14 најбољих савета о етикети е-поште које треба да знате

Било да сте писац садржаја, продавац, програмер или радни слободњак, е-пошта је саставни део нашег модерног света.

У ствари, то је најстандарднији облик комуникације међу слободњацима. Због тога је важно научити најбоље праксе и етикете за слање е-поште ако желите привући и задржати клијенте.

1. Вежбајте брзи одговор

Будући да посао слободног платног посла зависи од комуникације путем е-поште, брзи одговор постао је очекивани стандард.

Осим ако не проводите време са породицом и пријатељима, увек бисте требали да циљате да одговорите на све своје е-поруке у року од сат времена. Ако то није могуће, одговорите истог дана током радног времена клијента.

2. Појасните тачку на почетку

Ваши клијенти не требају читати вашу е-пошту до краја, или још горе, више пута, да би разумели поенту коју покушавате да истакнете. Ако пишете е-пошту, на почетку обавезно јасно наведите своју поруку - било у теми или у тексту.

Предмет треба да буде кратак и конкретан. У телу е-поруке нагласите најважније детаље помоћу тачака.

Повезан: Најпопуларнији добављачи е-поште бољи од Гмаил-а и Иахоо-поште

3. Још једном проверите граматику и правопис

Ваша е-пошта је одраз вашег идентитета. Показаће шта клијенти очекују од вас у погледу квалитета рада. Чак и најискуснији професионалци праве грешке у куцању, посебно док куцају са паметних телефона. Међутим, клијенти неће стећи добар први утисак због таквих грешака.

Када завршите са писањем, прочитајте наглас е-пошту како бисте могли да откријете граматичке грешке. Такође можете да користите мрежне алате за додатну помоћ.

4. Нека буде сажет

Ако сте писац који долази из књижевности, можда ће вам бити тешко одољети да не пишете цветним језиком. Међутим, за обичну особу то ће постати само код који не могу да дешифрују!

Увек будите кратки и једноставни. Напишите мале реченице и користите речи које сви знају. Ако морате да пренесете информације које се неће уклапати у неколико пасуса, боље је да закажете виртуелни састанак или телефонски позив.

5. Одговорите на сва питања

Ова тачка може деловати контрадикторно са претходним показивачем, где смо тражили да е-пошта буде кратка. Па, прескакање било ког питања вашег клијента ради сажетости биће непоштовање.

Обрадите упите постављене у сваком одељку е-поште у одвојеним одељцима. Дакле, клијент зна да сте пажљиво прочитали његову е-пошту. Када не можете одмах да одговорите на питање, спомените га када можете.

6. Пратите појединачни и стандардни формат

Док пишете е-пошту својим клијентима, користите један формат за све е-адресе. Обавезно користите исту врсту слова, величину фонта, боју фонта и структуру текста у свакој е-пошти. Ако немате ниједан стандардни формат, једна нит е-поште ће изгледати чудно.

За пословну комуникацију можете користити фонтове попут Ариал, Цалибри и Вердана. За величину, 12 је сигурно. Коришћење шарених фонтова није препоручљиво за ову врсту професионалне интеракције - држимо се црне боје.

7. Завршите потписом

Без обзира на ваш професионални статус, увек је добра идеја да имате потпис е-поште са контакт подацима на дну е-поште. Ово помаже људима да вас памте како би вас одмах контактирали кад год је то потребно.

Додавање персонализованог потписа на крај е-поруке је лако и само ћете изгледати професионално. У потпис додајте своје контакт податке.

Повезан: Како додати потпис е-поште у Мицрософт Оффице 365

8. Користите образац е-поште за одсуство канцеларије

Можете отићи на одмор, али док радите хонорарно, побрините се да то знају ваши клијенти. Поред упозорења лично путем е-поште, било би сјајно ако имате одговор ван канцеларије.

Док радите са више клијената, морате да управљате роковима. Исто тако, ваши клијенти морају знати када могу очекивати ваш одговор.

9. Увек праћење

Праћење ваших клијената је неопходно када сте очекивали одговор, али нисте. У следећу е-пошту можете да копирате све релевантне информације и поново прикачите све кључне датотеке како бисте клијенту помогли да лако пронађе потребне информације.

10. Користите прави језик

Користите стандардни професионални језик док комуницирате са клијентима. Избегавајте употребу емотикона у таквим формалним разговорима. Започните е-пошту љубазним поздравом и директно се обраћајући клијентима са њиховим именима.

Немојте да користите СВЕ ЦАПС или скраћенице попут АСАП или РСВП. Такође је боље да не користите кратки облик имена вашег клијента.

11. Избегавајте да одговарате када сте узнемирени или бесни

Без обзира колико сте у фрееланцинг посао, осећај фрустрације и беса због вашег посла сигурно ће се догодити. Ако вас нека е-пошта клијената узнемири, природни инстинкт би био да одмах одговорите.

Али, увек се уздржи од одговора док те заносе емоције. Останите професионални и напишите углађени одговор када се смирите.

12. Комуницирајте користећи друге методе

Како растете као слободњак, знали бисте када дискусију одвести ван мреже. Иако делите неке временски осетљиве информације, немојте се ослањати само на имејлове. Увек га упарите са било којим начином комуникације у реалном времену, попут телефонског позива или Слацк поруке.

13. Не покушавајте да стекнете пријатеље

Овде сте да бисте изградили пословни однос са својим клијентом, а не да бисте се спријатељили с њим. Увек је сигурно да са клијентом не будете смешни или паметни. Држите се информација и намере ваше поруке. Не жури се да им покажеш своју личност док ћеш имати професионални однос.

14. Не прескочите одговарање

Касњење са одговором на е-пошту или њено потпуно прескакање могло би вас коштати пројекта. Ако је поштанско сандуче пуно е-поште о продаји и непотребних билтена, можда ћете пропустити важну е-пошту свог клијента.

Означите е-пошту постојећих клијената као омиљену тако да је ставите на врх пристигле поште. Да бисте брзо приступили свим имејловима везаним за посао, држите их уредно.

Паметне е-адресе е-поште импресионираће ваше клијенте

Да би се ефикасно управљало предузећем, слање е-поште је суштински део процеса. Испробајте ове брзе хакере како бисте направили професионалну е-пошту и представили се на паметнији и бољи начин потенцијалним и постојећим клијентима.

5 најбољих карактеристика Цлозе-а за неометано управљање пословањем

Ако ваше предузеће укључује хонорарце или консултанте, размислите о коришћењу Цлозе-а да бисте побољшали управљање.

Прочитајте следеће

О аутору