Како одредити приоритете задацима са системом продуктивности Еисенховер-ове матрице

Реклама

Апликације за листу обавеза данас су бијесне. Наука је то доказала листе заиста подстичу продуктивност, а можете повећати продуктивност користећи трикове попут чинећи вашу листу обавеза јавном. Неки их чак и користе поштанске сандучиће е-поште као листе обавеза.

Али шта ако сте пробали све то и ништа од тога не успева?

Срећом по тебе, алтернативне методе продуктивности 5 нових техника продуктивности, које вероватно нисте чулиАко и даље тражите најбољи начин за повећање продуктивности, испробајте једну од ових бољих алтернатива Помодоро и ГТД. Не заборавите да престанете да тражите када сте пронашли „довољно добро“ решење. Опширније постоје. А ако вам се учини да су редовне листе обавеза превише проблематичне или преоптерећене, препоручујемо да испробате стару, али ефикасну технику која се зове Еисенховер Матрик.

Шта је Еисенховер-ова матрица?

Еисенховер Матрик је 2 × 2 мрежа кутија. Горњи ред је за задатке који су „Важни“, док је доњи ред за задатке који нису „Важни“. Истовремено, леви ступац је за задатке који су „Хитни“, а десни ред за задатке који нису „Хитни“. Ево како то изгледа као:

За већину људи су термини Важно и Хитно синонимни, па узмимо тренутак да утврдимо разлику између њих:

• Важно - Задаци који доприносе вашим дугорочним циљевима и вредностима, било да су лични, професионални итд. Све је важно релевантност. Један од начина да одлучите да ли је задатак важан јесте да се запитате: „Могу ли и даље достићи своје циљеве и остати веран својим вредностима ако прескочим овај задатак?“
• Хитно - Задаци које треба решити до краја дана. Ако ваш распоред има више слободног простора, можда бисте радије до краја недеље. Било како било, хитност је у питању време. Један од начина да одлучите да ли је задатак хитан је да се запитате: „Када је рок за овај задатак?“

Пре него што одлучите да ли је задатак важан или не, морате знати своје циљеве и вредности. За многе је напредовање у каријери дугорочан циљ, па су важни задаци директно повезани са тим. Или ако највише цените породицу, можда је важно доћи кући на време.

Али како задатак може бити хитан, а ипак није важан? Запамтите да је хитност само о времену. Размислите о року. Претпоставимо да је данас Међународни дан кафе и да ваш локални кафић дели бесплатне кафе. Ако то данас не искористите, могућност се губи - али бесплатна кафа нема значаја за ваше дугорочне циљеве или вредности. То је хитно, али није важно.

Помоћу ових дефиниција постаје лакше описати врсте задатака који припадају у сва четири оквира. Можемо чак размишљати о матрици на овај начин:

Зашто користити Еисенховер матрицу?

Еисенховер-ова матрица је једноставно начин за то одредите приоритете својим задацима.

Листа обавеза је сјајна у праћењу Шта то морате да урадите, али то није увек лако одредити која задаци имају већи приоритет. Лично никада нисам користио функцију „Приоритет“ у било којој апликацији за листу обавеза, јер на крају све означим као „високи приоритет“ - а када је све високог приоритета, ништа није.

Надаље, када погледате листу обавеза и видите 30 нагомиланих задатака, како ћете одлучити који ће се задатак бавити? "Почните с најлакшим", кажу неки. "Не, почните с најтежим", кажу други. Али шта је лако, а шта тешко? То никада није црно-бело. Често пута губио сам 10, 15 или чак 30 минута само покушавајући да изаберем свој задатак!

Због тога Еисенховер-ова матрица блиста. За разлику од појединачне листе обавеза, матрица има само приоритизацију. То вам говори која задатак за рјешавање сљедећег. Смањује когнитивно оптерећење јер су само Кутије Сада и Касније уистину важне. А ако сте се икада трунили, помаже вам да видите које задатке можете прескочити.

Поред тога, матрица има још две мање предности. Прво, она вас приморава да будете пажљивији према сваком задатку. Уместо да бацате све у једну велику неуредну гомилу обавеза, активно одлучујете да ли су задаци вредни вашег времена унапред, држећи при томе стварну листу обавеза. Друго, стално вас подсећа на ваше циљеве и вредности.

Једини проблем је што Еисенховер Матрик у почетку може бити мало шкакљив. Конкретно, нови корисници имају тенденцију да се окидају пољем Делегате и Тривиал. Ето је крива учења, па прођимо кроз практични пример како поставити матрицу, организовати задатке и проћи кроз један дан.

Како се користи Еисенховер матрица

Иако је Еисенховер-ова матрица концептуално квадрат од четири оквира, практички јој можете приступити као четири одвојене листе обавеза: листа Нов, листа делегата, Каснија листа и тривијална листа. Две хитне листе долазе пре листе које нису хитне.

