Како осигурати да се потпис е-поште не одаје погрешном утиску

Реклама

Рећи збогом тако је тешко, зар не? Неугодно је, а понекад је и непријатно. Па, можда неће бити никаквих упутстава за те ситуације, али бар можемо понудити упутства како се можете поздравити у е-поруци, а да се не осећате неспретно.

Ан потпис е-поште Такође можете имати користи од потписа електроничке поштеПотпис вам говори нешто о личности. Као што двоје људи тешко пише слично, тако се и другачије потписују. Тако је настала "наука" о графологији. Али дигитално доба и имејл ... Опширније је за све намере и сврхе, збогом. Није да ли загрлите некога или му руку дате. Није да ли им дајете само своје име или им уручујете своју визиткарту са укљученим подацима за контакт. То је како направити утисак. Или не.

У овом чланку ћу поделити пет најважнијих лекција које сам научио у неколико деценија да комуницирам са људима на Интернету. Занимљиво је да дилеме везане за потписе е-поште постоје још од оних раних порука е-поште поруке су се слале преко БитНет-а и ФидоНета или чак МИТ-овог ЦТСС поштанског система у 60-има, али ја дигресс.

Е-пошта је код нас већ дуже време. Па како да схватите како треба? Како се одјавити без изгледа као сноб, али и понудити довољно информација како би људи знали ко и шта сте? Хајде да почнемо. Док прођемо, имат ћете прилично добру представу шта желите да урадите са сопственим потписом е-поште.

Шта треба урадити са потписом е-поште

Ових дана, у процесу слања е-поште људима, имам 3 различита нивоа потписа е-поште. Зашто? Па, постоје три нивоа односа - све од кратке белешке до пријатеља, па све до формалне пословне е-поруке компаније. Три варијације су заиста све што вам треба, а сврха ових би требала бити сљедећа:

1. Брзи осмех - Ова верзија потписа се брзо шаље е-маиловима пријатељима или колегама којима стално шаљете е-пошту неколико пута дневно.

2. Осмех и руковање - Ова верзија потписа се шаље на дуже адресе е-поште радним колегама, при чему ваш емаил мора бити само мало формалнији.

3. Руковање предузећа и визит карта - Ово је за оне периоде када требате написати формални е-маил о пословању и навести свој наслов и све своје контакт податке.

Постоје неписана правила за сваку од ових врста потписа е-поште. Сломи их, и неће бити крај света. Ако желите да оставите посебно добар утисак, мораћете да узмете у обзир неке од ових савета за сваку врсту е-поште коју пошаљете.

Потпис брзог осмеха

Није вам увек потребан потпис е-поште. У најмању руку, увек вам није потребан формални. То је баш као кад ходате са колегом у ходнику. Виђате их неколико пута дневно. Судјелујете на истим састанцима. Да ли заиста треба да их поздравите у ходнику руком? Не; већином су то брзи "Хеј Фред" и осмех, ако уопште ишта. Када брзо пошаљете е-поруку колеги да пита за савет или за савет, можда вам уопште неће требати потпис. Ако осетите потребу да се одјавите, можете се обратити мом приступу, само ваше име префарбано цртицом. Нема потребе за цветним цитатима или за сложене наслове. Особа зна ко сте, шта сте и шта би било изнад вашег имена било би непријатно. Сматрајте то основним разговором хладњака за воду, који обично једноставно завршите нечим попут "у реду, ухватите се касније!" и брзи талас. Ништа више није потребно.

Осмех и руковање

Друга врста потписа је врста хибрида између формалног и неформалног. Ово је најтеже. То су можда колеге којима желите да пошаљете е-пошту са полуформалним пословним захтевима, али не желите да они мисле да вам се ово чини као тешко. Морају да цене важност е-поште, али не желите да се питају да ли сте заправо још увек пријатељи. Ту долази до изражаја веома суптилан потпис. Обично су смањене величине и готово не примећују се у подножју саме поруке е-поште. Један од најбољих приступа за то је потпис који зовем „једнослојни“.

У овој верзији, све информације су подељене са „|“ карактер. То би могло бити тако једноставно као адреса или адреса е-поште, бројеви телефона, бројеви ћелија или било шта друго. Требало би да буде кратко, да садржи само мало потребних информација и то је то. Чак сам видео како неки људи потписују овај фонт који је близавији од остатка поруке е-поште - можда сиве. Још један приступ који сам напоменуо је веома кратак двопредмет. У основи, име и један облик контакта који би могао бити један телефонски број или адреса е-поште.
Очито се ради о примаоцима који већ знају ко сте, у којој компанији радите и само им шаљете један од многих преписки е-поште. Пружа осећај пријатељске е-поште, али ако особа треба да вас контактира и можда неће задржати ваш број њихов Ролодек (да ли их људи још увек користе ???), а ту су и ваше контакт информације на дну е-поште, тачно у досег.

