Како одговорити на све поруке е-поште на прави начин: инлине

Реклама

1971. први е-маил је послат са једног рачунара на други. Сада, 269 ​​милијарди е-маилова шаљу се сваки дан.

Немогуће је замислити колико су ове поруке е-поште непотребне. Колико их служи само да изазову већу збрку. Да би стекли још више пажње и стрпљења својих прималаца.

Али једно је сигурно: ако је покренуло више људи ефикасно одговарање на е-поруке 5 алата за писање бољих порука е-поште које ће људи читати и одговарати на њихПисање није свачија шоља чаја. Али не морате бити сјајан писац да бисте послали сјајну пошту. Све што вам треба је неколико алата за осигурање квалитетних порука. Опширније , сви бисмо били приковани за примљене поште мало мање чврсто и наше емаил анксиозност Како савладати анксиозност у поштанској поштиТолико е-маилова, тако мало времена. Осећате ли се овако када је у питању управљање примљеним поштом у Гмаилу? Показујемо вам једноставна подешавања и корисне алате за организовање Гмаил поште који је заштићен стресом. Опширније било би мало мање исцрпљујуће.

Најочигледније решење овде није само "линијски одговарање", већ инлине одговарање прописно. Инлине одговарање је оно где одговарате у главном делу е-поште, уместо да пишете сопствену е-пошту испочетка.

Инлине одговарање је нешто што већина нас већ повремено ради. Али требали бисмо одговарати успутно далеко чешће. И то би требало да радимо са неколико правила на уму како би се те компликоване теме е-поште организовале и лако следиле.

Ми одговарамо на погрешан емаил

Супротно од линијског одговора је оно што се често назива „горња објава“. Овде добијате одговор на е-пошту и једноставно започињете са уносом при врху текстног поља. Овако је састављен највећи део е-поште данас. Али осим ако се не бавите крајње једноставним разговорима путем е-поште, објављивање на врху може узроковати свакојаке проблеме.

Прво, када објавите врх поруке, враћање на оригиналну е-пошту постаје огромна гњаважа, која укључује листање по е-пошти по е-пошти да бисте пронашли оно што тражите. Затим морате да се помакнете назад до е-поште коју састављате да парафразирате оно што сте управо пронашли, ван контекста и често недостајуће истакнуте тачке.

Понекад прималац може да одговори на вашу е-пошту у потпуно новој нити за е-пошту, што значи да се ваш разговор сада одвија у две или више засебних нити.

преко ГИПХИ

Ако сте у групном разговору, ствари постају још мрачније. Праћење ко одговара на шта, када и на које одговоре оне одговори постају готово немогућ подвиг.

Редовно одговарање је решење

Уместо топ објављивања онда бисмо требали одговарати у реду - односно у оквиру оригиналне поруке е-поште. У програмима Оутлоок и Аппле Маил можете видети оригиналну поруку чим притиснете одговор. У Гмаил-у само притисните три тачке на дну екрана слике да бисте приказали разговор.

Савет: Да бисте уклонили вертикалну линију „цитата“ из одговора у Гмаил-у, означите целокупну адресу е-поште, а затим кликните на увлакавање мање дугме.

Редовно одговарање решава проблем потребе да се крећете кроз масу порука јер је оригинална е-пошта укључена и претражива у последњој поруци коју сте примили у том разговору. То значи да се све чува у контексту.

Осим тога, не морате губити време на сабирање одговора других људи или копирање исечака е-поште само да би ваши одговори имали смисла. Са инлине одговорима, постоји све што свако може да се врати у било које време.

А за теме које укључују више људи, разлучивање ко је шта рекао, и одговор на кога, лако је (ако се правилно ради).

Инлине одговарање правилно

Када већина људи одговори линијски, они једноставно напишу своје одговоре уз текст на који желе да одговоре, и постају овај подебљани или црвени.

То је далеко од идеалног. Чим неко отвори е-пошту у обичном тексту, неће видети ово обликовање. И чим је више од неколико људи у нити, ствари могу брзо да се збркају.

Дакле, ево кратког водича о прописно одговорити на то скалабилно и сводиће на збрку на минимум.

