Како написати бољи е-маил: 3 једноставна савета

Разумевање писања добрих е-маилова је пресудна вештина, посебно за посао. Без обзира да ли сте власник малог предузећа или сте самозапослени, вероватно ћете свакодневно обрађивати безброј е-порука.

Можете користити е-пошту као свој примарни начин комуникације са другим предузећима и купцима. Написивање е-поште може изгледати као једноставан задатак, али људи често пате од погрешне комуникације.

Ево неколико савета који вам могу помоћи!

1. Будите прецизни

У комуникацији путем е-поште морате бити прецизни са оним што говорите. Једноставна е-пошта попут „Морам ово да урадим до сутра“. неће бити довољно ако шаљете поруке запосленом.

Иако би ваши запослени требали да разумеју већину онога што кажете, зашто ризиковати од погрешне комуникације када уместо тога можете бити директни?

2. Правилно структурирајте своју е-пошту

Оптимизација линије предмета

Треба побољшати све аспекте ваше е-поште, од теме до тела.

Сваки дан примате безброј е-маилова, а неки од њих се истичу, зар не? Обично су то они са оптимизованом линијом предмета. Тема вашег е-маила треба да буде релевантна за целокупан предмет е-поште.

Када не препознамо линију предмета или се чини небитном, једноставно избришемо е-пошту пре него што је прочитамо. Да бисте то избегли, уверите се да је линија предмета правилно структурирана.

Тело е-поште

Започните е-пошту поздравом. Важно је бити формалан у комуникацији са клијентима и пословним партнерима. Сасвим је у реду користити неформални говор када је то прикладно, али у већини случајева је боље користити формални говор.

Које питање или радњу покушавате да пренесете? Добро је прећи на ствар након поздрава. Не устручавајте се да будете директни.

Завршни

Крај ваше е-поште је последња ствар коју ће ваши купци или пословни партнери прочитати. То може утицати на то да ли ће вам дати одговор или не.

Покушајте да завршите е-пошту као у разговору. Имаћете веће шансе да добијете позитиван одговор ако сте љубазни, професионални и јасни са својим позивом на акцију.

Слање прилога

Ако имате велики прилог који желите да пошаљете, не бисте то смели да радите путем е-поште. Уместо тога, отпремите датотеку у услугу за размену датотека и уместо тога пошаљите везу. Ово изгледа много професионалније.

3. Уреди и лекторирај!

Приликом припреме е-поште покушајте да замислите да ће је прочитати сви у компанији. Е-адресе се брзо креирају, али могу оставити трајни утисак, зато обавезно прегледајте свој рад пре него што кликнете Пошаљите.

Постоји много бесплатних алата на мрежи који вам могу помоћи да осигурате да је ваш рад добро написан и граматички исправан. Укључује структуру реченице, интерпункцију, правопис итд.

Граматички

Граматички анализираће део текста који сте написали и провериће да ли има граматичких грешака. Можете га инсталирати као екстензију прегледача и тако му имате приступ без обзира коју веб страницу користите.

На пример, Граммарли може проверити вашу граматику док куцате е-пошту на Гмаил-у или другим веб локацијама.

Граммарли је доступан бесплатно, али има и премиум верзију. Његова бесплатна верзија добро открива основне и напредне граматичке и интерпункцијске грешке, попут зареза, покренутих реченица, алитерације, фрагмената итд.

Такође ће проверити правописне грешке, плагијаризам и стил писања. Премиум верзија Граммарли додаје додатни додир свему што бесплатна верзија нуди. Међутим, премиум Граммарли је углавном намењен онима који планирају објављивање чланака.

Повезан: Да ли је вредна граматике Премиум? Ево свега што треба да знате

Хемингваи Едитор

Тхе Хемингваи Едитор је бесплатна мрежна алатка која ће вам помоћи да побољшате стил писања. Платформа је идеална за уређивање кратких комада, попут е-поште.

Поред тога, Хемингваи Едитор ће вас подстаћи да будете јасни и директни у писању, чак и ако пишете дугачке чланке са сложеним реченицама. Помоћу овог уређивача можете проценити сложеност и читљивост вашег рада.

Да ли сте знали да Мицрософт Ворд има сјајне могућности провере? Када отворите Мицрософт Ворд, кликните на Датотека> Опције> Исправка. Можете да изаберете опције аутоматског исправљања и правописа које желите да Мицрософт Ворд провери.

Поред тога, Мицрософт такође нуди Мицрософт Едитор, додатак прегледача који вам може помоћи да проверите да ли у документима постоје граматичке грешке, стил и још много тога.

Сјајна ствар у уређивању е-поште у програму Мицрософт Ворд је та што се уређивање / обликовање сјајно преводи у неке апликације / веб локације е-поште, као што су Гмаил или Оутлоок.

Данас ће већина популарних провајдера е-поште имати интегрисане опције за уређивање. Многи од њих ће такође проверити да ли постоје граматичке грешке. Осим Гмаил-а, Иахоо и Оутлоок такође имају опције форматирања за е-пошту.

Повезан: Најпопуларнији добављачи е-поште бољи од Гмаил-а и Иахоо-поште

Научите како да структурирате савршену е-пошту

Већина нас проводи значајан део дана састављајући и читајући е-пошту. Пуно времена ови имејлови могу збунити друге. Горе наведени савети требали би вам помоћи да напишете концизне, јасне и лако разумљиве е-поруке.

Ваши имејлови су одраз ваше професионалности, пажње према детаљима и вредности. Зато имајте на уму како би други могли протумачити тон ваше е-поште.

5 бесплатних алата за е-пошту за чишћење поштанског сандучета и побољшање Гмаил-а

Желите да извучете максимум из Гмаил-а? Користите ове бесплатне апликације и додатке прегледача да бисте побољшали пријемно сандуче и побољшали доживљај е-поште.

Прочитајте следеће

О аутору

Проширите да бисте прочитали целу причу