9 уобичајених грешака у управљању пројектима (и шта уместо тога учинити)

У пројекту се чак и мале грешке могу испоставити скупо за вашу каријеру. Такође може избацити пројекат из колосека и негативно утицати на ваше перформансе, осим што ће вашу организацију коштати пуно новца.

Ево неколико типичних грешака у управљању пројектима које бисте требали избегавати по сваку цену.

1. Не следећи прави метод

За успешан пројекат потребна је одговарајућа стратегија у складу са пројектним захтевима и способностима чланова тима. Да бисте пројекат усмерили ка успеху, треба да пронађете најбољу методологију за управљање пројектима како би чланови били фокусирани и ангажовани.

Можете да процените снаге и слабости чланова вашег тима СВОТ анализом пре него што развијете стратегију. СВОТ алати омогућавају вам да одаберете циљ пројекта и унесете податке о предностима, слабостима, могућностима и претњама.

2. Неефикасна комуникација

Недостатак ефикасне комуникације једна је од главних замки у управљању пројектима с којима се можете сусрести. Током неспоразума, чланови тима криве једни друге; али пројекат је тај који на крају буде ометен.

Да бисте избегли такве проблеме, увек имајте јасну комуникацију међу члановима пројекта. Задржавање свих у вези биће корисно за спречавање погрешне комуникације. Обавезно обавестите остале заинтересоване стране о свим променама у одлукама.

За комуникацију у реалном времену одаберите апликације као што је Слацк које воде евиденцију о комплетном разговору. Гоогле Јамбоард је моћан избор за аудио-видео комуникацију између чланова тима који су укључени у управљање пројектима.

Повезан: Шта је млитавост и како то функционише?

3. Не користи софтвер за управљање пројектима

Требали бисте максимално искористити аутоматизацију и програмиране алате за паметно управљање пројектима. Успешне организације примењују једну или више апликација за поједностављење управљања пројектима.

Алати за управљање пројектима побољшавају ефикасност ресурса и праћење напретка, без обзира на величину и врсту пројекта. Можете користити ПроофХуб за планирање и извршавање пројеката путем Канбан плоча, Ганттових табела, провере на мрежи и функција динамичког извештавања.

Такође можете испробати ЦлицкУп за управљање пројектима или задацима како би се искористиле функције попут зависности од задатака, понављајући задаци, окретан приказ табле и додељивање коментара као задатака. Такође вам омогућава да одаберете образац погодан за ваш пројекат и аутоматски ће додати могуће задатке.

4. Недостатак података чланова тима

Један од главних узрока неуспеха пројекта је недостатак подршке чланова тима. То се може догодити када менаџер пројекта не слуша тим. Алтернативно, када тиму није стало да истакне став у корист пројекта, могло би доћи до негативних утицаја.

Пре и током пројекта, тим би требало да има више састанака са менаџером. Помоћи ће им да схвате важност пројекта и разговарају о његовој стратегији и току рада.

Ако састанак лицем у лице није изводљив, тимови се могу придружити виртуелном састанку путем Зоом где могу да учествују у анкетама и разговарају о пројекту путем функције табле. Гоогле Меет такође нуди услугу састанка на мрежи са функцијама попут аутоматизованих натписа уживо и више контрола за домаћина састанка.

5. Недостатак квалификованих ресурса

Избор неискусних и неефикасних ресурса може цео пројекат довести у опасност. Често бирате чланове за пројекат на основу њихове доступности, а не на основу њихових вештина и искуства у релевантним пројектима.

Из тог разлога, неопходно је мудро одабрати чланове тима који могу пројекат усмерити ка успешном завршетку у одређеном временском оквиру. Ако ваша организација нема радну снагу потребну за одређени пројекат, увек можете да препустите ефикасне и искусне људе Упворк или Фиверр.

6. Истовремени рад на више пројеката

Рад на многим пројектима одједном може вам узети данак и негативно утицати на квалитет и ефикасност вашег рада. Да бисте избегли уска грла, делегирајте све друге задатке док радите на великом пројекту. Ако истовремено морате да управљате са више пројеката, за управљање задацима користите апликације календара и листе обавеза.

Гоогле календар је свестрана календарска апликација коју бисте требали користити када учествујете у више пројеката. Омогућава вам да на једном месту закажете календарске догађаје из е-поште и ћаскања, делите доступност и прегледате личне или пословне догађаје.

Такође можете да користите Тодоист да бисте централизовали све задатке и правилно их организовали. Постоји начин без муке синхронизујте Гоогле календар са Тодоистом апликација.

7. Непрактична процена и управљање временом

Као менаџер пројекта, дужни сте да све држите на путу. И због тога, понекад можете клијенту понудити нереалан временски распоред и чланове тима оптеретити прековременим радом. У другом сценарију, ваша попустљивост према тиму доводи до кашњења пројеката. И једно и друго штети вашем пројекту и односу клијент-организација.

Коришћење ефикасних алата за праћење времена попут Тиме Доцтор ће вам помоћи да пратите продуктивност запослених и време које је потребно сваком задатку. Ако ваш пројекат укључује наплату на основу радног времена, можете да користите Правовремено за стварање педантног радног записа за фактурисање.

8. Микро управљање тимом

Као менаџер пројекта, не бисте требали управљати члановима свог тима на микро. Људи у тиму могу на ову навику гледати као на знак неповерења. Може негативно утицати на радно окружење. Пружање извесне слободе вашем тиму инспирисаће их за марљив рад и стварање позитивног окружења.

Можете користити Асана поставити циљеве на почетку пројекта и добити обавештење када тим изврши одређени задатак. Тимски рад је још једна апликација за управљање задацима која вам омогућава додељивање задатака другима и праћење пропусног опсега тима и капацитета за делегирање задатака како би се избегло сагоревање.

9. Немогућност управљања обимом пројекта

Промена опсега пројекта на пола пута довешће до погрешне алокације трошкова и времена, а истовремено ће ризиковати успех пројекта. Чак и мала промена може одложити целу операцију.

Да бисте избегли ове проблеме, имајте детаљно дефинисан опсег од почетка. Да бисте били сигурни у правилно управљање пројектним резултатима, будно пратите напредак пројекта. Такође, увек добро информишите спонзоре у случају било какве промене обима.

Са Врике, можете управљати током рада пројекта који има много задатака и подзадатака. Његови распореди рада и функције управљања ресурсима помажу вам у управљању обимом пројекта без икаквих проблема.

НТаск је још један алат за управљање пројектима који вас обавештава о напретку пројекта и коришћењу буџета тако да можете претпоставити било какву промену обима пројекта.

Избегавање уобичајених грешака за успешно управљање пројектима

Правилно планирање, будност и транспарентна комуникација осигуравају управљање пројектима без напора. Испробајте ове савете да бисте избегли неке уобичајене грешке у управљању пројектима и довршили пројекте на време.

5 најбољих бесплатних апликација Гантт Цхарт за управљање пројектима

Гант-ове табеле вам омогућавају да планирате задатке до данашњег дана и да визуализујете напредак пројекта. Погледајте ових 5 бесплатних апликација!

Прочитајте следеће

О аутору