Како припремити листе обавеза користећи Еисенховер матрицу

Можете побољшати продуктивност правилним распоређивањем задатака и минимизирањем ометања. Али како задати приоритете задацима? Стављање свега на листу обавеза осигурава да прво обављате најважније задатке, а затим секундарне.

Једном када направите листу свих својих задатака, проведите неко време у њиховој организацији и давању приоритета како бисте били сигурни да радите праве ствари у право време. У овом чланку ћете научити како задати приоритете задацима у зависности од количине пажње која им је потребна и како можете да користите Еисенховер принцип да бисте их правилно извршили.

Различите врсте пажње

Пре него што одредите приоритете својих задатака, хајде да разумемо различите врсте пажње које сваки задатак треба.

1. Проактивна пажња: То је врста пажње коју треба усредсредити и одржати да бисте извршили најтеже или најсложеније задатке. Писање дипломског рада, слање е-маила са предлозима пројеката, решавање академског проблема, израда иоутубе видео записа задаци су који захтевају највећи фокус. Да бисте обавили ове задатке, морате проактивно да обратите пажњу.

2. Активна пажња: Активна пажња односи се на пажљиву пажњу потребну за бављење свакодневним поновљеним задацима умереног нивоа. Већина мањих свакодневних активности, попут заказивања састанака у гоогле календару, слања е-поште на чекању, слања важних докумената колегама, захтева активну пажњу. Иако нешто не израђујете проактивно, ипак вам треба мало пажње да бисте то урадили.

3. Неактивна пажња: За релативно лагане задатке које можете аутоматизовати потребна је минимална пажња. Чишћење нежељене поште, отказивање скица е-порука, слање позивница за догађаје на листу вашег колеге, све ове активности захтевају један клик. За такав задатак вам није потребна одговарајућа активна пажња.

Одређивање приоритета задатака према нивоу пажње

Давање приоритета задацима према нивоу пажње која им је потребна одличан је начин да набројите своје свакодневне активности.

Сви они задаци који захтевају проактивну пажњу сигурно су од велике важности за вас. Вреди трошити више времена на ове задатке, па би они требали бити ти с којима започињеш дан. Такође покушајте да овим активностима доделите најфокусираније и свеже сате свог дана. Узимање шољице кафе и бацање слушалица може вам помоћи да останете проактивни.

Задаци који захтевају неактивну пажњу налазе се између проактивних и неактивних активности. Можете да доделите ове сате током дана када нисте ни проактивни ни неактивни. Ако морате да позовете свог пријатеља, јутро можда није право време за то. Дакле, не губите своје активне сате на такве активности.

Можете да распоредите задатке који захтевају само вашу неактивну пажњу према оним сатима у дану када уђете у лењу зону. Ово је савршено време да их брзо одјавите са спискова обавеза. На овај начин ћете искористити своје лијене сате радећи нешто продуктивно како дан буде одмицао.

Применимо горње концепте на одредите своје листе обавеза у тодоисту. За то погледајте списак од 6 задатака које морате обавити током дана.

Горња листа задатака, писање сценарија и снимање ИоуТубе видеа захтева већину ваше пажње. Дакле, кликните оба ова задатка и поставите приоритет на један.

1. Кликните на три тачке испред сваког задатка.

2. Подесите приоритет до црвене заставе.

Видећете да ће се сви задаци са приоритетом један померати изнад свих осталих задатака.

Док се састајете са шефом и зовете пријатеља, не морате бити проактивни. Међутим, не можете и када сте лењи и летаргични. Дакле, поставите ове задатке као свој други приоритет избором наранџасте заставице из подешавања приоритета.

Слање позивница е-поштом колегама и пренос података у МС-Екцел два су задатка која захтевају вашу неактивну пажњу. Дакле, поставите их на своје дрво приоритета тако што ћете одабрати плаву заставицу из подешавања приоритета.

На овај начин задајете приоритет задацима на листи обавеза тако што ћете одлучити шта ће бити проактивно, неактивно и активно. Само давање одговарајуће пажње која одговара сваком задатку захтева од вас да испуните своје циљеве ефикасности.

Након давања приоритета дневним задацима и разумевања пажње која им је потребна, време је да их уклопите у стварни радни дан. Ајзенхауерова метода је добро позната метода која учи како се бавити различитим врстама рутинских задатака.

Повезан: Најбоље обавезе за фокусирање на задатке

Стављање задатака у ваш дневни распоред помоћу Еисенховер матрице

Према Еисенховеру, све задатке можете поделити у четири различите категорије у зависности од тога колико су важни и хитни. Затим то или учините тренутно, делегирате, одложите или потпуно одбаците.

Хајде да укратко разговарамо о свакој од ових категорија:

1. Уради то: Односи се на извршавање задатка који не можете да избегнете. Знајући његову важност и временску осетљивост, одмах је довршите.
2. Делегирајте га: Задатак предате неком другом, а он се о њему брине.
3. Одложите: Међутим, желите то да урадите касније током дана. То су задаци које можете оставити по страни и сходно томе распоредити.
4. Бацим: Односи се на бацање задатака који не вреде вашег времена, а ти задаци нису ништа друго до ометање.

Ево како се Ајзенхауерова метода примењује на задатке у тодоисту.

Снимање ИоуТубе видеа је први задатак, па бисте и требали уради то прво јер вам је то приоритет. Ваш следећи приоритет је писање скрипте, нешто што можете делегат свом писцу. Слично томе, можете пренети задатак преноса података у Екцел.

Састанак са шефом и позивање пријатеља могу бити одложени, па одложити ова два задатка. И на крају, ако вам недостаје времена, можете Депонија слање позивница путем е-поште и обављајте их касније.

Ово је најједноставнији и најефикаснији начин за правилно управљање радном рутином. У супротном, можда ћете бити заузети извршавањем задатака у погрешно време, неефикасно, осим што сте продуктивни.

Повезан: Тодоист Схортцутс Цхеат Схеет за управљање задацима

Искористите више са својих спискова обавеза

Без обзира јесте ли јутарња особа или ноћна сова, филтрирајте своје најефикасније сате и распоредите их за обављање задатака који захтевају проактивну пажњу. Ваш приоритет треба да буде да не дозволите да вам неактивни и активни задаци одвлаче пажњу од оних који су активни.

Почните да користите апликације за продуктивност које вам помажу да постигнете бољи учинак под притиском и будите дисциплиновани.

Како се изводи под притиском: 8 апликација за продуктивност које помажу

Време и притисак могу вас учинити продуктивнијим. Додајте ове корисне апликације за продуктивност у свој ток посла за позитивне резултате!

Прочитајте следеће

О аутору