Како преузети контролу над поштанским сандучетом и остати продуктиван

За професионалца је немогуће смислити дан без е-поште. Студије показују да корпоративни професионалци проведу око трећине радног времена проверавајући своје сандуче.

Давањем приоритета е-пошти жртвујете своју продуктивност, фокус и креативност. Следећи савети могу вам помоћи да контролишете време долазног сандучета.

1. Ограничите проверу е-поште

Бесконачан број прегледа пристигле поште неће вас одвести никуда. Због тога ограничите број пута који желите проверите нове адресе е-поште у вашем сандучету.

Створите ограничење у зависности од ваших захтева и радног оптерећења. Провера е-поште на почетку и на крају радног времена је у реду. Ако је потребно, можете га проверити и након ручка.

Не проверавајте пријемно сандуче током најпродуктивнијих сати дана, попут јутра и вечери, или када проводите време са породицом. Можете бити флексибилни и наставити експериментисати док не пронађете нешто погодно. На пример, можете поставити ограничења као што су:

• Не проверавајте пословну е-пошту пре 10:00 и после 19:00. или током викенда.
instagram viewer
• Проверите пријемно сандуче само два или три пута дневно.
• Користите било који структурирани систем који приказује само недавне или важне е-поруке.

2. Преузмите задатке директно у апликацију за управљање задацима

Да ли сте један од њих који зависи од е-поште за додељивање задатака? Ако је одговор да, време је за промене. Један од главних разлога сталне провере сандучића је тај што вам други додељују нове задатке путем е-поште или их задрже тамо.

Повезан: Најбоље карактеристике нТаск-а за беспрекорно управљање пројектима

Пријемно сандуче е-поште не мора да функционише као листа обавеза. Ограничите употребу е-поште само у сврху комуникације, преместите све што захтева радњу даље од одговора на апликације за управљање задацима или апликације са списком обавеза. Такве апликације такође нуде функције тренутне комуникације које ће управљање пројектима учинити беспрекорном.

Ако отворите е-пошту и прочитате је, немојте је само затворити након читања и заокупити другим е-порукама. Одмах реагујте на ту е-пошту како бисте избегли да се поново вратите у пријемно сандуче да бисте одговорили.

Ако на е-пошту треба одговор, учините то. Ако вам је потребан имејл за будућу употребу:

• Задржи га.
• Ако је адреса е-поште критична за пословање, означите је звездицом.
• Ако вам више није потребан, избришите га.

Завршити са сваком е-поштом коју прочитате је кључ да не бисте претрпали поштанско сандуче и мозак.

4. Затворите клијента е-поште

Да, можете да наставите да радите на радној површини без одржавања и покретања апликације за е-пошту. Након што проверите и одговорите на е-пошту, затворите апликацију и усредсредите се на извршавање задатака.

Обавестите своју породицу, пријатеље, колеге и клијенте да е-пошта није најбољи начин да вас хитно контактирамо.

Када то сазнају, од вас ће имати ограничена очекивања у вези са одговором путем е-поште. Можете да користите разне друге апликације за размену тренутних порука на телефону или лаптопу да бисте остали у контакту са породицом и колегама.

5. Нека одговори на е-пошту буду кратки

Ако имате навику да пишете дуге маилове, престаните да губите време и пређите на писање кратких е-маил порука. Уверите се да су ваше е-адресе тачне и да је ваш упит наведен у првом реду како бисте избегли забуну. Већину имејлова можете завршити у неколико реченица, а његова краткоћа сугерише да цените свачије време, укључујући и своје.

Само неколико имејлова ће требати дужи одговор и лако их можете задржати у категорији „Одговорите касније“. Ако је могуће, такве одговоре можете послати у облику звучних порука.

6. Реците Не обавештењима е-поштом

Обавештења су главни узрок ометања модерног професионалца. Било би погрешно претпоставити да сва обавештења долазе са друштвених мрежа.

Упозорења путем е-поште такође се појављују повремено, што доводи до поремећаја вашег редовног тока посла. Ако је обавештење е-поштом омогућено, затварање апликације или картице неће вам помоћи.

Ако вам свако ново обавештење е-поштом одврати пажњу и заузмете се за проверу поштанског сандучета, боље је онемогућити ново обавештење е-поштом. Помоћи ће вам да се усредсредите на задатак који имате, посебно на оне којима је потребна потпуна пажња.

7. Покушајте да активирате аутоматски викенда

Овај метод је неопходан ако сте слободни или самостални предузетник. Аутоматски одговор вас штеди од отуђења од свих, а занемарује е-пошту ради вашег душевног мира.

Направите неке промишљене и информативне аутореспондере који ће се побринути за све е-поруке које добијете током викенда или одмора.

Повезан: Андроид апликације за постављање аутоматских одговора за све

8. Престаните провјеравати е-пошту на паметном телефону

Ова тачка ће вас можда уплашити са ФОМО. Међутим, добро размислите да ли вам заиста треба клијент е-поште инсталиран на вашем телефону или не. Уместо да примате е-пошту, на телефону можете да користите више апликација за тренутну комуникацију, као што је Слацк. Оставимо е-пошту за радну површину и уживајте у краткој паузи без икаквих брига.

9. Цените простор у Примљеним

Можда користите бесплатни клијент е-поште, али то не значи да ћете у пристигло сандуче претрпати нежељене е-поруке. Ако сте се претплатили на веб локације које вас бомбардирају током дана продајним и промотивним понудама, време је да предузмете нешто.

Многи промотивни имејлови стижу на ваше е-адресе јер сте им прво дали дозволу. Дакле, одјавите се са веб локација које вас више не занимају.

Такође, добро размислите пре него што се следећи пут пријавите за билтене. Уз то, не морате трошити време на проналажење важних е-адреса или брисање непотребних е-адреса.

10. Одвојите лични и пословни рачун е-поште

Могло би изгледати као нешто што сви знамо, али увек ће бити људи који у исти сандучић примају и професионалне и личне е-поруке. Ако сте један од њих, крајње је време да креирате различите е-адресе у личне и професионалне сврхе.

Покушајте да не проверавате личну е-пошту током радног времена (осим ако не очекујете да стигне нека кључна е-пошта). Такође, избегавајте проверу службене е-поште ван радног времена. Тако можете одржавати здраву равнотежу између пословног и приватног живота што ће на крају допринети вашој продуктивности.

Продуктивно радите без ометања поштанског сандучета

Иако је е-пошта донела револуционарну промену у нашем начину комуникације, обраћање превише пажње на њу може бити и дистрактивно и деструктивно. Ограничавањем пажње на пријемно сандуче, можете да наставите да се фокусирате на свакодневне задатке.

8 најбољих начина за управљање задацима у Цхроме-у

Можете ли да користите Цхроме прегледач за управљање задацима? Испробајте ова проширења за управљање задацима да бисте управљали листама обавеза (тима) и пратили вашу продуктивност.

Прочитајте следеће

О аутору