Шта је временски оквир и како то повећава вашу продуктивност?

Ако ви или ваши саиграчи немате временско ограничење за извршавање одређеног задатка, можда ћете бити мање продуктивни. Коришћење временског оквира за управљање временом помаже вам да ублажите цурење времена и повећате продуктивност.

Многе глобалне организације и изузетно успешни професионалци користе технике временског оквира. Чланак објашњава шта је временско паковање, како функционише и његове предности и недостатке.

Шта је Тимебокинг?

Временски оквир је тактика управљања временом са фокусом на циљеве пројекта. Када примените ову стратегију у свом професионалном или личном животу, оспособљени сте за то зауставити одлагање и повећати продуктивност.

Временски оквири су јединице временског оквира. Временски оквир треба да буде реалан, али фиксни временски оквир за задатак. Ако је посао сложен, можете доделити више временских оквира. Временски оквири могу бити минуте, сати, дани, недеље или чак месец, у зависности од пројекта и његових задатака.

Тимебокинг вам омогућава да планирате временски буџет за сваки задатак у пројекту. Седите са својим тимом и направите листу задатака за пројекат. Ви и ваш тим бисте требали заједно да мозгате како бисте дефинисали временско ограничење за задатке.

Подаци попут задатака, ресурса и дефинисаних временских оквира обично су доступни у апликацији за управљање задацима. Метода временског оквира је светски призната процедура управљања временом која осигурава висококвалитетан рад у најкраћем могућем року.

Како подесити временски оквир

Ако не верујете да би вам било потребно много труда за постављање временског оквира, изненадићете се да то заправо није тако тешко како звучи. Ево неколико брзих корака за једнократно постављање временског оквира и његово коришћење за будуће пројекте:

1. Направите листу обавеза пројекта:

Можете да користите било које мрежне апликације попут Редбоотх и ОмниФоцус да бисте креирали листу обавеза за задатке било ког пројекта. Уверите се да ви и ваш тим правилно истражујете пре финализације листе задатака.

Повезан: Елегантне апликације са списком обавеза за продуктивне минималисте

2. Групирајте и одредите приоритете задатака:

Треба да уочите сличне задатке и групишете их у суседне временске оквире. Помоћи ће вама или вашем тиму да избегнете непотребан губитак времена приликом пребацивања између задатака.

Неке задатке такође морате одредити по приоритету и преместити их у први скуп временских оквира. Разговарајте са власником пројекта или клијентом о тачном одређивању приоритета задатака. Означите приоритетне задатке у посебном коду у боји.

Можете да користите апликације попут нТаск, Врике, Трелло, Басецамп, итд., За брже онлајн груписање и одређивање приоритета.

3. Доделите временски оквир за сваки задатак:

Да бисте одредили одређено време за појединачне задатке, морате узети у обзир рок испоруке који сте понудили клијенту. Сада се можете састати са својим тимом на сесији мозга како бисте се договорили о реалној додели временског оквира за пројектне задатке.

4. Дефинишите временски оквир за прекиде:

Поставите рационална фиксна времена за паузе, техничке застоје и друге непродуктивне задатке који ће такође потрошити временски буџет за било који пројекат.

Доступне су многе апликације за подсетнике које можете да подсетите да направите паузу када је у паузи. Тхе популарне апликације за подсетнике су ТицкТицк, Раинлендар, 2Даи, Кана Реминдер итд.

Повезан: Како пратити своје слободно време са правовременом апликацијом

5. Који временски оквир одабрати:

Могу постојати две врсте временског боксања: тврдо и меко. Меко временско паковање сугерише пред крај да довршите задатак. С друге стране, хард тимебокинг вам говори да престанете радити на задатку ако је додељено време истекло, чак и ако посао остаје непотпун.

За једноставне задатке помогло би ако се одлучите за тежак временски оквир. Уложите време које штедите од тврдих временских оквира у сложене задатке кроз софт тимебокинг.

6. Користите тајмер за задатке:

Када ви или ваш тим започнете задатак, користите тајмер за праћење времена. Запишите време потребно за извршење задатка на листу обавеза ради анализе. Било би вам корисно ако на својим рачунарима користите апликације за аутоматско одбројавање, на пример Пешчани сат и СнапТимер.

7. Држите дистракције даље:

Временски оквири помажу вама и вашем тиму да се концентришете на задатак. Такође помаже да се временски проток најбоље искористи за већу продуктивност. Међутим, побољшања ћете видети током временског оквира само ако заиста посветите пажњу задатку током текућег временског оквира.

Да бисте зауставили ометање посла, морате зауставити сва обавештења која би вас могла одвратити од задатка. Можете користити алате као што су Фреедом, Блоцк Цолд Туркеи, РесцуеТиме, СелфЦонтрол итд.

8. Преглед и награда:

У почетној фази морате да снимите пуно података из процеса временског оквира. Треба да сачувате податке попут бројева задатака, временских оквира, времена по задатку итд. Користите ове прикупљене податке да бисте проценили како тимебокинг помаже вама и вашем тиму да постигнете жељени ниво продуктивности.

Повремено можете наградити чланове свог тима када изврше задатке у унапред дефинисаном временском оквиру. Помаже у расту мотивације међу члановима тима.

Прос Тимебокинг

Тактика временског оквира односи се на све што је повезано са потрошњом времена. Без обзира да ли се ради о кућним пословима или професионалним одговорностима, тренутне користи ћете видети када вежбате временски бокс. Неке од предности су:

1. Ви и ваш тим постајете заиста опрезни у погледу начина на који трошите своје време.
2. Тимебокинг вам омогућава да се ефикасно усредсредите на пројектне радове за испоруку висококвалитетних производа или услуга.
3. Временско паковање осигурава да довршите један по један задатак, смањујући тако оптерећење задатка.
4. Временско паковање је техника управљања радом оријентисана ка циљу. Када ви или ваш тим радите у окружењу усмереном на циљеве, осећате се мотивисано.
5. Можете уживати у бољој равнотежи између пословног и приватног живота кроз временски оквир. Временски оквири вам ефикасно говоре када је ваш календар бесплатан за повремени састанак тима или за породичну вечеру.

Против Тимебокинг-а

Поред његових свестраних предности, постоји и неколико недостатака, а то су:

1. Потребно је мало искуства да бисте поставили одговарајућу стратегију временског оквира.
2. Неки тврде да због циљева временског оквира нису у могућности да пруже квалитетну услугу или производе.
3. Неки стручњаци могу се осећати пренеражено када виде много задатака у својим календарима.
4. Неколико појединаца верује да их тајмери ​​временских оквира одвлаче од посла кад се искључе.

Време је за временски оквир

Горе поменуте стратегије и савети за временски оквир помоћи ће вам да постигнете одрживу продуктивност и раст у свом професионалном или личном животу.

Биће вам лакше да примените временско ограничење када користите аутоматизоване и мрежне апликације за управљање задацима. Ако желите да користите апликацију за управљање задацима која ће вам помоћи у временском оквиру, обавезно одаберите праву, тако да не морате чешће да мењате апликације.

Интернет водич за управљање задацима: 10 савета за избор праве апликације

Ако желите да одаберете апликацију за управљање задацима за ефикасније управљање пројектима, ево неколико ствари које бисте требали узети у обзир!

Прочитајте следеће

О аутору

Проширите да бисте прочитали целу причу