Понекад вам Екцел табела одмакне од вас и можда ћете открити да је потребно добро очистити. Нарочито чест проблем је сусретање дуплираних информација у више ћелија или редова. Ево неколико једноставних начина за проналажење и брисање дупликата података у програму Екцел који ће вам помоћи да их поправите.
Како пронаћи дупликате вредности у програму Екцел
Добра је пракса да пронађете и истакнете дупликате вредности у програму Екцел пре него што их избришете. Брисањем вредности трајно их уклањате из прорачунске табеле програма Екцел, тако да прво истицање даје прилику да прегледате дупликате и уверите се да вам нису потребни.
У нашем примеру ћемо користити следећу табелу:
Наша измишљена корисница прати све наливпере које је уписала. Табела садржи информације о оловци и боји мастила која се тренутно налази у оловци. Али, она сумња да је више пута случајно ушла у неке од својих оловака.
Најлакши начин за идентификовање дупликата вредности је коришћење условног форматирања. Да бисте истакли дупле вредности помоћу условног форматирања, следите ове кораке:
- Изаберите ћелије које желите да проверите да ли постоје дупликати.
- Под Кућа кликните на Могуће форматирање у Стилови група.
- Изаберите Означите правила ћелија> Двоструке вредности.
- Појавиће се искачући оквир који вам омогућава да изаберете формат стила за дупликате ћелија.
- Када завршите, кликните У реду.
Ова метода истиче дупликате у свакој колони или реду. Као што можете видети доле, било која компанија, модел или боја мастила наведена више пута појављује се истакнуто.
У овом примеру треба да погледамо колону Модел да бисмо пронашли дупликате оловака. Имамо две оловке Студент, 41 и Преппи. 41-е имају различито мастило, па су вероватно различите оловке. Али оловке Студент и Преппи можда су дупликати.
Као што видите, овај метод није идеалан.
Проналази сваку дупликат ћелију, али у овом случају нас занима само проналажење дупликата редова. Можете имати много различитих оловака исте компаније са истим мастилом. Али мања је вероватноћа да ћете имати више оловака исте компаније, модела и боје мастила.
Повезан: Аутоматски форматирај податке у Екцел прорачунским табелама уз условно форматирање
Екцел-ова функција условног форматирања омогућава вам да форматирате појединачне ћелије у Екцел табели на основу њихове вредности. Показаћемо вам како се ово користи за разне свакодневне задатке.
Како истакнути дупликате редова у програму Екцел помоћу прилагођене формуле
Екцел вам омогућава да креирате прилагођено условно форматирање помоћу формула. Овом методом можемо идентификовати дупликате редова. Одабир ове опције сличан је начину на који смо одабрали дупликате вредности изнад, осим уместо одабира Истакните правила ћелије, изаберите Ново правило уместо тога.
Ово ће отворити скочни мени. Подесите Стил до Цлассиц, а затим отворите следећи падајући мени и изаберите Помоћу формуле одредите које ћелије треба форматирати.
Формула коју желимо да унесемо је:
ЦОУНТИФС ($ А $ 2: $ А $ 14, $ А2, $ Б $ 2: $ Б $ 14, $ Б2, $ Ц $ 2: $ Ц $ 14, $ Ц2)> 1Погледајмо ближе ову формулу.
Формуле условног форматирања морају да дају одговор који је тачан или нетачан. Ако је одговор тачан, примењује се форматирање. Ова једначина је тачна када броји више од једног реда са истим информацијама.
Да бисте проверили да ли у редовима постоје дупликати, формула прво бира колону ($ А $ 2: $ А $ 14). Користимо апсолутну локацију јер желимо да сви користе исти опсег ћелија приликом процене редова за дупликате.
Следећа променљива је циљ који проверавамо да ли постоји дупликата вредности ($ А2). Овај пут се за колону користи апсолутна локација, али не и ред. То омогућава нашој формули да постепено проверава сваки ред.
