Интернет водич за управљање задацима: 10 савета за избор праве апликације

Током нове нормалне примене, број мрежних и офлајн апликација за управљање пројектима се вишеструко повећао. Данас постоји стотине апликација које вам могу помоћи да ефикасно управљате пословним пројектом док управљате тимом сарадника.

Ако сте заинтересовани за куповину софтвера за управљање задацима, требало би да сазнате да ли је апликација довољно флексибилна и скалабилна да испуни ваше циљеве. Читајте даље да бисте сазнали како да одаберете правог менаџера задатака на мрежи.

Шта је Интернет софтвер за управљање задацима?

Пословни пројекат укључује више зависних или независних задатака. Сваки члан тима одговоран је за један или више задатака. Више задатака укључује много датума почетка и завршетка, временски буџет, буџет трошкова, алокацију ресурса, подсетнике, извештаје, документе итд.

Када софистицирани рачунарски софтвер управља свим овим аспектима пројекта, познат је као софтвер за управљање задацима. Почетак пандемије убедио је хиљаде компанија да прихвате рад на даљину. Као резултат тога, апликације за управљање задацима сада су на мрежи и хостују се на серверима у облаку.

Повезан: Предности и недостаци употребе Мицрософт Екцел-а као алата за управљање пројектима

Стандардне карактеристике апликација за управљање задацима на мрежи

Како се повећавао захтев за мрежним апликацијама за праћење задатака, многе ИТ услуге и компаније за развој софтвера нуде свестране апликације за управљање пројектима. Међутим, већина ових апликација долази са сетом стандардних функција неопходних за основно управљање пројектима. Ове карактеристике су следеће:

1. Разрадити приказивач листе задатака

Већина апликација за управљање задацима на мрежи укључује екран за приказ задатака. Овде можете видети све задатке и подзадатке било којих текућих или завршених пројеката.

2. Одбор Канбан

Напредна апликација за управљање задацима на мрежи ће садржати Канбан таблу за примену Канбан за ефикасно управљање пројектима на индивидуалном или организационом нивоу. Апликације дигитално визуализују Канбан плоче које приказују колоне за нерешен, У току, и Завршено статуси задатака и картице као стварни задаци.

3. Гантт Цхарт

Ганттов графикон је главна карактеристика управљања пројектима било које мрежне апликације за праћење задатака. Гант-табеле илуструју напредак пројекта методом наслаганих хоризонталних тракастих графикона. Такође може да визуализује зависности задатака, утрошено време и тренутни статус задатака.

4. Обавештење о апликацијама путем е-поште или порука

Апликације за управљање мрежним пројектима такође наглашавају да су сви у току, нудећи ажурирања статуса пројеката и активности у реалном времену. Кад год апликација открије било какве промене на листи задатака, одмах обавештава додељени ресурс и власника пројекта.

5. Праћење времена

Апликације за управљање задацима на мрежи долазе са аутоматским програмом за мерење времена који прати радне сате, употребу ресурса, буџет пројекта, радне сате итд. Власници пројеката могу доносити одлуке у реалном времену гледајући перформансе пројекта које користе време.

Повезан: Најбоље алтернативе апликације Тоггл за праћење времена

Већина апликација за управљање задацима на мрежи долази са опцијама означавања и филтрирања задатака. Власник пројекта може поставити одређене ознаке, попут приоритетног посла, одговорног одељења, специфичних вештина, рока испоруке, фазе развоја итд. Чланови тима могу лако филтрирати задатке на основу ових ознака како би пронашли тачан задатак.

7. Комуникација тима или клијента

Стандардне апликације за управљање задацима на мрежи почеле су да нуде одељак за интерну и екстерну комуникацију. Ове апликације укључују модуле попут видео конференција, гласовних позива и размене текстуалних порука.

8. Генерирање извештаја, складиштење и дељење датотека

Апликације за управљање задацима такође нуде могућности за креирање извештаја да би се визуализовале перформансе пројекта, буџет ресурса, недовољно ефикасни ресурси, проблеми са задацима, уска грла на пројекту итд.

Извештаје такође можете да извезете у облику прорачунских табела или ПДФ-а и пошаљете их тиму или клијенту е-поштом. Ове апликације такође омогућавају сарадницима на пројекту да чувају и безбедно деле критичне датотеке повезане са пројектом.