1. Не ослањајте се на форматирање

Као што је споменуто, у неким случајевима прималац можда неће моћи видети форматирање које сте унели у поруци е-поште (нпр. Можда ће преферирати обичан текст). Ако је неко слеп за боју, може бити тешко пратити нити које садрже више боја.

У сваком случају, користите форматирање како бисте олакшали проналажење одговора приликом скенирања е-поште. Али не ослањајте се једино бацам се на посао.

2. Предговор одговори са вашим именом

Уместо да се ослањате на форматирање, упловите у навику да све одговоре одговарате на име и, ако требате посебно да се организујете, на датум. Затражите од свих прималаца да учине исто.

Тренутно у Гмаил-у немате избора него да ручно укуцате своје име. Исто важи и за непрестана апликација Аппле Маил.

Међутим, ако користите Оутлоок, постоји функција која аутоматски предговори ваше одговоре са вашим именом. Да бисте то урадили, идите на Датотека> Опције> Пошта. Онда идите на Одговори & Проследи, проверите Предговор с и упишите своје име у текстно поље. Када одговорите у тексту е-поште, ваше име ће се аутоматски појавити у заградама.

Маилбирд подразумевано има и ову опцију.

3. Користите прекиде линија, молим

Кад год оставите детаљни одговор, то би требало бити на новом ретку, уместо да буде убачено средином реченице или на крају параграфа.

То олакшава другим људима да одговоре на ваше коментаре и скенирање разговора који се догађа око сваке тачке чини много једноставнијим.

4. Одређени одговори на више нивоа

Када се у једној е-пошти адресира више тачака, имаћете више нити у једној поруци.

Да бисте их држали организовано, требало би да ставите увучене одговоре са навојем тако да је очигледно који се коментари односе на сваку тачку. Лично сматрам да овде користим угаоне заграде (>) најинтимитивније карактере, јер се мечеви са мецима не могу појављивати у е-порукама с обичним текстом.

Тако ћете уштедети много труда покушавајући да схватите на који део разговора морате да обратите пажњу.

5. Последње летовање: Користите бољи алат

Нитко се не претвара да су линијски одговори савршено рјешење овдје. Али ако немате другог избора осим да користите е-пошту, одвојите мало времена за писати е-поруке које су ефикасне и ефективне Како написати савршену професионалну е-пошту (подупрт подацима)Е-пошта и даље остаје главни облик комуникације у послу. Да бисте успели у том окружењу, требало би да научите како да саставите ефикасне професионалне е-поруке. Показујемо вам 9 једноставних трикова за које је доказано да делују. Опширније . На основу горе наведених разлога, линијски одговарање је најбољи начин за напредовање пројеката. Такође помаже свима да буду у току са вишеструким разговорима унутар нити е-поште, без потребе да губите вријеме на преглед дугих листа прошлих порука е-поште.

Ако вам се учини да чак и линијски одговори постају превише сложени или ако ваше колеге не могу навикнути да редовно одговарају правилно, међутим, можда је вријеме да потражите другачији алат.

Комуникациона средства попут Слацк, Иаммер, и Дружење олакшајте сложене комуникације у тиму. Уместо да се и даље борите са е-поштом, можда је време да испробате једно од ових.

Шири причу

Када усвојите ова једноставна правила за линијски одговор, многи примаоци ће ценити колико је ово ефикасно понашање е-поште 5 алата који вам могу помоћи у писању боље е-поштеСви још увек покушавају да реше проблем е-поште. Дакле, разговарајмо и о најосновнијој навици свих - умјетности писања бољих порука е-поште. Уз помоћ добрих алата. Опширније је и почните природно да опонашате свој приступ.

Ако они, наравно, не копирају ваш умишљени етикет е-поште, повуците их на себи. Пошаљите им овај чланак. Опишите како желите да одговоре и објасните да ћете уштедети тона погрешно схваћених порука, изгубљеног времена и губитка контекста.

Стварно нема недостатака.

Мислите ли да ће вам ова правила помоћи да останете на врху сложених нити е-поште? Постоје ли неки други савјети за одговарање на линију за које сматрате да би били корисни?

Кредитна слика: сангоири /Депоситпхотос