Готово без папира: предности, недостаци и дигитални заобилазнице

Реклама

Тхе канцеларија без папира Будућност је овдје - Ваш водич за живот без папира данасБез папира - појам који се већ данима користи прилично често. Али шта то значи? И у којој мери се то односи? Свакако сви ми и даље користимо папир у одређеној мјери упркос напретку ... Опширније изгледа да се коначно хвата у коштац. То би делом могло бити последица још више популарна идеја минимализма Како бити ефикасан минималиста у свом свакодневном животуСве више и више људи одлучује да прихвати минимализам. У одређеним ситуацијама то може изазвати фрустрирајућу пустош у вашој свакодневици. Са неким минималним планирањем до тога не треба доћи. Опширније . Али је ли све то нирвана која штеди стабло или ноћна мора пропорција А4?

Истражујемо предности и недостатке, заједно са делотворним саветима, тако да можете сами да се одлучите и одмах се решите тога.

Предности канцеларије без папира

Погледајмо прво предности рекламирања адиоса на папиру.

Отклањање застарјеле факс машине

Упркос томе што је факс уређај претворен у архаичан уређај, још увек постоје неки који инсистирају на томе да им на ноктима виси. То су људи који имају свој број факс уређаја видно приказан на својој визиткарти. То су људи који не могу да прихвате да је измишљено нешто звано „емаил“, и као резултат тога, утапају се под морем факс папира.

Ако неко попут овог апсолутно инсистира на томе да вам се НЕШТО МОРА посложити, онда постоје начини да их прихватите, а да се притом не суочите са заглавима папира и срушеним дрвећем на вашој савести. Многобројне мрежне услуге могу вам доделити „виртуелни број факса“, а друга особа може факсирати на тај број. Након тога факс се претвара у прилог е-пошти и шаље вам се преко интерфејса.

Лоша страна је да су бесплатни планови за ове веб локације невероватно ограничавајући. Да бисте добили било коју пристојну услугу, мораћете да плаћате месечни план.

Неке од њих треба погледати Макемаил, МиФак, РингЦентрал, Факбурнер, еФак, и ФрееФактоЕмаил.

Имајући више простора за Танго

Тренутно имам неколико кутија пуних докумената који сежу уназад 15 година. Они седе у мојој канцеларији и чекају да их скенирају како бих коначно могао да растргам оригинале на папиру. У међувремену, док мој најбољи пријатељ Процрастинате борави са мном, ја се непрестано спотакнем по кутијама, ударам куковима о њих и углавном се кунем главом у њих.

Када се коначно пребацим на скенирање папира, направит ћу једну велику забаву за дробљење и пиће сваки пут када документ прође кроз дробилицу (на крају ћу бити потпуно без ногу). Али оно о чему стварно сањам је да имам огромну количину простора у својој канцеларији. Могу да искористим тај простор да почнем да плешем или борим пса. И подсети себе које је боје мој под.

Ако сте компанија која троши пуно новца на складишни простор за своје документе, само размислите колико ћете уштедјети, скенирање тих докумената и целокупно снимање. Морал запосленог проћи ће кроз кров.

Чување животне средине од себе

Најочитија предност је наравно околина. Сече се превише стабала, а Амазонске прашуме делимично нестају како би нахраниле индустрију целулозе и папира. Све што можемо да успоримо то је очигледно добра вест за планету на којој живимо. Штампамо превише и превише папира се троши. Преласком у окружење без папира, можете зарадити нешто за мајку природу.

ако ти МОРА нешто штампати Главни савети и алати за помоћ при испису веб страницаБез обзира колико се трудили да останете без папира, понекад вам је потребно само да штампате ту веб страницу. То могу бити упутства, чланак за наставу, приручник за састанак на послу, итд. Као... Опширније , онда постоје начини да смањите количину папира и мастила које користите. Услуге као што су ПринтВхатИоуЛике, ПринтФриендли, Аардварк, и Принтлиминатор помоћи ће вам да уклоните све непотребне елементе са странице пре него што је одштампате, попут реклама. Али где год је то могуће, скенирајте и пошаљите е-поштом.

Папир не траје заувек, али дигиталне датотеке ће

Животна је чињеница да папир не траје вечно. Магна Царта вероватно не изгледа тако свеже као што је била када је написана. Дневник Ане Франк почиње да смеђе и завија по ивицама. Папир се на крају једноставно поквари, с обзиром да је прошло довољно времена.

Другим речима, то је ужасан начин да се информације дугорочно чувају. Никада не можете бити сигурни када ће се смеђати, ишчупати, изблиједити, или једноставно прелити шалицу кафе преко ње. Али дигитални фајл? Под условом да га задржите у популарном формату, као што су ПДФ или ТКСТ и радите редовне резервне копије 5 основних чињеница о сигурносним копијама које би сваки Виндовс корисник требао знатиНикад се не умарамо да вас подсећамо да правите резервне копије и чувате ваше податке. Ако се питате шта, колико често и где треба да правите резервне копије датотека, имамо јасне одговоре. Опширније , увек ће бити ту кад вам затреба. За двадесет или тридесет година то ће и даље изгледати исто као када сте га први пут направили.

