Уметност извињења: како изговорити е-пошту (и то значити)

Реклама

Сви се понекад зајебавају. Покушајте колико год можемо, нико није савршен. Када погрешите што повређује неког другог, правилно је да се извините.

Иако ћете често морати да се извините лично, понекад вам је драже или ћете морати да кажете да вам је жао путем е-поште. Погледаћемо како да се професионално извинимо у е-поруци како бисмо вам помогли да најбоље искористите ову ситуацију.

Три састојка правилног извињења

Иако не постоји универзални образац, опште прихваћени стандард за извињење укључује три дела:

1. Потврђујући да сте урадили нешто погрешно.
2. Осећам кајање због својих поступака и бића емпатичан да разумеју како повреде другу особу.
3. Реституција, где исправљате ситуацију.

Погледаћемо сваки од ова три елемента док пролазимо како се извињавамо у е-поруци.

Отварање извињења

Пре него што започнете са стварањем извињења, морате се обратити особи којој пишете. То ће се увелико разликовати у зависности од вашег односа према особи.

Претпоставимо да сте погријешили у професионалној ситуацији и зато свом шефу морате послати е-маил са извињењем. Као пример, рећи ћемо да нисте успели да извршите критични задатак на време, што је одложило пројекат за све остале.

У овом случају, одговарајући поздрав би био „Поштовани [Име]“. Ако се извињавате пријатељу, нешто попут "Здраво [Име]" или "Здраво [Име]" било би прикладније.

Не заборавите ни на тему е-поште. Након што сте некога погрешили, можда неће бити срећни када виде е-пошту од које сте стигли. Стављање нечега попут „Молим вас прихватите моју извињење“ или „Искрено ми је жао“ у насловну тему је добар начин да од почетка разјасните чему служи ваша порука. Не покушавај постаните паметни са акронимима е-поште 15 Скраћенице е-поштом које бисте требали користити за ухватљиве линије предметаФИИ, ја сам ООО до ЕОД. БТВ, ПРБ вечерас са Н / Н. Ако немате појма шта значи било који од ових кратица е-поште, прегледајмо их и како их можете користити. Опширније .

Потврђивање ваше грешке

Сада када сте завршили са отварањем, време је за први витални део извињења. Овде морате јасно идентификовати проблем који се догодио. Властити у ономе што сте учинили не покушавајте да преусмерите кривицу на некога другог или не извините за оно што се догодило.

Ево примера за шта не радити:

Иако знам да сам пропустио важан рок, заиста нисам крив. Радио сам с Паулом на овом пројекту, а он је превише времена трошио постављајући ми гомилу неповезаних питања. Мој рачунар се такође смрзавао током целе недеље и ИТ га још није могао видети. Дакле, то није све због мене.

Чак и ако је горе наведено тачно, то не представља добро извињење. Овај део мора да призна вашу одговорност за грешку.

Нешто попут овога је много боље:

Схваћам да сам пропустио пресудни рок. Овај пројекат је заиста био важан нашем одељењу и веровали сте ми да га правовремено завршим. Знам да је мој неуспех да испуним овај задатак на време одложио завршетак пројекта. То се лоше одражава на наш тим, и жао ми је због тога.

Овде сте јасно поставили шта сте погрешно урадили, без покушаја да омаловажите или одвратите.

Изражавање кајања за оно што сте учинили

Сада када сте јасно изнели своју грешку, морате да покажете што се догодило. Имајте на уму да је оно што сте учинили изазвало бол, фрустрацију и друге негативне емоције код друге особе.

Нека буде очигледно да осећате кајање због ситуације. Покушајте да се ставите у њихове ципеле и схватите како су их ваше акције навеле. Не нуде овде објашњење свог понашања. Поанта извињења је поправити преломљен однос, а не доказати да сте били у праву сво време.

Ево примера како уоквирити овај део извињења:

Желим да се искрено извиним што нисам испунио своје обавезе и на време извршио задатак који сте ми поверили. За овај неуспех нема изговора. Не волим да знам да сам изневјерио свој тим и осјећам се ужасно што вам је то изазвало непријатност приликом сусрета са клијентом.

Изражавање емпатије даје аутентичност вашем извињењу. Помаже вам да за тренутак заборавите своју перспективу и погледате чиме се неко други бави.

Макинг ит Ригхт

Речи су важне, али радње носе много већу тежину. Да бисте показали да мислите оно што сте рекли, важно је исправити амандмане. Ако предузмете мере, ситуација ће бити исправна (ако је могуће) или ће показати да ћете дати све од себе да више не направите исту грешку.

Настављајући са нашим примером пропуштања рока, ово би могло послужити као део реституције:

Убудуће, да избегнем промашене рокове, разговараћу са вама унапред ако се забринем да нећу успети да учиним нешто на време. Бићу свјеснији колико ми времена одузимају критични пројекти и спреман сам да уложим додатне сате изван канцеларије како бих био сигуран да ће они бити готови. То се неће поновити.

У неким ситуацијама можда не знате шта да понудите како бисте надокнадили своје понашање. Ако је то случај, можете једноставно питати "Шта могу учинити да ово исправим?"

Оно што је најважније је да покажете како ћете у будућности поступити другачије како бисте спречили да се исти проблем не понови.

Затварање извињења

Сада морате само да завршите поруку. Ово је прилично једноставно, али будите сигурни да одржавате тон прикладним. Треба захвалити примаоцу што је прочитао вашу извињење и пожелио им добро.

Такође би могла бити добра идеја да их позовете да разговарају о ономе што сте даље рекли. То показује да сте искрени и отворени за додатни дијалог.

Ево једног начина да затворите професионалну е-пошту извињења:

Хвала вам што сте прочитали ово. Ако желите да разговарамо о нечему, контактирајте ме како бисмо могли да размотримо то.

С поштовањем,
[Твоје име]

Ако не желите да користите „Искрено“, дешаваће се и друга формална затварања попут „Срдачан поздрав“.

Да ли је е-пошта прави медијум?

Погледали смо како се професионално извинити у е-поруци. Пре него што почнете да пишете своје, требало би да размислите да ли је е-пошта прави медиј за извињење.

Е-маил сигурно има користи када је реч о извињењу. Како нема временског ограничења, можете своје мисли саставити на јасан и директан начин. Ако је брзо извињење на реду, слање е-поште омогућава вам да их контактирате у кратком року. За разлику од извињења, не морате бити спонтани и реаговати на оно што друга особа каже.

Али није све добро. Е-пошта је мање лична од личне (или телефонске везе) извињења. У зависности од конфигурације ваше компаније, слање е-поште може се сматрати кукавичким ако је лично појављивање. Не скривајте се иза екрана.

Извињавам се на грешкама

Исправно се извинити драгоцена је животна вештина. Не знају сви како то учинити, па је лако оставити другу особу осећајући се још фрустриранијом него раније. Користите овај основни водич о томе како изговорити е-пошту и ето вам на путу за поправљену везу.

Имајте на уму да је крајњи циљ извињења обновити сломљено поверење. Направили сте нешто погрешно, а три корака изнад су начин на који поседујете и исправљате. Не правите то због вас.

Затим бисте могли сазнати више о томе како писати професионалне е-поруке 5 начина за писање професионалних е-порука које штеде вријеме и трудВештина је знати писати професионалне е-поруке које штеде време и добијају одговоре. Нека вам ови предлошци е-поште помогну. Опширније .