Коришћењем спајања поште можете да персонализујете масовне адресе е-поште и писма помоћу чувара места. Све што вам треба је база података о контактима и образац за е-пошту или писма њима.
У овом чланку ћемо вам показати како направити Мицрософт Ворд спајање поште користећи Екцел базу података. Кораци су преузети из програма Мицрософт Ворд и Екцел 2016, али је поступак исти за сва издања.
Како извршити спајање поште из програма Екцел
Спајање поште користи изворе података из базе података и смешта их у одговарајуће чуваре места да би персонализовало ваше масовне е-адресе. Ове базе података могу бити било шта са доле наведене листе:
1. Отвори свој Мицрософт Екцел Табела.
2. Направите ручну листу контаката у Ворд када користите спајање поште.
3. Изаберите подаци о контактима из апликације Мицрософт Оутлоок.
На располагању су вам две опције:
- Гмаил контакти у компатибилној датотеци.
- Мицрософт СКЛ Сервер.
База података Мицрософт Екцел радне свеске је најпожељнија када треба да користите обједињавање поште у програму Ворд. За спајање поште користићете Екцел да бисте креирали базу података коју ће Ворд користити касније.
Ако немате Екцел датотеку са контакт подацима, можете је користити пример Екцел датотеке у пробне сврхе.
Да бисте избегли било какве недоследности у масовним е-порукама или писмима, морате да подесите Екцел датотеку како је наведено у наставку:
- Први ред треба да има само заглавља колона почев од ћелија А1. Ворд ће користити ова заглавља колона као Споји поља када користите Мицрософт Ворд спајање поште.
- Требало би да уредите заглавља колона тако да се подударају са именима чувара места која ћете користити у документу предлошка е-поште или писма.
- Морате осигурати да датотека прорачунске таблице садржи податке о контактима као један запис по обрасцу реда. На пример, у тренутном упутству, сви доступни детаљи о контакту купца Јамес Бутт је доступан између ћелије А2 и Ј2.
- Нумерички подаци за било који контакт, попут поштанских бројева, процената попуста, километража, валута итд., Требају бити у одговарајућем формату броја.
- Да бисте унели било какве промене, изаберите ћелију или опсег ћелија који садржи нумеричке вредности.
- У Почетна картица, унутар Трака, кликните падајућа стрелица Осим тога Генерал.
- Унесите све додатке пре него што повежете Вордов документ за обједињавање поште са Екцел датотеком базе података. Једном када унесете све промене, сачувати Екцел датотеку.
- Датотека Екцел базе података ваших контаката требало би да буде присутна у локалном складишту рачунара.
- Уверите се да су сви подаци на првом листу Екцел радне свеске.
Како се врши спајање поште у програму Ворд
Након креирања базе података у програму Екцел, потребно је да отворите образац е-поште или писма који желите да пошаљете многим примаоцима. Следите кораке описане у наставку:
1. На Трака, кликните на Картица Маилингс.
2. У Покрените групу Спајање поште, мораћете да кликнете на Покрените Спајање поште.
3. Видећете шест типова докумената за обједињавање поште. Кликните на Писма или Е-маил поруке.
Повезан: Како се штампају налепнице обједињавањем поште у Мицрософт Ворд-у и Екцел-у
4. На Покрените Спајање поште група, кликните на Изаберите Примаоци. Видећете опције као што су Унесите нову листу, Користите постојећу листу и Изаберите из Оутлоок контаката.
5. Можете одабрати било коју од горе наведене три опције, у зависности од тога како желите да повежете листу контаката са словом шаблона. У овом водичу, бирајмо Користите постојећу листу искористити Екцел база података коју сте раније креирали или преузели.
6. На Изаберите Извор података пронађите фасциклу у којој је доступна датотека Екцел базе података. Када пронађете датотеку, изаберите је, а затим кликните на Отвори за учитавање базе података у Ворд-ово спајање поште.
7. Видећете Изаберите табелу оквир за дијалог. Изађите из оквира кликом У реду без икаквих промена у дијалошком оквиру.
8. То је сјајно! Успешно сте повезали изворне податке са програмом за спајање програма Ворд.
