Како написати професионалну е-пошту? 8 једноставних правила по којима треба живети

Ми свакодневно шаљемо и примамо е-пошту. Па ипак, правимо срамотне грешке које не можемо сасвим да „поништимо“. Дакле, писање ефикасне е-поште која садржи радњу вашег читаоца, а имајући у виду изазове нашег света, може бити незгодно.

Имајући то на уму, саставили смо неколико основних правила која морате знати приликом слања е-поште људима. Придржавајте се ових једноставних правила да бисте без напора писали боље е-поруке.

1. Поново размотрите поздраве и одјаве

„Надам се да ћете имати сјајну недељу!“ некада био диван начин за покретање е-поште. Не више! С обзиром на то колико је живот неизвестан, ово може проћи неопрезно и претерано одвојено.

Исто важи и за одјаве попут „Поздрав“, „Најбоље жеље“ или „Наздравље“ - које су и раније функционисале савршено, али понекад могу звучати повучено из стварности.

Па, зашто то не би било једноставно и оригинално? Идите на одјаве попут „Будите сигурни“, „Пазите“ или „С поштовањем“. Што се тиче поздрава, „Надам се да је све у реду“ или „Надам се да ћете се ви и ваши најмилији чувати“ могу бити добра полазна основа.

2. Укључите јасну линију предмета

Ово правило за е-пошту старо је колико и сама е-пошта. То је зато што људи често одлучују да ли ће отворити е-пошту на основу теме.

Уз сав наш рад сада на мрежи, пресудна је потреба за давањем приоритета ономе што је важно и игнорисањем онога што није. Стога, ако и даље остављате ред за предмет празним, велика је вероватноћа да ће ваша адреса е-поште бити занемарена.

Идеална тема има мање од 10 речи. Изаберите ону која се бави вашом забринутошћу и саопштава о чему се ради у е-поруци. „Предлог за ваздухопловни пројекат“, „Састанак је заказан“ или „Брза питања о вашој презентацији“ неки су од добрих примера из предмета из којих можете да надете.

3. Користите професионални потпис

Имајте унапред закључани блок потписа који користите за одговарање на е-пошту на свим личним уређајима. Требало би да садржи ваше име, назив компаније и ваше контакт податке.

То примаоцу даје добру идеју о томе ко сте и како да вас контактира ако се укаже потреба. Што се тиче фонта и величине вашег професионалног потписа, уверите се да је исти као и остатак е-поште.

Такође, завршавајте своје имејлове са поверењем али не претјерујте са изрекама или личним детаљима.

4. Представите се ако се први пут састајете практично

Сви смо наишли на ситуације када смо морали да пошаљемо е-пошту некоме кога нисмо упознали. Добијање е-поште од незнанца може бити чудно. И то је лагано речено.

Дакле, одвојите минут да се представите примаоцу е-поште. Контекст је критичан, а први утисци су и даље важни. Дакле, додајте ред попут: „Здраво! Ово је Траци из Мултисеон Пвт. Лтд, а е-поштом се обраћам јер сте изразили интересовање за куповину наших електронских производа “.

Или, када вас неко упознаје е-поштом, можете да му додате и ред у коме ћете рећи како је лепо е-сусрет.

5. Напишите милосрдне е-маилове

Не можемо нагласити важност овог. Живот је тежак. Највише је неизвесно.

Да ли су пропустили рок? Нису ли се појавили на заказаном Гоогле Меет-у? Пре него што пошаљете строгу е-пошту - зауставите се и размислите. Шта ако постоји хитна медицинска помоћ?

Стога будите саосећајни и распитајте се да ли је с њима све у реду. Е-маил попут „Недостајали сте нам на састанку данас. Само чекирање да ли је све у реду. “ може да изгради односе који су тест времена.

6. Сажимање / промена величине и именовање прилога када можете

О овом правилу е-поште не разговарамо много јер приликом слања великих прилога аутоматски претпостављамо да прималац има довољно простора. Великим датотекама треба више времена да се преузму и зачас могу постати досадне.

Стога нека буде важно да их компримујете или им промените величину. Ако одједном делите превише датотека, добра је пракса да додате пристојну напомену која говори чему служе прилози.

Такође именујте своје прилоге пре него што их пошаљете. Шаљете ЦВ? Преименујте датотеку у Траци_Мацкензие_ЦВ и започните десном ногом.

7. Не користите е-пошту као још једну апликацију за тренутне поруке

Разлог због којег сви волимо размену тренутних порука је тај што је то - тренутно.

Али када помешате то двоје и користите е-пошту као замену за тренутне поруке, ризикујете да будете досадни и непрофесионални.

Због тога морате знати када послати е-пошту, а када је послати с другом. Немој погрешите што сте послали превише накнадних имејлова јер можда раде од куће. Немојте ни некога звати тражећи да провери е-пошту.

Ако је хитно, користите други начин комуникације.

8. Користите хумор за лечење, али умерено

Иако многи користе хумор за улепшавање расположења у овим изванредним временима, проблем коришћења хумора у е-порукама је тај што се он може повратити.

Ако желите да користите хумор у е-поруци, учините то само ако особу добро познајете. Не желите да изађете као непоштовање или безобразлук ако је неко у озбиљној ситуацији. Осим тога, оно што звучи смешно можда неће смешно да се чита.

Реч мудрима: Ако сумњате, најбоље је то изоставити.

Поставите одговоре ван канцеларије и побољшајте равнотежу између пословног и приватног живота

Док шаљете људе е-поштом ових дана, имајте на уму и радно време. Како се начин живота код куће увећава, границе између посла и нашег личног живота постају нејасне. Одговори ван канцеларије олакшавају разумевање када је неко доступан за састанак или одговор на имејл.

Погледајте поставке клијента е-поште и конфигуришите аутоматске одговоре када сте одсутни или нисте за својим столом. На пример, Гмаил га назива Вацатион Респондер, док Мицрософт Оутлоок користи одговоре ван канцеларије.

Надамо се да ће вам ова златна правила писања ефикасних е-порука и правих навика у е-пошти помоћи да уштедите време и направите праве одговоре.

Избегавајте ових 6 грешака за бољу комуникацију е-поштом и текстом

Побољшајте своје комуникацијске вештине избегавањем грешака попут коришћења превише емоџија или куцања великих слова.

Прочитајте следеће

О аутору