Повезан: Најбоље карактеристике нТаск-а за беспрекорно управљање пројектима

Савети за избор најбоље апликације за управљање задацима

Софтвер за управљање задацима може побољшати укупну продуктивност и годишњи приход за предузећа било које величине. Међутим, слободњаци, индивидуални предузетници и мала предузећа морају да изаберу најбољу апликацију за управљање задацима која поједностављује задатак и не додаје додатно оптерећење.

Поред горе наведених стандардних карактеристика, мораћете да потражите и функције са додатом вредношћу. Ево главних савета који ће вам помоћи у куповини савршене апликације за управљање задацима на мрежи:

На нивоу тима или пројекта може доћи до сукоба интереса између сарадника. Апликација треба да омогући централну контролу за власника пројекта и локалну контролу за вршњаке. Администратор пројекта треба да има моћ да персонализује приступ алату у зависности од капацитета сарадника.

2. Контрола приватности и поверљивости

У већини пројеката слободног финансирања или на нивоу предузећа изазов је држати поверљиве личне податке и интелектуалну својину. Требали бисте потражити софтвер за управљање задацима који се бави проблемима приватности података.

3. Цлоуд Платформ Сецурити

Најбоља апликација за управљање задацима треба да шифрира све одлазне и долазне податке према најновијим сигурносним протоколима интернет комуникације. Шифровање би требало да функционише и када апликација мирује. Морате потражити сигурносне функције попут:

• Систем за управљање идентитетом и приступом (ИАМ).
• Апликација је усклађена са ГДПР, ДСГВО и СОЦ2.
• Напредно стандардно шифровање (АЕС) 256-битно ССЛ шифровање.

4. Додела задатка и обавештавање

Ефикасан мрежни програм за праћење задатака требало би да омогући члановима тима да додељују задатке својој групи са централне листе задатака. Поред тога, функције попут менаџера пројекта који додељује задатак одређеном ресурсу у зависности од скупа вештина додаће вредност алатки.

Када власник пројекта додељује задатке или када ресурс захтева задатке, он треба да обавести одговорне особе.

5. Синхронизација са личним календаром

Како се тренд рада на даљину повећава, топло се препоручује да се апликација за праћење задатака на мрежи синхронизује са личним календаром. Ако на једном екрану можете да видите све личне и професионалне дневне задатке, ефикасније ћете постићи високу продуктивност.

6. Интеграција независних апликација

Најбоља апликација за управљање задацима треба да омогући интеграцију без напора са другим апликацијама попут графике дизајнирање, табела, процесор текста, клијент е-поште, размена порука, видео конференције, дигитално табла итд. Интеграција са професионалним апликацијама омогућава вам да на једном месту пронађете све ресурсе који се односе на пројекте.

7. Компатибилност са више уређаја

Потражите мрежни трагач задатака који вам омогућава да се пријавите са било ког уређаја попут Виндовс-а, МацОС-а, Андроид-а, иПхоне-а, Блацкберри-а, Цхроме ОС-а итд. Добићете већу вредност за новац ако вам апликација омогућава уштеду напретка на једном уређају и несметано започињање рада са другог уређаја.

8. Аналитика заснована на АИ

Неке апликације за управљање задацима такође имају уграђени АИ који генерише аналитику на високом нивоу о прошлим пројектима. Узимајући увиде из таквих извештаја, можете ефикасније планирати будуће пројекте уз мањи буџет.

9. Приступ корисничкој подршци

Већина апликација данас нуди корисничку подршку путем ћаскања, е-поште и телефона. Када купујете апликацију за праћење задатака на мрежи, сазнајте да ли програмер пружа одговарајуће услуге опште и техничке подршке.

10. Структура цена

Потражите апликацију за управљање задацима на мрежи која нуди флексибилну структуру цена. Набавите почетни буџетски план када сте почетнички тим и повећавајте се како се ваши пројекти и ресурси повећавају.

Да ли је Интернет апликација за управљање задацима права за вас?

Потрага за најбољом мрежном апликацијом за управљање задацима могла би вам потрошити пуно сати продуктивности. Можете следити горе наведене савете како бисте добили савршен софтвер за управљање задацима за своје пословање и избегли губљење драгоценог времена.

ЦлицкУп вс. Асана: Шта је боље за управљање пројектима?

Постоји пуно опција за софтвер за управљање пројектима, ево неколико савета који ће вам помоћи да изаберете између Асане и ЦлицкУпа.

Прочитајте следеће

О аутору