Запослени могу радити на даљину

Проблем са папиром је што у уредском окружењу, ако желите да колеге на другим географским локацијама имају копију, морате је послати поштом. За то је потребно време (још више ако га пошта изгуби). Време у многим случајевима значи губитак новца, одлагање прилика и пораст фрустрације.

Ако се датотеке дигитализирају, могу се ставити на мрежу у компанији интранет Брзо поставите сопствени кућни интранет помоћу оцПорталДа ли сте икада размишљали о томе како би могло изгледати "портална страница" за вашу породицу, баш као што многе компаније нуде запосленима? Зар не би било згодно имати централно веб-складиште ... Опширније или вики 4 најбољих личних Вики-ја који ће вас увек организоватиШта ако постоји вики софтвер осмишљен да вам помогне на личном нивоу? Можете га користити за било шта, на пример, за орисање свог романа, праћење пројеката побољшања куће или планирање ... Опширније . Или се могу послати е-поштом или ставити у мапу за складиштење у облаку. То омогућава колегама из друге канцеларије да одмах примере свој примерак, без потребе за чекањем. Ако се документ учита у сајт за сарадњу 10+ Алат за колаборацију без регистрације који можете користити за 10 секундиСарадња на мрежи може уштедети вама и вашем тиму и време и новац. Брза сарадња може да уштеди мало више. Ови алати су спремни за употребу када будете. Није потребна регистрација. Опширније као што су Гоогле документи или Дропбок, сви на свим локацијама могу почети остављати повратне информације у реалном времену.

Против канцеларије без папира

Али, одлазак без папира није увек рај какав је начињен. Технологија за спас!

Скенирање сваког. Једно. Комад. Оф. Папир.

Одмах по шишмишу, ово је највише неугодно у читавом подухвату. Проналажење енергије и склоности да седи и скенира сваки појединачни папир. То је мучно, пуно времена и, искрено, радије бисте гледали понављања Баиватцх на ТВ.

Али постоје неке ствари које можете да учините да бисте мало олакшали посао. Прво прегледајте сваки комад папира и ставите га у једну од три гомиле - дефинитивно скенирање, можда скенирање, и дробити. Тхе дробити ствари… .док… .дашите га и ријешите се.

Вероватно се можете ослободити плаћених рачуна, признаница за ствари за које је гаранција одавно истекла, упутства за употребу (вероватно је да је произвођач отпремио је ПДФ верзију Не можете да пронађете кориснички приручник за опрему? Претражите ове веб странице стручњакаПажљив момак са предвиђањима ће скенирати кориснички приручник и задржати софтцопи у свом рачунару или потражити софтцопи који је обично доступан као ПДФ на веб локацији произвођача. Постоји трећа ... Опширније на њиховој веб локацији), банковни депозити (али НЕ изводи), и тако даље. Само баците критички поглед на то и одлучите „ДА ли заиста морам да задржим ово?“.

Можда Сцан је за ствари у које још нисте сигурни и не желите журити са одлуком. Држите их по страни.

Открићете тада да Дефинитивно скенирање гомила је вероватно управљивија. Сада креирајте фасцикле на рачунару (Порези, осигурање, обрачунски листићи, итд.), а када скенирате документ, одмах га преместите у одговарајућу фасциклу и додајте описно име.

Постоје апликације за које тврди да убрзавају процес (по мом мишљењу резултати су мешани). Еверноте има могућност скенирања, која открива ивице документа када усмјерите камеру свог паметног телефона на њу. Постоји и Пхотомине ако скенирате фотографије. АлтернативеТо има неких добре алтернативе за скенирање ако тражите нешто друго. Посебно ми се свиђа СцанБот Најбоље апликације за примање за скенирање, праћење и управљање рачунимаОве апликације за скенирање рачуна ће вам помоћи да скенирате, сачувате и организујете сваки рачун за ваше личне или пословне потребе. Опширније .

Сећање на подршку свега горе

Што више скенирате, то вам је важније узми све Водич за сигурносну копију и враћање у ВиндовсДогађају се катастрофе. Ако нисте спремни да изгубите своје податке, потребна вам је добра рутина прављења резервних копија за Виндовс. Показаћемо вам како да припремите резервне копије и вратите их. Опширније . Јер ако се ваш рачунар одлучи на самоубиство или самоуништавање, нема сигурносних копија значи да нема апсолутно никаквих датотека. А у многим случајевима то може бити несметана катастрофа (посебно ако сте изгубили папирологију). Многе компаније из мог искуства нуде заменљиве копије докумената по цени и можда ћете се можда одлучити за то. Али можете лакше спавати ноћу ако имате резервно решење у близини или на даљину (или оба).

