Како користити Цовеи-јеву матрицу 4 квадранта за ефикасно управљање временом

Међу свом вредном имовином, време је најдрагоценије од свега. У данашњем брзом свету недостатак управљања временом је најзначајнији проблем који људи имају. Са толико времена проведеног на раду, нема времена за лична бављења.

Уобичајено је да се осећате преплављени одговорностима и активностима. Што више радите, то се више осећате иза себе. Уместо да одлучите шта желите да радите, ви реагујете на оно што се дешава око вас.

Чланак објашњава како можете да користите Цовеи-јеву стратегију Фоур Куадрантс да бисте се фокусирали на најважније задатке и били продуктивнији.

Цовеи’с 4 Куадрантс

Стратегију управљања временом за 4 квадранта креирао је Стевен Цовеи. Аутор је чувене књиге Седам навика високо ефикасних људи. Цовеи-ова матрица помаже давању задатака приоритет на основу расположивог времена за оптималну ефикасност.

Основна идеја која стоји иза ове стратегије је поделити своје активности на четири квадранта у зависности од њихове важности и хитности. Размотримо оба ова појма пре него што пређемо на саму стратегију.

1. Важно: То су задаци или циљеви који ће највероватније утицати на ваш дугорочни успех.

2. Хитно: Хитни задаци су они који захтевају хитну акцију. Не можете их одложити.

Четири квадранта матрице управљања временом

Ово су четири квадранта Матрице управљања временом:

1. К1: Хитно и важно.

2. К2: Није хитно, али важно.

3. К3: Хитно, али није важно.

4. К4: Није хитно и није важно.

Приоритетом задатака у четири квадранта можете разликовати задатке који на крају стварају стварну разлику. Следи кратак преглед онога што садржи сваки квадрант.

К1: Хитно и важно:

У Цовеи-овој матрици управљања временом овај квадрант се налази у горњем левом углу. Проблеми и кризе који захтевају непосредну пажњу спадају у квадрант један. Занемаривање њих, дугорочно, може вам представљати проблем.

Припрема презентације за важан састанак који ће започети након кратког времена је врста задатка који спада у квадрант. Хитно је јер немате пуно времена за то, а важно је јер га морате припремити пре почетка састанка.

Задаци који укључују рокове, школске задатке, слање дневних мејлова и сличне активности са директним утицајем су хитни и важни.

П2: Није хитно, већ важно:

У Цовеи-овој матрици управљања временом овај квадрант је горе десно. У овом квадранту ћете пронаћи задатке који се директно односе на ваше дугорочне циљеве. Захтева вашу темељну пажњу; међутим, није хитно јер нема ограниченог времена за извршавање овог задатка.

Ако имате дугорочни циљ да успоставите своју репутацију у канцеларији или класи, то можда није толико хитно; међутим, и даље је важно. Развој односа, дугорочно планирање, лични развој, побољшање здравља и сродне активности спадају у овај квадрант.

П3: Хитно, али није важно:

Овај квадрант се налази у доњем левом углу Цовеи-ове матрице управљања временом. Све те активности могу вам се чинити хитне, али можете их уклонити из тока посла, јер имају минимални значај за вас.

Рецимо да радите на важном пројекту и да вас колега позива да се придружите састанку. Ако је састанак непланиран без дневног реда, можете га прескочити. С обзиром да, у целини, то неће имати позитиван утицај на ваш живот.

Другим речима, у овај квадрант спадају све активности које троше време. Без обзира да ли су то неважни позиви или слање е-поште које не дају никакву вредност.

П4: Није хитно и није важно:

У Цовеи-јевој матрици управљања временом овај квадрант се налази на доњој десној страни. Све активности које одузимају време без стварања вредности спадају у овај квадрант. Можете уштедети драгоцено време избегавањем тих послова и трошењем на вредније активности.

Задаци које радите само ради забаве, попут гледања телевизије, сатима сурфовања мрежом, оговарања људи, за вас нису ни хитни, ни важни.

Повезан: Начини за праћење циљева управљања временом

Предности праћења Цовеи-ове матрице управљања временом:

1. Повећање продуктивности: Праћење матрице управљања временом мења начин на који се бавите задацима, помажући вам да им боље одредите приоритете. Ако смањите време које потрошите на задатке, тада можете знатно повећати своју продуктивност.

2. Рад живот баланс: Добро планирајући, можете се ефикасно ослободити своје ужурбане рутине. На овај начин можете више времена проводити са пријатељима и породицом.

3. Јуре циљеве: Преусмеравањем пажње на важне задатке можете убрзати процес јурњаве за циљевима.

4. Избегава неугодности: Препознавањем хитних задатака можете их разликовати од мање хитних како бисте боље испунили рокове. На овај начин можете избећи срамоту и сачувати репутацију.

Важност постављања задатака у десни квадрант:

Чак и кад схватите ову стратегију, неопходно је доделити задатке исправним квадрантима. Било би најбоље када бисте утврдили важност и хитност задатка пре него што га уклопите у било који квадрант. Обавезно проведите добро време распоређујући задатке у различите квадранте како бисте олакшали њихово несметано извршавање.

Повезан: Савети за продуктивност који дају масовне резултате

Добро разумевање матрице управљања временом је предуслов за њену правилну примену. Укључите ову стратегију у рад на свакодневном задатку да бисте видели да ли она има било какве разлике. Управљајући временом и постављајући се на право место, можете значајно повећати своју продуктивност.

Будите организованији са стратегијом управљања временом компаније Цовеи

Цовеи-јева матрица од четири квадранта један је од најважнијих и најпознатијих модела у свету управљања временом. Ако правилно следите ову стратегију, помоћи ћете да будете продуктивнији и да будете активнији.

Савршена организација и правилно одређивање приоритета задатака омогућавају вам да постигнете више за мање времена. Такође можете одредити који задаци захтевају више пажње и доделити их у складу с тим.

Међутим, време можете да доделите активностима ниже вредности онима веће вредности чак и када је то време незаменљиво. Ако се и даље борите да организујете свој дан, можете потражити друге стратегије управљања временом попут правила 80/20 како бисте себе учинили организованијом особом.

Користите правило управљања временом 80/20 да бисте задали приоритете својим задацима

Како максимизирате своје време? Ако већ одредите приоритете, делегирате и још увек се борите да све завршите, требало би да испробате правило 80/20, познато и као Парето принцип.

Прочитајте следеће

О аутору