Први корак ГТД-а је избацивање свих „ствари“ из главе. Један од начина да се то постигне је записивањем свега на картице 3к5, а најбољи дигитални еквивалент картицама 3к5 је техника Канбан.
Прођимо кроз кораке ГТД-а и видимо како се добро повезују са Канбаном.
Прикупи своје мисли
Ако сте попут већине људи, вероватно вам у глави лупа 100 различитих задатака, пројеката, идеја и других ствари (како то назива ГТД). Почнимо са стварањем пријемног сандучета да бисмо све то истоварили.
Користићемо Трелло јер је то најпопуларнији Канбан алат и нуди издашан бесплатни ниво. Поврх тога, Трелло има сјајне пречице на тастатури и добро организован кориснички интерфејс. То га чини једним од најбржих и најлакших програма који се користе за посао.
Кад размишљате о мозгу од виталне је важности бити у могућности да своје мисли избаците без пуно додатних корака. Али још увек сте добродошли да испробате алтернатива Треллу ако желите.
Као идеја Трелла, али не и самог Трелла? Ове алтернативне Канбан апликације интегришу се са календарима, е-поштом, Слацком и многим другим.
Почните тако што ћете направити нову плочу и назвати је „ГТД“.
Даље ћемо додати знак Инбок листу да бисте искрцали све наше ствари.
Сада одвојите неколико минута и створите картицу за сваку мисао и идеју које имате у себи. Започните кликом на Додај картицу дугме. Затим откуцајте свој први задатак или идеју какав год да је и погоди Ентер.
Понављајте овај поступак док не будете могли да смислите ништа друго.
Подесите листе да одговарају ГТД систему
Следећи корак је утврђивање да ли је могуће применити сваку од ставки у нашем сандучету. Односно, можете ли учинити нешто по том питању или не?
Прво, креирајмо две листе за ставке које се могу применити. Ако се нешто може предузети, требало би да одлучите да ли ће вам требати мање од два минута или не. Ако је тако, требало би да порадите на томе што је пре могуће.
Ако не, мораћете то даље да рашчланите у следећем кораку. Две листе које ће вам за ово требати су „Пројекти“ и „Обавезе данас“.
Кликните Додајте другу листу, затим направите две листе као што сте то урадили и додавањем картица у пријемно сандуче.
Ако ставка није активна, може отићи на неколико различитих места. Прво питајте „Да ли је ово важно?“ Ако то није нешто што вас занима, можете то избрисати и заборавити.
Даље, питајте да ли је ово нешто са чим бисте желели да се заобиђете једног дана, али не још увек. Можда је то далек сан. Или то може бити нешто што ће бити могуће само у неком тренутку у будућности. За овакве ситуације направите листу под називом „Једног дана / можда“.
Ако је ставка важна, али је информативна, а не за спровођење, требало би да се налази на листи „Референца“. Канбан је погоднији за предмете који се могу применити. Дакле, референтна листа би требала бити привремена станица за информације док се не преместе на боље место, попут лагана веб апликација за бележење.
Листе за додавање ако радите са тимом
Након што утврдите да картица може да се изврши, можда и даље нећете моћи да на њу предузмете мере. То може бити зато што чекате да неко заврши нешто друго пре него што започнете. Или би можда неко други требало да ради на овом пројекту.
За први сценарио направите листу „Одложено“. Можете да одредите датум доспећа да бисте добили подсетник када треба извршити пројекат блокирања. Отворите картицу кликом на њу и изаберите Рок предаје за приступ календару.
За други случај направите листу под називом „Делегирано“. Након што преместите картицу на ту листу, на картицу можете да додате друге чланове. Неко је сигурно позвао чланове да приступе табли.
Отворите картицу и изаберите Чланови. Затим пронађите члана са којим желите да делите одговорности.
Прво сортирајте, а затим размислите о својим пројектима
Сада је време да стварно прођете кроз пријемно сандуче и превучете ставке на одговарајуће листе. Почните од врха листе и крените даље. За сваку ставку узмите у обзир категорије које сте креирали и где им припада.
Након што сортирате све своје ставке, желећете да анализирате своје пројекте. Погледајте сваку и размислите о сложености. Ако је реч о једноставном пројекту, на картицу можете додати контролну листу. Отворите картицу кликом на њу. Затим кликните Контролна листа и почните са додавањем предмета, баш као што сте додали картице.
За веће пројекте можете створити нови одбор за управљање тим пројектом. Затим картицу можете да преместите на нову плочу. Да бисте то урадили, задржите показивач изнад картице коју желите да преместите и кликните икону оловке. Затим кликните Потези са падајућег менија одаберите плочу на коју желите да је преместите.
Друга опција за велике пројекте такође укључује стварање контролне листе. Добар је пут ако имате идеју шта желите да урадите са својим пројектом, али нисте спремни да у њега уложите пуно посла.
Можете да направите грубу листу ставки на контролној листи као резервирано место. Схватите то као идеје за "паметне идеје" само за ваше пријемно сандуче, ово су потенцијални потпројекти. Затим, када будете спремни, можете да преместите своју картицу на другу плочу. А сваку ставку на контролној листи можете претворити у нову картицу.
Нека систем настави
Почетак рада са ГТД-ом је једноставан; то можете учинити за сат-два. Али морате да одржавате систем или ће вам пропасти. Пријавите се са ГТД Трелло плочом једном или два пута недељно. Баците своје нове мисли у пријемно сандуче и преиспитајте ставке на свакој листи. Откријте да ли су и даље на правом месту или не.
Када завршите пројекте, имате две могућности. Картицу можете избрисати ако више не морате да знате за њу. Или ако желите евиденцију својих прошлих пројеката, можете да направите листу „Готово“ и тамо преместите готове пројекте.
Овај систем вам такође може помоћи у планирању недеље. Можете да додате другу листу под називом „Следеће обавезе“. Ова листа је за пројекте на којима планирате да радите у наредних неколико дана или током наредне недеље. Ако проверите своју Трелло плочу у недељу увече или у понедељак ујутро, тада можете да испланирате посао за недељу дана.
Нека овај систем буде ваш. Не морате ГТД пратити до краја ако вам то не одговара. Слободно га помешајте и испробајте различите методе. Најважније је да наставите! Подесите подсетник за календар ако морате, јер ће систем наставити да ради само ако наставите да радите на систему.
Ево како се користи јапанска техника управљања пројектима Канбана за оптимизацију процеса рада у групи или самостално.
- Продуктивност
- Алати за сарадњу
- ГТД
- Управљање задацима
- Трелло
- Савети за продуктивност
Лее је номад са пуно радног времена и полимат са много страсти и интереса. Неке од тих страсти врте се око продуктивности, личног развоја и писања.
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, прегледе, бесплатне е-књиге и ексклузивне понуде!
Још један корак…!
Молимо потврдите своју адресу е-поште у е-поруци коју смо вам управо послали.