Развијајте ноћну мору своје мапе за пристиглу пошту у поједностављени систем за размену порука

Реклама

Морам признати да сам, када је у питању организовање е-поште, помало лијен. Кад добијем поруку е-поште од некога, обично једноставно отпустим брз одговор и оставим е-пошту у мом претинацу. Кад сам много користио Иахоо Маил, то је резултирало тиме да ми је поштанска пошта нарасла на око 3000 до 4000 порука. Е сад, како тачно намештате такав поправљање сценарија ноћне море?

Ситуација постаје још критичнија када почнете радити на даљину. Сви ваши задаци за посао и расправе тима одвијају се путем е-поште. То чини организацију и поједностављење е-поште још важнијом, јер може утицати на квалитет вашег рада и на то да ли наиђете на добро организовану и високо функционалну особу или не.

Пре свега, МакеУсеОф је очигледно место на које треба да се обратите када вам треба помоћ у вези са Гмаил налогом. Два од мојих најдражих МУО чланака који су усредсређени на поједностављивање Гмаил-а су Ангелинин сјајан списак начина за коришћење Гмаил као алатка за више задатака Како претворити Гмаил у машину за обављање више задатака (1. део) Опширније

; а такође сам уживао у чланку Анн Смарти са неколико примера како се користи Гмаил филтрира како би побољшао вашу продуктивност 3 сјајна примера коришћења Гмаил филтера за продуктивност Опширније . У овом чланку ћу поделити три моћна начина на које можете да добијете Инбок да се организује, уместо да трошите сате покушавајући да поправите ефекте своје лењости у једном седењу.

Чишћење примљене поште као еволутивни процес

Организовање и чишћење моје Гмаил поште притеже ме једнако као и прање веша или прање посуђа. Међутим, уместо да организујете целокупну пошту и читаву гомилу порука накупљених тамо, можете направити навику да само неколико ствари напредујете другачије. Ових „неколико ствари“ на крају ће узроковати да се ваш Инбок очисти. Звук је немогућ? То није - само је ствар да обучите Гмаил пошту да делује паметније и да сређује поруке за вас.

Први корак који обећавате себи да ћете руковати долазним порукама е-поште говорећи Гмаил-у како их сортирати или организовати. Преусмеравањем уобичајених долазних порука е-поште открит ћете да се Инбок врло брзо чисти.

На пример, недавно сам покренуо Гоогле календар да ми шаље е-поруке са подсетницима за задатке које сам планирао да обавим за тај дан. Иако је ово леп начин да се ствари изврше, то је такође одличан начин да се запрља примљено у врло кратком року. Пустила сам да се те поруке гомилају, али сада се бавим е-порукама са обавештењима које сам управо написао примљени данас и користе га да се ретроактивно врате назад и реорганизују све оне који се тренутно преламају мој Инбок. Док је порука отворена, све што требате учинити је да кликнете на „Још радњи“, а затим изаберите „Филтрирај поруке попут ових.

На овај начин не морате схватити које критеријуме филтрирања треба да користите за примену на ову групу слика, е-пошту систем већ зна адресу е-поште са које је адреса е-поште стигла и аутоматски испуњава поље „Фром“ за ти.

Имајте на уму да, бавећи се таквим порукама е-поште које данас стижу у вашу примљену пошту, поучават ћете свој рачун е-поште како да организује свој претинац за пошту. Можда ће вам требати додатног времена данас или сутра, али након неког времена схватићете да се Гмаил налог одржава чистим и организованим! Права тајна „подучавања“ Гмаил налога шта да ради са поруком долази у следећем кораку подешавања филтера.

Ако сте тек започели са тим, вероватно немате спремне налепнице за поруке за које се надате да ће их организовати. Не бојте се - само користите падајући оквир поред „Примени ознаку“ да бисте изабрали „Нова ознака…“ Ово ће вам омогућити да доделите налепницу која добро описује овај тип е-поште. На пример, у овом случају назвао сам врсту е-поште „Цалендар_Нотифицатионс“, а затим рекао Гмаил-у да примени ово ново правило на претходне поруке.

То је оно што усмерава ваше напоре. Уместо да се враћате и реорганизујете хиљаде старих порука е-поште, своје напоре можете препустити Нова е-поруке које настану резултирају чишћењем постојеће гомиле разноврсне поште која је прекривала вашу поштанску пошту.

Користите Суперстарс за брзо означавање е-поште

Ако сте ишта попут мене, од свих места можете добити е-пошту - информативне е-поруке од ваше банке или других организација са којима послујете, е-поруке колега или људи којима управљате или важне поруке чланова тима да сте рад са. Ако се бавите огромним приливом е-поште, тада је веома паметна идеја да почнете „означавати“ своје поруке е-поште звездама.

Обично означавање звездицом значи да је порука веома важна, али је и одличан начин да се те „важне“ поруке е-поште разбију у подкатегорије за брзо и лако претраживање касније. То можете учинити омогућавањем функције „Суперстарс“ Гмаил лабораторија.

Ова функција омогућава вам да користите до 12 јединствених икона звезда тако да не можете само да одвојите важне поруке с остатка хрпе пристигле поште, али те важне поруке можете сортирати у њихове властите специјални тип. Морат ћете знати име иконе за претраживање, па на вашој Гмаил страници с поставкама једноставно поставите показивач миша преко иконе за име иконе. Када читате нову е-пошту и желите да је означите као важну и сортирате је - можете да кликнете на опцију „звезда“, а затим више пута да промените врсту звезде. У овом случају кликнуо сам пет пута да бих поруку означио као важну информативну е-пошту о мојим Орбитз плановима путовања.

Касније, када желите да се присјетите тих важних порука из гомиле поштанских сандучића, једноставно претражите тип куцањем „има: плави-инфо“ или како год да је назив врсте икона - и добиће се само оне поруке које сте означили вратио. На пример, ево свих порука које сам означио као важне информативне е-поруке.

То вам олакшава брзо проналажење порука које сте некада морали да ловите кроз инбок како бисте уштедјели време и избегли велику главобољу.

Означите критичне е-поруке брзим везама

Други важан начин да организујете и пратите оне критичне адресе е-поште за које знате да ћете требати да се позабавите првим тренутком када омогућите функцију Брзе везе у Гмаил лабораторијама. Ово поставља једноставну функцију за брзе везе у левом окну менија вашег Гмаил налога.

Када примите е-пошту за коју знате да ћете се морати вратити и пронаћи касније, само кликните на „Додај брзу везу“ и Гмаил ће аутоматски снимити УРЛ за ту слику и додати је у леви мени котирање Тексту везе можете дати било који наслов који желите.

Ово приказује везе е-поште у левој траци менија са насловима које сте одабрали. Ово је веома користан начин да се избегне потреба за копањем по тим мејловима који имају важне информације попут нечијег телефонског броја на који су вам послали е-поштом. Када је време да их назовете, све што требате учинити је кликнути на везу - нема потребе да прелиставате све своје остале е-поруке како бисте пронашли ове важне информације.

Имајте на уму да постоје опције „к“ поред сваког брзог линка. То је зато што је ова функција намењена за брзо спремање информација које ће вам требати у кратком року. Након што искористите информације, веома је добра идеја да избришете брзу везу како бисте своју листу брзих линкова држали што је могуће краће. То је у основи брза плоча за гребање за праћење критичних е-порука за које знате да ћете ускоро морати да се вратите.

Да ли знате неке друге корисне савете који ће вам помоћи да организујете и поједноставите Инбок? Поделите своје идеје и савете у одељку за коментаре испод.