Ево решења за сортирање е-поште које ће вам икада требати

Реклама

Без обзира да ли користите Гмаил, Оутлоок, Гоогле Инбок, Иахоо Маил или било шта друго, е-пошта је е-поштом и пре или касније ваш инбок је поплављен. Али један једноставан систем сортирања осигураће да никада нећете осетити да вам је измакло руку и да су увек на врху ваших порука.

Јесте ли икад покушали применити трикове са списковима обавеза на поштанску пошту? Урадио сам. Чешће него не, не раде. Оно што ми не разумемо о разлици између листе е-поште и обавеза је да задатци захтевају само од вас неку радњу, док се мејлови односе на комуникацију са људима.

Али промена једног популарног система продуктивности одговор је на пригушивање сталне муке е-поште. Матрица америчког председника Двајта Еисенховера за сортирање задатака сјајно је ефикасна и при сортирању е-порука, уколико их исправно исправите.

Измењена Еисенховер-ова матрица за е-пошту

Тхе Еисенховер Матрик је тако сортирао своју листу обавеза у четири квадранта, што му је помогло да схвати који задатак треба да уради даље. Основна матрица изгледа овако, и задржаћемо је нетакнутом:

Сваку е-пошту ћете класификовати у један од ова четири квадранта. Квадранти ће вам диктирати шта радите са том е-поштом и када на њу делујете. Заборави на „зеро инбок“, управо ћемо се концентрисати на извршавање ствари.

Најбоље је комбиновати матрицу са мапама у програму Оутлоок или користите Гмаил ознаке да припишете примљене поште Поновно откријте Гмаил наљепнице и на крају укротите примљеноПостоји пуно трикова за решавање преоптерећења е-поштом, али постоји један тачно испод вашег носа који можда не користите: добре старе Гмаил налепнице. Опширније . Тако ће сваки квадрант имати своје име / мапу и можда такође своју боју.

Шта год да урадите, немојте да мењате назив ових квадраната. Тако ће ваше мапе или налепнице имати само ове четири категорије:

• Важно и хитно
• Важно (није хитно)
• Хитно (није важно)
• Није важно нити хитно

Шта је „Хитно“?

Лако је препознати шта је „важно“ - то је субјективан позив који лако можемо примити, у зависности од приоритета. Али „хитно“ поставља слику израчуна заснованог на времену, а то људе одбацује.

Опустите се, не паничите. "Хитно" ће овде значити шта год желите. Ако имате напоран дан без иједног тренутка да се поштедите, онда "Хитно" поприма ново значење. Ако имате дан испуњен састанцима, тада "Хитно" поприма друго значење. Нека буде флексибилан; у ствари, важно је да је флексибилна

Неколико стручњака за продуктивност заправо воле да ставе временско ограничење на „хитну“ колону Еисенховер-ове матрице, али то једноставно није одрживо с обзиром да се потребе за животом и радом засноване на времену стално мењају.

Не постоји чаробна формула или постављено временско ограничење за дефинисање „Хитно“. Знат ћете то када је угледате. Није тешка реч за разумети, па је не претерајте.

Нека буде једноставно, немојте имати „Правила квадраната“

У искушењу ћете да повежете акцију са вашим квадрантом. На пример, Тутумов Бриан Лее користи систем и ставио је посебну радњу за сваки квадрант, попут „Одлучите када то урадити“ за „Важно, али није хитно“, и „Делегирајте“ за „Хитно, али није важно“.

Одуприте се томе. Постоје два проблема са тим.

Прво, та „правила акције“ завршавају предоџбу о начину на који означавате е-пошту. Ако знате да тренутно морате да делујете на е-пошту, али немате времена за то, наићи ћете на мозак да вас вара у погрешној класификацији.

Друго, квадрант нема увек исту акцију. Поништавање задатка неће увек бити опција. „Није хитно нити важно“ не значи да га морате избрисати, можда ће вам требати касније и тај емаил.

Уместо тога, верујте у Еисенховерову матрицу и верујте у сопствене способности да то учините. Прекомпликовани, прекомерно специфични систем продуктивности ћете завршити са дампингом правило продуктивности са три штрајка Систем са три штрајка: Како одредити приоритет своју листу обавезаНе добијате вашу листу обавеза? Проблем можда није у вашој продуктивности, можда су то само ваши приоритети. Научимо како да одредимо приоритете листе обавеза и испунимо ствари. Опширније . Имена ових квадраната заправо вам дају добру представу о томе шта се уопште ради о е-пошти и моћи ћете у складу са тим да донесете исправну одлуку.

Једно златно правило: Без кретања без етикетирања

Идеја је да се сортирајте своју е-пошту немилосрдно Не можете да одложим е-пошту свако јутро? Пробајте овај ритуалПочевши свој дан, начин е-поште редовно се одлаже - иако већина нас то ради. Је ли провјера е-поште након буђења заиста тако лоша? Опширније , и укључује један чин самодисциплине - не можете прећи на следећу адресу е-поште без означавања оне коју читате.

Ово је критично. Сваки пут када отворите е-пошту, апсолутно је морате сортирати. Не дозволите себи да проверите следећу пошту ако је нисте класификовали у квадрант.

Као што смо раније расправљали, није сортирање или сортирање лоше због чега ваша апликација за продуктивност не ради 5 разлога због којих вам се То-До апликација чини мање продуктивномДа ли се налазите на својим обавезама? Ваш проблем није ваша амбиција или апликација за планирање задатака коју користите. Проблем је у начину на који уопште користите свој попис обавеза. Опширније . Морате да исправите корак сортирања и тада све остало дође на своје место.

Како да нападнете своју е-пошту

Ево лепоте тога: Једном када сортирате примљено, заправо вам неће требати много савета о томе када и на који начин требате да адресирате своју е-пошту. За хитне и важне ствари, на крају ће вам се обратити оног тренутка када имате мало слободног времена.

За све остало, као што је Анди Митцхелл из АцтивеИнбок-а рекао МакеУсеОф Како се носити са преоптерећењем Инбока и То-До листама у е-порукамаЕ-пошта није само комуникација, већ увелико и диктира вашу листу обавеза. Разговарајмо о најбољим саветима за повезивање пристигле поште с нашом продуктивношћу са Андијем Митцхелом - оснивачем АцтивеИнбок-а. Опширније ,

Изаберите тачке са ниском енергијом током дана (попут оне успаване пола сата после ручка) и испустите се у инбок да бисте је прегледали.

Ако вам је већ постављен приоритет, лако је извршити ствари без да пропустите обавезну ставку.

На крају сваког дана поступајте по свим разврстаним порукама е-поште, чак и из апликације за паметне телефоне. Верујте ми, када вам је то већ додељено приоритета, то ћете проћи у половини времена које иначе предузмете.

Да ли је ово лако или тешко?

Лично сматрам да је Еисенховер Матрик метода сортирања е-порука најлакша коју сам користио. У ствари, мој инбок је учинио много управљивијим за мене и нисам ништа пропустио због њега.

Мислите ли да је овај систем лако имплементирати или би вам било тешко? Реци нам зашто!

Имаге Цредитс: Хеи Паул Студиос / Флицкр