Како створити Екцел прорачунске табеле професионалног изгледа

Мицрософт Екцел је одличан програм за табеле опште намене. С обзиром на то како је лако користити, грешке ће се обавезно догодити приликом стварања сложенијих табела.

Неке од најчешћих грешака укључују сложене односе, скривене информације, неразумљиве калкулације или само обичне грешке. Да бисте креирали и одржавали доследно добре Мицрософт Екцел датотеке, има неколико ствари које бисте увек требали имати на уму.

Како припремити добру табелу?

Прво што треба да урадите је да одаберете организациони стандард пре него што почнете да развијате своју табелу. Ако радите у професионалном окружењу, овај организациони стандард поставиће темпу за све кориснике који ће користити / радити на вашој прорачунској табели.

Заједнички стандард побољшава вашу комуникацију са тимом и уштедеће време за развој.

Упркос томе, пресудно је створити своју прорачунску табелу имајући у виду будућност. Морате бити спремни, јер ћете сигурно наићи на случајеве којих нисте били свесни када сте започели постављање прорачунске табеле.

Имајући на уму будуће промене, свој радни лист можете учинити трајнијим. То заузврат значи да губите мање времена на израду заменског радног листа.

Повезан: Како радити са картицама радног листа у програму Мицрософт Екцел

Искористите више радних листова

Можда ћете се изненадити када знате колико професионалаца чини ову грешку! Мицрософт Екцел нуди више радних листова и важно је да научите како их користити. Требали бисте започети стављањем различитих врста података на различите радне листове.

На пример, можете да користите првих неколико радних листова за основне информације; следећи листови се могу користити за прорачуне, док се последњи лист често користи за резултате и графиконе.

Наравно, ово такође варира у зависности од врсте посла који обављате и онога што вам је најпријатније. Имајте на уму да више табела по радном листу може да изазове пуно проблема када их покушате да сортирате, убаците или форматирате ћелије.

Када радите са тимом, ако имате више радних листова посвећених различитим деловима посла, свима ће бити лакше да разумеју шта се дешава.

Организовање протока информација

Информације би требале тећи од горњег левог ка доњем десном углу, а ви бисте требали да организујете своје радне листове како би следили ову структуру. Временска линија треба да буде доследна на свим вашим радним листовима, јер ће то свима олакшати разумевање рада прорачунске табеле.

Када управљате протоком информација, избегавајте унакрсне обрасце, јер они обично одвлаче пажњу читалаца. У тој белешци, требало би да избегавате било какве кружне референце.

Означавање колона и редова

Иако вам једноставна прорачунска табела без икаквих налепница можда неће бити збуњујућа (као креатор радног листа), другим корисницима то може бити прилично проблематично.

Због тога је важно да своје колоне и редове почнете да обележавате једноставним именима. Обавезно користите иста имена за исте врсте података.

Шта треба избегавати приликом писања формула?

Ако ваша Екцел табела има пуно формула, можете учинити неколико ствари како би изгледала много професионалније. Пре свега, избегавајте понављање израчунавања и израчунајте формуле само једном.

Ако копирате формулу, повећавате шансе за грешке. Да не спомињем да ако промените једну формулу, дупликат који сте претходно направили неће бити промењен. То може довести до многих збуњујућих грешака.

Ако требате поново да употребите потпуно исту формулу, боље је да се вратите на прву инстанцу у којој сте морали да користите формулу.

Поред тога, увек бисте требали избегавати употребу фиксних бројева у формулама. Уместо тога, оно што бисте требали користити за фиксне вредности су одвојене ћелије за унос и користите референце на ову ћелију када је користите у прорачунима.

Додатне ствари које бисте требали избегавати када правите прорачунске табеле

Једна од најважнијих ствари које треба избегавати када користите Мицрософт Екцел је могућност да Спајати ћелије. То је ретко добра идеја, а најчешће се користи само за побољшање естетике. Спајањем ћелија табеле имаћете већу вероватноћу да ћете имати проблема са референцама и прорачунима.

Један од највећих ризика је ако упутите референцу на спојену ћелију. Када се референцира спојена ћелија, све ћелије ће бити део ваших прорачуна, док ће само једна од њих заправо бити тачна.

Још једна ствар коју бисте требали избегавати је скривање података, попут редова, колона, па чак и радних листова. Ово ће само повећати шансе да други корисници пропусте нешто важно када раде са / са табелом.

Сачувајте естетику за крај

Опције за обликовање програма Екцел су опсежне, што вам омогућава да на много начина прилагодите вредности ћелија према својим жељама. Можете одабрати различите оквире, боје, теме и друге карактеристике.

Нема ничег лошег у томе што желите да имате специфичан дизајн своје прорачунске табеле, али обично ће то учинити за гледаоца апстрактне информације.

Ако планирате да обликујете табелу, потрудите се да буде доследна током целог документа. Доследан и једноставан стил форматирања помоћи ће читаоцима да много лакше разумеју вашу табелу!

Поред тога, такође је важно створити легенду и јасно разјаснити своје изворе. На службеном језику можете научити како правилно креирати легенду графикона у програму Екцел Мицрософт веб сајт.

Повезан: Како додати варнице у Екцел

Научите како да ваш Екцел документ изгледа професионално

Стварање и одржавање доследно добрих Екцел датотека није толико тешко ако знате основне савете и трикове. Нема ништа лоше у томе што желите да стилизујете свој Екцел документ, али покушајте да стилинг / естетику оставите за крај.

Прво, требало би да направите јасну и сажету табелу, од почетка до краја. После тога можете да додате мало подешавања свом Екцел документу, али покушајте да буде једноставан и доследан на свим радним листовима!

Како пронаћи и уклонити кружне референце у програму Екцел

Ево шта треба да знате о кружним референцама у програму Мицрософт Екцел и како се носити са њима када се појаве.

Прочитајте следеће

О аутору