Иако је алат за продуктивност, е-пошта вам главно омета током радног времена и спречава вас у обављању важнијих задатака. Можда чак имате навику да проверавате е-пошту кад год стигне обавештење.
Такве праксе ометају ваш учинак и стварају сметње у постизању вашег циља. Да бисте повећали продуктивност, можда ћете желети да примените следеће приступе за контролу употребе е-поште.
1. Не започињте дан са Инбок-ом
Током јутра, требали бисте размотрити своје приоритете, направити списак обавеза током дана и усредсредите се на најважнији задатак без бриге о туђим захтевима. Колико год примамљиво било ујутро прво проверити е-пошту, то вам скреће пажњу.
Повезан: Дигитал вс. Листа обавеза на папиру: шта је боље?
Ваш ум је претрпан могућим одговорима на е-пошту и као резултат, ваш стварни посао пати. Одговарање на имејлове рано ујутро омогућава људима да знају да сте већ доступни. Стога свој дан морате започети фокусирајући се на посао, а не на е-пошту.
2. Редовно празните сандуче
Није потребно одговарати на сваку е-пошту коју добијете. Међутим, потребно је да обрадите сваку е-пошту како би поштанско сандуче било пуно непрочитаних е-адреса. У супротном, нећете пронаћи потребну е-пошту. Помоћу ових метода можете да сачувате пријемно сандуче од масовних непрочитаних порука:
- Урадите: Ако се у е-поруци затражи било који задатак за извршење који ће потрајати мање од два минута, учините то одмах.
- Делегат: Овде се не ради нужно о преношењу одговорности на некога другог. Дакле, можете проследити задатак правим људима.
- Одложити: Ако на е-пошту не треба хитан одговор, одговор можете одложити на боље време.
- Избриши: Требали бисте одмах избрисати имејлове који су делегирани неком другом или некритичним како бисте избегли збрку и неред.
3. Суздржите се од ЦЦинг-а сваке е-поште свима
ЦЦинг имејлови могу понекад бити потребни, али то обично значи да вас бомбардују одговорима који немају никакве везе с вама. Док шаљете е-пошту, не додајте више од две особе у поље ЦЦ.
Ако вас колеге проследе у е-пошту која садржи информације које не требате знати, такође можете добити непотребне е-поруке. У том случају, требало би да обавестите свој тим да одговори појединачно, уместо да одговара свима, осим ако не деле неке информације које сви морају знати.
4. Провера е-поште у пакетима
Постоје две врсте корисника е-поште: Прва врста зависи од обавештења и проверава е-пошту одмах када стигне. Друга врста пошиљаоца има одређено време да провери све е-адресе у пакету како би то могли заборавити остатак дана.
Морате бити друга врста да бисте ефикасно обављали задатке. Одредите своја правила када треба проверавати време.
Један од најбољих начина да спречите да вам поштанско сандуче е-поште измакне контроли и уштеди ваше драгоцено време је коришћење спољне помоћи за преглед ваших порука. Паметна опција за управљање е-поштом је коришћење алата попут Санебок или Унролл.ме.
Санебок вам помаже да сортирате и раздвојите поштанско сандуче е-поште и направите место само за важне е-адресе. Било која друга адреса е-поште која стигне на вашу адресу е-поште отићи ће у отпад или у архиву. Уз Унролл. Ја, можете отказати претплате на е-пошту које нису потребне.
6. Изаберите нови оперативни модел за комуникацију
Увођењем новог модела комуникације међу члановима вашег тима можете постати мање зависни од е-поште. На пример, можете користити алат за управљање пројектима за групну комуникацију или договорите кратак састанак. Помоћу алата за управљање пројектима можете да напишете све потребне показиваче уз пројекат.
Исто тако, можете да закажете један-на-један разговор путем телефона како бисте избегли дугу нит е-поште. За сарадњу и комуникацију у реалном времену можете да користите услуге размене порука попут Слацк, Стадо, Иаммеритд., да бисте се брзо повезали са својим тимом за било које потребе.
Повезан: Шта је млитавост и како то функционише?
7. Побољшајте етикету е-поште
Да бисте постали успешнији у обављању више ствари без ометања, фино подесите своје е-адресе е-поште следећим саветима:
- Увек напишите јасан ред теме који одређује тему е-поште. Стога прималац неће занемарити е-пошту и не морате да шаљете додатне е-поруке тражећи одговор.
- Никад не прескочи лекторирање ваших имејлова пре него што погоди Пошаљите дугме. Обезбедиће да нема шансе за неспоразум због грешака у куцању.
- Уверите се да ваш потпис е-поште садржи ваше контакт податке, попут броја телефона. Дакле, прималац вас може директно контактирати ако се укаже потреба.
8. Идите на одгођени одговор
Често можете одговорити на е-поруке чим стигну. Међутим, ово ће вам само одузети концентрацију од вашег примарног задатка. Престаните да журите да одговорите на имејл. Уместо тога, одвојите сат времена или чак и више и одговорите према распореду да бисте управљали долазним сандучетом.
Ако сте забринути због пропуштања хитних е-адреса, у том случају нећете добити е-пошту. У случају нужде примит ћете телефонски позив, а не е-пошту.
9. Испробајте метод „Иестербок“
Креирао Тони Хсиех, овај метод промовише одговарање само на имејл који је стигао јуче - осим ако нису хитни. Основно правило ове технике је да се обради јучерашња поштанска пошта уместо данашње. Наравно, прочитаћете хитну е-пошту која захтева тренутну акцију, али неће бити пуно е-адреса које спадају у ту категорију.
10. Поздравите се са билтенима
Свака е-пошта која стигне у вашу поштанску пошту је еквивалентна један тренутак расејаности. Велики део е-поште коју свакодневно примате су билтени. У већини случајева се нећете ни сетити када сте се претплатили на билтен и зашто.
Да бисте сачували чисту пошту и избегли непотребна обавештења током непарних сати, откажите претплату на билтене који вам нису потребни. Ова претплата може потрајати, али заувек ћете бити ослобођени нежељених имејлова. Увек можете да користите РСС феед уместо е-поште ако не желите да пропустите ниједан пост.
Ваша продуктивност је важнија од ваше е-поште
Бескрајно гомилање е-порука довољно је да вас стреси и расеје. Променом навика у е-пошти овим методама можете зауставити е-пошту да вам одвлачи пажњу и постати високо продуктивни.
Откријте како вам радна станица без сметњи помаже у пажљивом раду и обављању задатака на време.
Прочитајте следеће
- Продуктивност
- Савети е-поште
- Фокусирај се
- Савети за продуктивност
Тамал је слободни писац у МакеУсеОф-у. Након стицања значајног искуства у технологији, финансијама и пословању процесе на свом претходном послу у компанији за ИТ консалтинг, писање је прихватио као редовно занимање пре 3 године. Иако не пише о продуктивности и најновијим технолошким вестима, воли да игра Сплинтер Целл и гледа бинге Нетфлик / Приме Видео.
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, прегледе, бесплатне е-књиге и ексклузивне понуде!
Још један корак…!
Молимо потврдите своју адресу е-поште у е-поруци коју смо вам управо послали.