У најмању руку, требало би да имате преносни чврсти диск (набавите најмање 1 терабајт простора). Ако имате Виндовс ПЦ Ултимате Водич за израду сигурносних копија за Виндовс 10Сумирали смо све могућности израде сигурносних копија, обнављања, опоравка и поправка које бисмо могли пронаћи у оперативном систему Виндовс 10. Користите наше једноставне савете и више никада не очајавајте над изгубљеним подацима! Опширније , преузимање и коришћење СинцТои, СинцТои: Мицрософтово једноставно решење за резервне копије и синхронизацију [Виндовс]Ако на рачунару имате датотеке, морате да направите резервне копије. Просто и једноставно. Многи од нас познају сигурносно копирање и постоји пуно метода и програма које треба користити. Још један аспект који ... Опширније изузетно једноставан алат за израду резервних копија. Корисници Мац рачунара Ултимативно троструко резервно решење за ваш Мац [Мац ОСКС]Као програмер овде у МакеУсеОф-у и као неко ко зарађује целу зараду радећи на мрежи, фер је рећи да су мој рачунар и подаци прилично важни. Они су савршено постављени за продуктивност уз ... Опширније вероватно ће гравитирати Времеплов Партиција и кориштење тврдог диска вашег рачунара за похрану датотекаАко је хард диск вашег Маца мали и хард диск Тиме Мацхине је велик, можда ће бити корисно користити овај диск и за резервне копије и за складиштење. Опширније . Шта год да одлучите да користите, морате да поставите некакав аутоматизовани систем за прављење резервних копија датотека сваки дан у исто време, без грешке.

У идеалном случају, требало би да имате и удаљену сигурносну копију, само у случају да ваше место буде поплављено или се запали. Пре него што своје драгоцене датотеке пошаљете у облак, обавезно их шифрирајте у посебној мапи 5 ефективних алата за шифрирање ваших тајних датотекаМорамо да обратимо пажљивију пажњу него икада раније на алате за шифровање и било шта што је дизајнирано да заштити нашу приватност. Помоћу правих алата једноставно је чување наших података. Опширније први. ВинРАР и ВинЗип могу шифровати датотеке, као што могу Верацрипти његовог застарелог претходника, ТруеЦрипт ТруеЦрипт је мртав: 4 алтернативе шифрирања диска за ВиндовсТруеЦрипт више није, али на срећу постоје и други корисни програми шифровања. Иако можда нису тачне замене, требало би да одговарају вашим потребама. Опширније . Могућности за облак укључују Дропбок, Гоогле диск, Бок и СкиДриве.

Проналажење базе података ОЦР-Типе технологијом

Након што сте све скенирали, можете прећи пут успоређивања мапа и подмапа по категоријама датума и месеца (па чак и дневних мапа, ако заиста желите да прецизирате). Или врата број два налазе неку врсту базе података ОЦР технологија 4 бесплатне онлине ОЦР алате Поставите на крајњи тестСа напретком ОЦР технологије, претварање текста и слика из скенираног ПДФ документа у текстуални облик текста је лакше. Тестирали смо неколико бесплатних онлине ОЦР алата, тако да нећете морати. Опширније .

ОЦР означава оптичко препознавање карактера и то је технологија која чита штампани текст на страници и јесте у могућности да или претворите тај текст у текст који може копирати, или вам може вратити резултате на основу кључних речи које дате то. Ово је технологија која вози Еверноте Како се користи Еверноте: Неслужбени приручникУчење како самостално користити Еверноте траје дуго времена. Због тога смо саставили овај водич како бисмо вам показали како да у потпуности искористите најважније карактеристике Еверноте-а. Опширније , и то је оно Пројекат Гутенберг користи Пројекат Гутенберг: Више од само бесплатних књигаВеб локације попут Пројецт Гутенберг, које у понуди имају преко 45 000 књига (у вријеме писања), осигуравају да ниједна књига никада неће стварно нестати. Откривање нејасних књижевних дјела сада је лакше него икад. Опширније за скенирање свих текстова из јавне домене у е-књиге. Текст у оба документа и слике 5 најбољих ОЦР алата за вађење текста са сликаКада имате остатке папира, како набавити сав штампан текст претворен у нешто што ће дигитални програм моћи да препозна и индексира? Држите добар ОЦР софтвер у близини. Опширније могу вас пронаћи, препознати и довести вас у резултате претраживања када унесете ту реч.

Да бисте претраживали скениране документе, требало би да пронађете начин на који ћете лако моћи одмах да преузмете оно што вам треба. Дакле, ако идете ОЦР рутом, морате одлучити. Хоћете ли плаћати Еверноте годишњу накнаду и веровати им својим осетљивим документима? Или ћете умјесто тога преузети нешто и задржати све на свом рачунару.

Да ли сте познавалац папира или дигитални девијант?

Увек постоје предности и недостаци за све, али неки људи могу толерисати превару од других. Дакле, све се своди на оно што сте спремни прихватити.

Да ли је скенирање свега бесмислено и губљење времена? Или је дигитализација пут будућности? Шта кажете, читаоци?

Имаге Цредитс: Потопљени бизнисмен преко Схуттерстоцк.цом све остале слике без атрибута са ПикаБаи