То понављамо за сваку колону у реду.
Једном када унесете формулу, не заборавите да одаберете стил обликовања. Подразумевано није стил. Дакле, чак и ако све учините како треба, ако заборавите тај корак, нећете видети резултате.
После је наш сто изгледао овако:
Ова метода истиче само читаве редове који су дупликати. Након што пронађете све дупликате у Екцел табели, можете да одлучите да ли их треба уклонити.
Како уклонити дупликате у програму Екцел
Уклањање дупликата је лако у програму Екцел. Под Подаци на картици Алати за податке групи, наћи ћете опцију да Уклоните дупликате. Овај алат је врло згодан јер вам омогућава да одаберете које колоне желите да проверите.
Да бисте користили ову алатку, одаберите своје податке, а затим кликните на Уклоните дупликате.
Када то учините, појављује се искачући прозор који вам омогућава да одаберете које колоне желите да проверите да ли постоје дупликати. ако ти Изабери све колоне, уклања само дуплиране редове.
Међутим, не морате да изаберете све колоне. На пример, ако бих желео да знам која се мастила тренутно налазе у оловкама, могли бисте да одаберете Боја мастила и уклоните дупликате боја. Ово ће оставити прву оловку која користи нову боју и уклонити сваки следећи унос.
Коришћење Екцел-овог алата Уклањање дупликата аутоматски брише дупликате уноса.
Повезан: Како на једноставан начин уклонити празне редове у програму Екцел
Ако само желите привремено да уклоните дупликате уноса, али не и да их избришете, можда ћете желети да филтрирате податке.
Како се филтрирају дупликати у програму Екцел
Филтери вам омогућавају да манипулишете количином података који се приказују, а да заправо не уклоните ниједну вредност. Опције филтера можете пронаћи испод Подаци на картици Сортирај и филтрирај група.
Постоји много различитих начина за филтрирање података у програму Екцел. Пример у наставку показује само како се филтрирају дупле вредности:
- Изаберите податке кроз које желите да филтрирате.
- Кликните Напредно у Сортирај и филтрирај Група.
- У искачућем прозору омогућите опцију за приказ Само јединствени записи.
- Кликните У реду.
Филтрирање ових података чини да Екцел сакрије све дупликате редова. Дакле, у нашем примеру су дупликати оловке Студент и Преппи сакривени.
Али дуплирани подаци нису нестали, већ су само скривени од погледа. Због тога је наша табела и даље форматирана у складу са правилом које смо раније креирали, упркос томе што се нису појавиле дуплике оловке.
У ствари, ако погледате бројеве редова, можете видети где су два реда скривена. Редови скачу са седам на девет и поново скачу између 12 и 14. Подаци нису нестали, већ се само губе из вида.
Преглед како уклонити дупликате
Први корак у чишћењу података је идентификовање дупликата. Уклањањем дупликата у програму Екцел трајно се бришу подаци. Њихово истицање даје вам прилику да прво процените дупликате. А ако сте заинтересовани за дупликате редова, требате да користите формуле условног форматирања да бисте их пронашли.
И на крају, ако не желите да избришете своје дупликате података, размислите о употреби филтера. Ово их сакрива од погледа, а да у ствари не уклања дуплиране податке из програма Екцел.
Олакшајте читање Екцел табела тако што ћете овим техникама истакнути сваки други ред у различитим бојама.
- Продуктивност
- Табела
- Мицрософт Екцел
- Анализа података
Ј. Сеатон је научни писац специјализован за разбијање сложених тема. Докторирала је на Универзитету у Саскатцхевану; њено истраживање се фокусирало на коришћење учења заснованог на играма за повећање ангажовања ученика на мрежи. Кад не ради, наћи ћете је док чита, игра видео игре или баштованство.
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, прегледе, бесплатне е-књиге и ексклузивне понуде!
Још један корак…!
Молимо потврдите своју адресу е-поште у е-поруци коју смо вам управо послали.