направите нацрт пројектног поднеска

Да бисте били сигурни да су сви на вашем пројекту на истој страници, почните са састављањем пројектног поднеска. Кратак преглед пројекта је кратак резиме пројекта. Замислите то као сажету верзију вашег пројектног плана. Требало би да одговори на питања:

• Која је сврха пројекта?
• Који су циљеви пројекта?
• Које су кључне прекретнице?
• Колико ће времена требати да се заврши пројекат?
• Колико је буџет?

Нека буде кратак како не бисте затрпали заинтересоване стране пројекта непотребним детаљима. То ће бити документ на који се заинтересоване стране у пројекту и чланови пројекта често позивају током трајања пројекта.

2. Направите структуру рашчлањивања послова

Након што креирате сажетак пројекта, потребно је да направите акциони план за покретање пројекта. Овај акциони план назива се структура рашчлањивања послова (ВБС). Уместо писања сваке радње коју треба предузети да би се пројекат завршио, ВБС се фокусира на резултате и прекретнице. Правила за израду ВБС -а су:

• 100% правило: Сав рад који се налази у ВБС -у мора бити 100% неопходан за постизање циљева пројекта. У њему не би требало бити неповезаног или сувишног посла. Подзадаци такође морају бити 100% потребни за довршетак надређеног задатка.
• Међусобно искључују: Немојте два пута полагати рачуне за било који посао. Кршићете правило 100% и имаћете погрешне прорачуне приликом израчунавања ресурса потребних за завршетак пројекта.
• Исходи, а не акције: Ваш примарни фокус треба да буде на резултатима, а не на акцијама. На пример, ако градите кућу, један производ се заснива. Кораци у овом резултату биће одабир локације, копање, инсталирање и заптивање темеља. Дакле, не губите се у овим радњама, већ се фокусирајте на исход, који има основу.
• Правило 8/80: Ово правило наводи да задатак не би требало да траје мање од 8 сати, а не би требало да траје ни више од 80 сати. Када примењујете ово правило, ако посао траје више од 80 сати, поделите га даље у мањи радни пакет.
• Додели: Требало би да доделите задатак одређеној особи или тиму. Ако је ваш ВБС темељит, не би требало доћи до преклапања посла између појединаца или тимова.

3. Направите временски оквир

Када креирате структуру рашчлањивања посла, одвојите време за довршавање сваког задатка. За задатке нећете радити сами, консултујте се директно са особама које ће то учинити. Питајте их шта им је потребно за обављање посла и колико ће им времена требати.

Не будите превише оптимистични када ово радите. Створите равнотежу између давања довољно времена за извршавање задатака и остајања унутар укупног временског оквира пројекта. Омогућите и мало простора за кретање за све неочекиване ситуације.

4. Распоред у зависности

Сада знате колико ће времена требати да се заврши сваки задатак. Али шта је са задацима који зависе један од другог? Често постоји неколико секвенци једног задатка које зависе једна од друге.

Обично постоје четири врсте управљања пројектима зависне од пројекта. Су:

1. Заврши до почетка: први задатак мора бити довршен пре него што други задатак почне.
2. Од краја до краја: други задатак не може бити завршен пре него што је први задатак завршен. На пример, ако проводите електрично ожичење за кућу, не можете положити жице до прегледа.
3. Старт-то-старт: узастопни задаци не могу почети пре него што први задатак почне. На пример, не можете изравнати бетонски под док не улијете бетон.
4. Почетак до краја: први задатак мора да почне пре него што се други заврши. На пример, ако надограђујете на нови софтвер, почет ћете са инсталирањем новог софтвера пре него што избаците стари.

Зато се побрините да идентификујете природу зависности које имате при руци, а затим радите на њима. У неким ситуацијама зависности су сложенији процеси, па направите дијаграм тока, стазе за пливање или кодирање боја како бисте их лакше визуализирали и идентификовали.

5. Креирајте основну временску линију

Сада је време да визуализујете временску линију свог пројекта. Постоји неколико алата за управљање пројектима које можете користити за израду временске линије пројекта. Тхе за већину пројеката је Ганттов графикон.

Гантов графикон вам даје брзи снимак вашег пројекта, датуме почетка и завршетка задатака, кључне прекретнице, зависности и додељене задатке. Гантови графикони су интерактивни и могу се ажурирати и уређивати у реалном времену. Остали алати за временску линију које можете користити за изградњу и управљање временском линијом су историјска хронолошка линија и временска линија вертикалног графикона.

6. Сенд Ит Оут

Поделите временски оквир са свим заинтересованим странама у пројекту. Одушевиће их када виде јасан план акције за пројекат. Они ће такође желети да размисле и дају предлоге како да побољшају неке ствари на пројекту. Будите отворени за повратне информације.

7. Промените по потреби

Пројекат је живо биће и наставиће да се мења и развија. То није нужно лоша ствар. То само значи да се морате прилагођавати како се ствари стално мењају.

Добра ствар је што ћете, када већ имате временски оквир, имати више овлашћења да унесете промену. Такође, побрините се да промене промените у реалном времену са свим актерима пројекта.

Креирање временске линије за управљање пројектима

Креирање прве временске линије за управљање пројектима може бити застрашујуће. Међутим, помоћу горенаведених корака можете креирати педантну временску линију и успешно испоручити свој пројекат. Дакле, будите сигурни да примените горњу смерницу и да имате звездану временску линију.

9 уобичајених грешака у управљању пројектима (и шта уместо тога учинити)

Желите да завршите велике пројекте без лошег управљања или прекорачења буџета? Ево неколико савета који ће вам помоћи да избегнете ове грешке.

Прочитајте следеће

О аутору