9. Ворд ће аутоматски подударати заглавља колона базе података са ставкама поља за спајање. Да бисте осигурали одговарајуће подударање, идите на Група Напиши и убаци поља на Картица Маилингс од Трака а затим кликните на Матцх Фиелдс.
10. Матцх Фиелдс Појавиће се дијалошки оквир. У левој бочној колони видећете ставке поља за обједињавање. На десној страни ћете пронаћи одговарајуће податке из повезане Екцел базе података.
11. Биће исто ако користите друге изворне податке, као што су Оутлоок контакти или извезени контакти из Гмаил-а. Померајући се кроз листу, уверите се да нема неусклађености. Кликните на У реду затворити.
12. На слову предлошка ставите курсор испред првог слова и притисните Ентер неколико пута да направим мало простора изнад тела слова.
13. Поставите курсор на врх документа, а затим кликните на Блок адреса у Група Напиши и убаци поља на Картица Маилингс од Трака.
14. На левој страни Уметните блок адресе У дијалошком оквиру можете одабрати име, назив компаније, адресу, државу итд., опције форматирања. На десној страни видећете преглед блока адреса.
15. Можете користити Матцх Фиелдс могућности исправљања свих неусклађености улазних података. Кликните У реду додати АддрессБлоцк у оквиру шеврона.
16. Затим кликните на Поздравна линија у Напиши и убаци поља група по АддрессБлоцк, дајући му размак између редова.
17. Тхе Уметни поздравну линију појавиће се дијалошки оквир. Измене можете извршити по жељи, а затим кликнути У реду. Тхе ГреетингЛине у оквиру шеврона ће се појавити у писму.
18. Можете кликнути на Преглед резултата команда на Трака да видим како писмо изгледа.
19. Такође можете додати прилагођена поља за спајање осим АддрессБлоцк и ГреетингЛине. Рецимо да желите да додате Марка и модел возила у оквиру тела писма.
20. Да бисте то урадили, отворите датотеку базе података Екцел повезану на спајање поште и додајте Марка и модел возила заглавље колоне. Унесите детаље о возилу и сачувати Екцел датотеку.
21. Сада идите на Ворд документ за спајање поште и поновите кораци четврти, пет, и шест.
22. Сада одаберите било коју реч или неколико речи унутар тела слова, а затим кликните на Уметните поље за обједињавање на Група Напиши и убаци поља.
23. На Уметните поље за обједињавање кутија, изаберите Поља базе података, а затим изаберите Марка и модел возила. Кликните на Уметни да бисте додали прилагођено поље за спајање.
24. Тако можете додати онолико променљивих чувара места колико желите да прилагодите свако писмо или е-пошту коју пошаљете. Обједињавање поште Мицрософт Ворд аутоматски ће подударати податке са именом прималаца.
25. На Трака, кликните на Заврши и споји наредбу, а затим изаберите Штампање докумената или Пошаљите поруке е-поште. Можете и да кликнете на Уређивање појединачних докумената да бисте лекторирали своје е-поруке или писма пре него што их пошаљете.
Користите Спајање поште да бисте повећали продуктивност е-поште
Сада знате како се врши спајање поште помоћу програма Мицрософт Ворд и Екцел. Користите обједињавање поште да бисте брже слали прилагођене е-поруке и успостављали добар однос са својим професионалним или личним контактима. Наставите да користите Ворд да бисте олакшали свој професионални и лични живот него раније.
Мицрософт Ворд не би био алат који јесте без својих продуктивних карактеристика. Ево неколико функција које вам могу помоћи сваки дан.
Прочитајте следеће
- Продуктивност
- Савети е-поште
- Савети за прорачунске табеле
- Мицрософт Ворд
- Мицрософт Екцел
- Спајање поште
- Савети за Мицрософт Оффице
Тамал је слободни писац у МакеУсеОф-у. Након стицања значајног искуства у технологији, финансијама и пословању процесе на свом претходном послу у компанији за ИТ консалтинг, писање је прихватио као редовно занимање пре 3 године. Иако не пише о продуктивности и најновијим технолошким вестима, воли да игра Сплинтер Целл и гледа бинге Нетфлик / Приме Видео.
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, прегледе, бесплатне е-књиге и ексклузивне понуде!
Још један корак…!
Молимо потврдите своју адресу е-поште у е-поруци коју смо вам управо послали.
