5 корака за уштеду папира и прелазак на дигитални

Реклама

Папир и алтернативни материјали попут пергамента некада су били врло ретки и драгоцени материјали. Данас папир користимо готово свуда или боље речено - где год га не можемо заменити пластични.

Производња било ког материјала оптерећује животну средину, иако је папир - обично израђен од дрвета, биоразградив и стога се много лакше рециклира.

Дигитални дигитални дигитални папир неће само уштедети папир и помоћи околишу, већ ће вам уштедјети и простор: ваш радни стол или чак фрижидер ће изгледати много чистије. Проналажење докумената биће много брже. И на крају крајева, живимо у дигиталном добу! Ево како започињете:

1. Скенирање

Све започиње скенирањем ваших постојећих папирних докумената. Ако немате скенер, можете користити свој дигитални фотоапарат, фотографисати и користити Снаптер исправити перспективу и искривљење. Дамиен је детаљно прегледао алат пре неколико месеци: Снаптер - скенирајте своје документе без скенера Снаптер - скенирајте своје документе без скенера Опширније

2. Филе

Обавезно смислите добар систем који ће вам омогућити да лако пронађете документ који вам може бити потребан. Увек се запитајте: „Где и како ћу ово тражити?“

Најлакши начин за подношење докумената вероватно је њихово стварање у облику ПДФ-ова, именовање са датумом и кратким описом и тражење свега што вам треба у садржају по кључним речима.

Како претраживање слика за текст још увек није стандард, назив датотеке за слике мора бити врло описан. Алтернативно, можете користити алат под називом ЈОЦР, који ће извући текст из скенираних докумената и ставити их у текстуалну датотеку. Текстуалној датотеци можете дати точно исто име као и слици, датотеке у исту фасциклу и на тај начин ћете лако моћи да пронађете одговарајући документ. Варун рецензирао ЈОЦР: Како извући текст из слика Како извући текст из слика (ОЦР)Најбољи начин за издвајање текста са слике је коришћење оптичког препознавања знакова (ОЦР). Показујемо вам седам бесплатних ОЦР алата за посао. Опширније

Ако вам ово звучи као превише проблема, скениране документе и ПДФ датотеке можете и послати путем датотеке Гмаил. Само пошаљите датотеке себи и упишите одговарајуће кључне ријечи у е-пошту. Имајте на уму безбедносни ризик којем можда излажете датотеке, зато покушајте да не преносите осетљиве документе.

3. Користите Алатке

Ми користимо пуно папира за случајне белешке, који ће се заувек залепити на нашим столовима или док на њу не просујемо кафу. Да бисте уштедјели папир и да би ваш стол изгледао мало уредније, покушајте да набавите рутину за коришћење алата.

Подсетници, брзе белешке, спискови обавеза, адресе се могу организовати и складиштити на дигитални начин. У зависности од тога које алате користите можете имати додатну корист од приступа њима где год да се налазите.

За брзе белешке треба да користите Стицкиес, што је у основи дигитална алтернатива Пост-Ит Нотесима.

Гоогле календар чини одличним календаром на мрежи и радној површини. Такође може подсетити на задатке. Ако интегришете Гоогле календар у Тхундербирд, чак можете да креирате спискове обавеза директно са радне површине. У мом чланку Како: интегрирати Гоогле календар у Тхундербирд Како да интегришете Гоогле календар у ТхундербирдКористите Тхундербирд и Гоогле Цалендар и питате се како можете да их уједините? Показаћемо вам како да у потпуности интегришете Гоогле календар са Тхундербирд-ом. Опширније , видећете како се то ради.

Једно од најбољих оруђа за организовање и ослобађање од папирних белешки и подсетника је Сетите се млека. Будући да је компатибилан с низом других апликација, може вам постати и средишњи центар за праћење задатака и информација. Давид покривен 8 једноставних начина за управљање задацима са сјетом млијека 8 једноставних начина за управљање задацима са сјетом млијека Опширније , што даје мало више увида у то што овај алат може учинити за вас.

Надаље, у чланку Управљајте својим животом помоћу бесплатних онлине алата за управљање временом Управљајте својим животом помоћу бесплатних онлине алата за управљање временом Опширније , Прегледао сам неколико других корисних алата, од којих су неки горе наведени.

4. Бацкуп, Бацкуп, Бацкуп

Да бисте отишли ​​у потпуности без папира, морали бисте у неко доба да одбаците оригиналне папирне документе или их одложите. Наравно, постоје документи којих се морате придржавати. Али за већину ће дигиталне копије бити довољно добре.

Међутим, догађају се несреће. Ваш чврсти диск се може оштетити, узимајући са собом дигиталне копије ваших докумената. Дакле, важно је креирати редовне резервне копије.

Поверљиве датотеке никада не би требале да напусте ваш чврсти диск и требало би их редовно да правите резервне копије на спољним дисковима.

Шта је са документима похрањеним на вашем ГМаил налогу? Иако је ГМаил можда прилично сигурно место, такође би требало да направите резервну копију свог ГМаил налога, само да бисте били 100% сигурни да је све урађено на рачуну.

Постоји начин да направите сигурносну копију ГМаила користећи ГМаил Бацкуп, као што је Карл описао у свом чланку Како сигурносно копирати Гмаил налог на ВАШ рачунар Како израдити сигурносну копију Гмаил налога на ВАШем тврдом дискуМожете изгубити приступ вредним Гмаил подацима. Уз толико доступних опција, има смисла редовно израђивати резервне копије вашег Гмаил-а. Овај брзи водич показује како. Опширније .

Коначно, имајући електронску копију сваког важног документа, чак и ако не можете да одбаците оригинал, је резервна копија у себи. Замислите све своје драгоцене папирне документе изгубљене у поплави или пожару - и даље имате дупликат на тврдом диску.

5. Понављање

Наведите горе наведене кораке као навику. То је пресудно. Задржите подешавање подсетника за скенирање папирних докумената. Учините скенирање рутином за све што долази и радите на старим стварима када имате времена. И понови.

Дакле, шта вас спречава од потпуног претварања са корисника старог школског папира у дигиталног мастер мастер-а новог доба? Јавите нам се, у дигиталном облику, у коментарима.