Формално руковање

Наравно, постоје они тренуци када шаљете е-пошту некоме изван компаније или можда јесте слање е-поште некоме из компаније о нечему службеном за што је потребан разговор формални. То је попут ношења свечане одеће када присуствујете церемонији доделе награда својим колегама. Пре него што вам објасним шта треба да урадите у тим случајевима, много је едукативније покрити оно што прво не урадити. Да, требало би да наведете контакт податке, као што су име компаније, веб локација и адреса е-поште, али не треба претеривати. Да ли заиста требате навести четири различита броја телефона, укључујући факс уређај?

Не, наведите довољно података за контакт тако да постоји неколико начина да вас контактирамо - е-поштом, телефоном или можда чак и преко веб странице - али нећете се однети. Давањем листе телефонских бројева чини се да сте толико мобилни да никада нисте у својој канцеларији и превише је тешко контактирати.

Још једна уобичајена грешка је наилажење на самопромотора. Људи попут ове преоптерећиват ће своје потписе е-поште својим рачунима на друштвеним мрежама до тачке у којој је потпис дуг преко 10 редова и испуњени углавном само маркетингом.

Други начин да оставите ужасан утисак је да користите све врсте функи боја и фонтова на својој адреси е-поште. Тешко је извући тако нешто, јер се боје морају подударати, а фонт треба изгледати исправно. Нажалост, многи људи немају појма како правилно ускладити боје, а њихов е-маил потпис изгледа као нешто из фабрике Вилли Вонка.

Ова врста потписа клауна је непрофесионална и свако ко јој је пошаљете помислит ће да немате појма шта радите, без обзира на којем пољу сте. Зато избегавајте екстравагантне боје. Поједностави.

Шта можете учинити исправно

Па како изгледа добар формални потпис е-поште ако желите да оставите добар утисак? Идите са потребним основним информацијама, нека форматирање и стил буду једноставни и не претјерујте са информацијама.

Ево једног примера. Ова садржи 4 линије - име, компанију, телефонски број и адресу е-поште. То је то.

Ова особа користи само обичан текст, а задржавање на само четири ретка чини га се класичним и професионалним.

Са својом адресом идем мало даље у томе да потписујем скромно користећи курзив и стављајући је у тамно сиву. Ако га држите за нијансу лакшом од самог текста е-поште, примаоцу ћете рећи да сматра да су ваши подаци секундарни у вези са самом поруком. То је суптилни наговештај понизности.

Такође, наслови се требају користити само када су релевантни за разговор који имате. У већини преписки везаних за моју сопствену веб страницу, људи морају знати да сам власник веб локације, па је важан наслов. Укључено је само довољно информација за брзи контакт - имејл и телефонски број, то је то.

Други пример је потпис који користим за интерну и спољну преписку са МакеУсеОф.

Овде сам се заправо мазао између употребе наслова или не. Обично је важан само у спољним комуникацијама путем е-поште, а у неким интерним комуникацијама је од великог значаја. Почео сам са коришћењем две верзије - једну за спољну и другу за унутрашњу - али уморио сам се од ручног пребацивања између две, да сам одлучио да се придржавам горње. Уз ризик да ће се појавити као само-важно, оно остаје изблиједјело и секундарно. Такође користи „|“ горе споменутог карактера, мали бљесак боје како би се истакло име веб странице, а ја сам одлучио да будем подебљан и додам пету линију за понуду.

Долази са савршен потпис е-поште 6 савета да бисте боље искористили потписе у Гмаил-у Опширније који представља ко сте, шта радите и како да ступите у контакт са вама може се догодити покушај и грешка, али кад то једном сазнате у реду, добро је знати да у свакој преписци е-поште коју шаљете напредујете напријед напоље.

Који су ваши савети бољи потпис е-поште 5 начина за креирање вишеструких прилагођених потписа у ГМаил-у Опширније ? Које ствари волите или не волите код других потписа које сте видели? Поделите своје мисли у одељку за коментаре испод!

Кредитна слика: Пословни пар преко Схуттерстоцк-а