3 савјета за рјешавање преоптерећења е-поштом у Гмаилу [Прикажи и реци]

Реклама

Већина нас пати од преоптерећења информацијама. Преоптерећеност приватним е-маиловима можда и није велики проблем, а игнорисање половине е-маилова је у одређеној мери прихватљиво. У професионалном животу се, међутим, не само од вас очекује да нађете начине да се носите са свим долазним канала, такође морате да обрађујете информације, тј. прослеђујете, одговарате, расправљате, пратите и пратити.

На МакеУсеОф смо написали пуно чланака о различитим начинима коришћења Гоогле Маила и како то најбоље искористити. Али које карактеристике и технике заиста користе људи који примају стотине е-порука недељно? Како пратимо на десетине задатака и још увек будемо изнад свакодневне поплаве поште? Иако не могу да говорим за своје колеге, сигурно могу говорити за себе. Користим Гоогле Маил за руковање е-маиловима и већином мојих задатака, а овим чланком желим да поделим са вама своје 'магичне трикове'.

Филтрирање долазне поште

За мене је кључни корак у решавању поплава био постављање филтера за долазну пошту. Ако примате више од три или четири поруке е-поште дневно и ако више пута примате одређене е-поруке, на пример обавештења, билтене или подсетнике, топло бих вам препоручио да поставите филтере.

Постављао сам преко 20 филтера, који сортирају пошту под 15 ознака (слично мапама), на пример да бих се побринуо за коментар обавештења, е-поруке повезане са МакеУсеОф одговорима, укључујући нова и објављена питања или е-поруке повезане са Соунд Сундаи.

Добијам пуно поште које заиста не морам да прочитам, бар не у свом сандучету, на пример нова питања која су послата у МакеУсеОф одговоре. Ипак волим да имам копију у инбок-у, на пример да проследим питање колеги или да одговорим на њу путем е-маила. Међутим, пошто не морам да читам ове поруке е-поште, поставио сам филтер да бих их сортирао и означио као прочитане.

Дакле, кад год видим исправан број искочи поред једне од мојих налепница, знам да постоји пошта коју заиста морам да прочитам. Овисно о ознаци, одмах је читам (нпр. Инбок) или издвајам комад времена за заједничко читање свих порука е-поште те категорије (нпр. Обавијести о коментарима).

Ако желите да сазнате више о подешавању филтера у Гоогле пошти, препоручујем чланак 3 сјајна примера коришћења Гмаил филтера за продуктивност 3 сјајна примера коришћења Гмаил филтера за продуктивност Опширније . Садржи неколико сјајних савета за подешавање спискова обавеза путем е-поште, управљање подсетницима или филтрирање догађаја Гоогле календара.

Предност

Дакле, поставили сте филтре за е-пошту које редовно добијате, али ваш инбок је и даље препун мање важних ствари? Гоогле Маил има решење за то и зове се Приоритетна пошта. Лако је подесити под> Подешавања > Инбок. По дефаулту ће се на вашој примљеној пошти налазити сљедеће налепнице: Важна и Непрочитана пошта, Пошта са звјездицом и Све остало у примљеној пошти. Можете га прилагодити тако да садржи другу важну налепницу или променити или уклонити неку од горе поменутих.

Детаљни увод у Приоритетну пошту потражите у чланку Приоритетна пошта Гмаил решава бацн проблем Приоритетна пошта Гмаил решава бацн проблем Опширније .

Праћење

Можете пратити различите адресе е-поште тако што ћете их аутоматски или ручно означити. Ако морате да ручно обележите десетине порука е-поште, међутим, етикетирање може бити прилично напорно, јер је потребно неколико кликова мишем и нешто координације. Оно што за мене дјелује много боље је слање е-поште.

Један од мојих главних уредничких задатака је праћење коментара. Ово укључује све коментаре широм МакеУсеОф-а на које је потребно обратити пажњу, запажене коментаре уопште, најбоље коментаре особље, најбољи коментари за конкурс за најбољи одговор недеље (МакеУсеОф одговори) и победнички коментари тог конкурса. Обично имам између 50 и 100 коментара обележених у било које време и користим пет различитих налепница да их разликујем. Својом обележеном пошту могу приступити преко етикете Звездано, што ми омогућава да се брзо побринем за све њих, а та етикета изгледа врло шарено.

За рокове или е-поруке које желим да пратим, претварам их у задатке, како је описано у овом сјајном чланку: 4 једноставна корака ка постизању и одржавању нулте поште у Инбоку 4 једноставна корака за постизање и одржавање нужне поште у Гмаилу Опширније

Све мале ствари

Постављао сам низ малих поставки, што ми олакшава рад са е-маиловима. Подразумијева се да користим поглед са навојем разговора. Већина осталих малих поставки пружају се путем функција Гоогле Лабс, а испод је листа мојих омиљених.

• Аутоматски унапред…
  да се аутоматски прикаже следећи разговор након обраде претходне поруке е-поште.
• Подразумевано „Одговори свима“…
  јер је већина моје одлазне поште намењена више од једног примаоца.
• Преглед примљене поште…
  јер једва чекам да видим шта ме чека док ГМаил пуни.
• Помери колону икона…
  јер ми је лакше скенирати их на левој страни.
• Пошаљи и архивирај…
  да бисте спремили клик и брже се испразнили.

Закључак

Ако и даље чекате магични трик, бојим се да ћу вас разочарати. Не постоји магија која је укључена у одржавање врхунских ствари! Обично је потребно неколико једноставних стратегија и много дисциплине.

Ако сте се озбиљно надали уредном трику, покушајте 1 Авесоме Гмаил савет за који не знате. 1 Изврсни Гмаил савет за који не знате. Озбиљно. Опширније

И много више сјајних савета можете пронаћи овде:

• Како претворити Гмаил пошту у листу обавеза за читање Како претворити Гмаил пошту у листу обавеза за читањеАко сте често на Гмаил-у, највероватније знате колико ствари заправо можете учинити с тим (осим читања и слања поште). Већ смо поделили доста савета како ... Опширније
• Како ефикасно претраживати е-пошту у Гмаил-у Како ефикасно претраживати е-пошту у Гмаил-у Опширније
• 4 начина за постављање Гмаил-а као заданог е-поште у вашем прегледачу 4 начина за постављање Гмаил-а као заданог е-поште у вашем прегледачуКако корисници полако мигрирају податке у облак, рачун за веб пошту је постао дат, а Гоогле Маил је најбољи избор. Неимпресиониран тим развојем, Виндовс наставља да повезује хипервезе е-поште (а.к.а ... Опширније
• 3 ствари које су корисници Гмаил-а поставили на своје налоге 3 ствари које су корисници Гмаил-а поставили на своје налоге Опширније

Колико е-порука добијате дневно и како се носите са њима? Имате ли неке савете и трикове са ГМаила које нисам покривао? Или постоји неки разлог зашто користите други клијент е-поште?