Сматрам да је Трелло за ово сјајан. Подесите плочу за сваку сферу свог живота (нпр. Лични, професионални, црквени, хоби) и поставите ове четири листе у сваки од одбора. Или ако немате пуно ствари, можете користити једну плочу за све задатке. До тебе је. Не волиш Трелло? Размотрити ове алтернативне Канбан-ове алате Збогом, Трело! 5 алтернативних бесплатних алата Канбан Боард БоардТрелло је невероватна апликација за управљање пројектима и организовање ваших задатака. Али постоје и друге канбан апликације које би могле бити идеалне за ваше задатке. Хајде да разговарамо о најбољим Трелло алтернативама. Опширније .

Након што су ваше листе спремне, можете почети са додавањем задатака:

Рецимо да сте традиционални уредски радник који жели да користи Еисенховер матрицу да би био продуктивнији на послу. Ово ће бити сценарио који покреће остатак овог примера, али требало би бити лако применити ове концепте на други начин.

Шта је на твом тањиру данас? Прво што вам падне на памет: е-пошта. Креирајмо задатак за достизање нуле долазне поште, што је хитно (е-пошту треба свакодневно испразнити) и важно (овде говоримо о пословним мејловима):

Данас се у канцеларији креће Претзел дан и жудите за бесплатним перецима. Ово би могло бити хитно, али није важно:

Шеф вас подсећа да извештај о документацији за последњи пројекат вашег тима стиже до 16 часова, што је хитно и важно:

Такође вас подсећа да захтев за буџет вашег следећег пројекта за буџет доспева до краја дана у петак. Ово је важно, али није хитно:

Директор канцеларије вам долази и каже да залихе папира и мастила недостају. Морате да извршите поруџбину што пре - али то нема много везе са вашим циљевима или вредностима у каријери:

Рано је љето (у овом сценарију) и канцеларија постаје сувише густа са влажном сезоном. Свака продуктивност би се повећала уз добар одвлаживач, а да не спомињемо све друге предности смањења влажности 4 Здравствене предности надгледања температуре и влажности код кућеДа ли сте знали да постоје користи од употребе паметних производа за здравље по здравље? Тако је. Једна или две паметне куповине могу драстично побољшати вашу квалитету живота код куће. Опширније .

Забележиш да ово изнесеш, али није ни хитно ни важно:

На и даље иде. Састанци се завршавају, планирање треба да буде урађено, сећате се ствари које желите да урадите итд. На крају ће се ваша матрица (тј. Листе) попунити, а најбољи део је што је она мање застрашујућа од једне главне листе задатака:

Кад год сте слободни за неки други задатак, једноставно почните лево и померите се десно. Требало би да се позабавите свиме на списковима Сада и делегатима пре него што се позабавите непажљивим списковима.

ако ти моћи делегат, прво се ухватите у коштац са листом делегата и искрцајте што више тих задатака. Затим прођите кроз листу Нов. Једном када прођете кроз листу Сада, сматрајте да је ваш дан успешан. Сада можете започети почетак касније листе или завршити дан раније.

ако ти не могу делегат, почните са листом Нов. Ако прођете кроз листу Нов и имате више времена, на располагању вам је избор: третирајте листу делегата као листу Нов, одмах започните на листи касније или завршите дан раније. У пракси ћете вероватно желети да наизменично обављате задатке Делегате и Касније.

На крају дана прођите кроз листу делегата и оставите све задатке чији су рокови прошли. Задржите оне које још можете учинити. Спремите их за сутра.

На почетку следећег дана прођите кроз листу касније и одлучите који су задаци тренутно хитни. Пребаците их на листу Нов. Учините исто за тривијалну листу, осим што те задатке пребаците на листу делегата. Додајте нове задатке који се појављују током дана. Исперите и поновите.

Кад спискови обавеза не раде за вас

Имајте на уму да можете модификовати Еисенховер Матрик како год желите. На пример, уместо да га користите за вођење целог дана, можете сортирајте своју е-пошту са сопственом матрицом Ево решења за сортирање е-поште које ће вам икада требатиЈедно једноставно решење за сортирање осигураће да увек будете изнад својих е-порука. Потребне су вам само четири налепнице или мапе да бисте управљали примљеним и смањили стрес е-поште. Опширније . Цео концепт хитности / важности може се показати корисним у свим случајевима изван посла и е-поште.

Многи људи су постигли велики успех помоћу Еисенховер-ове матрице. Али ако сте дошли до ове тачке и не мислите да ће вам то помоћи, то је у реду. Наставите тражити метод који вам одговара. Кад је све речено и учињено, једина техника продуктивности која је битна Најбољи алат за продуктивност је онај који заправо користитеУ свету који јури продуктивност, свака нова и сјајна апликација за продуктивност обећава нешто ново. Али губимо ли нешто када мењамо апликације за продуктивност пречесто? Опширније је онај који заправо користиш.

Да ли сматрате да је Еисенховер Матрик корисна? Ако не, коју технику продуктивности користите да бисте остали организовани и напријед? Поделите са нама у коментарима испод!

Кредитна слика: Ами Булл преко Схуттерстоцк.цом