Како се користи Оутлоок за једноставно управљање задацима и пројектима

Реклама

Ако радите на малом пројекту, као фрееланцер или у компанији са неколико запослених, Оутлоок 2016 вам може помоћи управљајте својим пројектима и задатке без потребе за јаким софтвером. Помоћу једноставних прилагодби у одељку са задацима можете подесити подсетнике и датуме рока, доделити задатке и лако пратити време.

Зашто користити Оутлоок за пројекте и задатке?

За велике пројекте, руководиоци пројеката и веће компаније користе професионални софтвер као што је Мицрософт Пројецт или Басецамп, неки од најбољих алата за управљање пројектима да би обавили посао. Они нуде опсежне функције потребне за организовање и управљање успешним пројектима.

Међутим, за мале пројекте, фрееланцере или групе од једног или два, Мицрософт Оутлоок има суштинске карактеристике потребне за успех у било којој ситуацији. Ево само неколико основних карактеристика које садржи:

• Прилагодљива поља задатака
• Доступни документи
• Корисни подсетници
• Праћење времена
• Ажурирање статуса
• Приоритизација и категоризација
• Функција извоза

Како се могу користити те значајке програма Оутлоок?

Прилагодите с потребним пољима

Лако можете додати и уклонити поља унутар одељка са задацима. На пример, за праћење времена можете додати стварни рад и укупни рад. За праћење статуса можете додати проценат комплетног и прилагођеног статуса.

Да бисте одабрали своја поља, кликните десним тастером миша на један од ступаца и изаберите Фиелд Цхоосер. Затим једноставно повуците и испустите поља која желите у подручје ступца.

Лако доделите задатке

Ако радите са партнером или једним запосленим, додељивање задатака једно другом је једноставно. Отворите задатак и у горњој навигацији одаберите Доделите задатак. Кликните До да отворите листу контаката, одаберите примаоца и кликните на До дугмета у искачућем прозору. Ово ће ваш контакт уметнути у задатак и када га кликнете Пошаљи, задатак ће бити на путу према примаоцу.

Такође можете да укључите поље за Тимски задатак то укључује једноставне квачице и ан Додељено поље да се види на кога је одговоран.

Подесите подсетнике

Као и код сваке апликације за задатке, подсетници су основно средство. Мицрософт Оутлоок вам омогућава да подсетите подсетнике тако што ћете изабрати датум, време и одређени звук ако желите. Избори датума су у формату календара, а време се изводи у корацима од 30 минута.

Трацк трацк

За слободњаке или остале који наплаћују клијенте према сату потребно је праћење времена. Уз Мицрософт Оутлоок можете да користите и једно и друго Стварни рад и Тотал Ворк поља или само једно од њих, у зависности од ваших тачних потреба. На примјер, можете користити Стварни рад за наплативи износ и Укупно радно вријеме за цијело вријеме проведено на задатку. Оба поља бележе време у децималним сатима.

Ажурирајте статусе

Мицрософт Оутлоок укључује поља за попуну и проценат статуса како би ваши пројекти и задаци били у току. Као и код праћења времена, можете користити обоје или само једно, у зависности од жеље.

Предност употребе истих је да ће, на пример, задатак означити као стопостотно довршен, поље статуса ће се аутоматски приказати Завршено и задатак ће се прогрејати.

Поље статуса такође укључује изборе за „У току“, „Чекају некога другога“ и „Одложено“, од којих сваки може бити од велике користи за останак на путу.

Користите Приоритет и категоризацију

Употреба поља приоритета је још једно одлично средство за гледање ваше најважније ствари Систем са три штрајка: Како одредити приоритет своју листу обавезаНе добијате вашу листу обавеза? Проблем можда није у вашој продуктивности, можда су то само ваши приоритети. Научимо како да одредимо приоритете листе обавеза и испунимо ствари. Опширније на први поглед. Ставке високог приоритета приказаће црвени ускличник, а ставке ниског приоритета плаву стрелицу надоле. Такође можете да додате Прилагођени приоритет поље ако је потребно.

Карактеристика категорије у програму Мицрософт Оутлоок такође је згодна за проналажење одређеног типа задатака на први поглед. По заданом су категорије именоване по боји, али корисна им је промена у смисленија имена. На примјер, можете користити зелену категорију за све задатке финансирања и именовати је као такву. Можете да креирате сопствене категорије и да одаберете боју.

Извезите своје податке

Ако желите да извезите задатке у прорачунску табелу, то је једноставан процес Како извести Оутлоок контакте на било које местоДа ли треба да извозите Оутлоок контакте и нисте сигурни где да почнете? Показујемо вам како извести из Оутлоока и увозити на одредиште. Опширније . За почетак одаберите Филе > Отвори и извези > Увоз извоз. Када се отвори следећи прозор, изаберите Извези у датотеку на листи избора. Затим можете да изаберете између две врсте датотека; Вредности раздвојене зарезом (.цсв) или Оутлоок датотека података (.пст).

Опција Одвојене вредности зарезом је избор који се често користи. Омогућује вам мапирање поља ради чистог пријелаза и датотека се може пренијети или увести у базе података и прорачунске таблице. Ако желите да направите једноставну сигурносну копију својих Оутлоок задатака, тада се може изабрати Оутлоок датотека података.

У следећем кораку изаберите Задаци са листе опција и кликните Следећи. Затим можете прилагодити име датотеке и локацију ако је потребно. Тада ћете завршити свој извоз. Можете да кликнете на Мапе Прилагођена поља прво притисните тастер, ако је потребно, што ће вам омогућити да измените поља у вашој датотеци; овај корак је опционалан. Кликните на Заврши и од вас ће се затражити да унесете датумски распон за задатке за извоз.

Остале практичне функције

За лакшу употребу задатака у програму Мицрософт Оутлоок нуде додатне погодне и корисне функције за помоћ у вези с вашим пројектима и задацима.

• Поредај по било којој колони.
• Превуците и испустите да бисте преуредили ступце.
• Пошаљите извештај о статусу за појединачни задатак једним кликом.
• Погледајте одељак са детаљима задатка сатима, подацима о наплати и компанији.
• Филтрирајте све задатке према кључној речи, статусу или времену.

Да ли је доступна мобилна апликација за синхронизацију?

Тренутно мобилна апликација Мицрософт Оутлоок не садржи функцију задатка. Али, ако желите да синхронизујете Оутлоок задатке у покрету, срећом постоје апликације које можете да повежете или за Андроид или иОС.

• Сетите се млека (Про верзија), Андроид и иОС, 39,99 УСД годишње
• Задаци и напомене за МС Екцханге (потребан је налог за размену), Андроид, $4.99
• СимТаскс - Оутлоок Таскс Синц, Андроид [Више није доступно]
• Задатак задатака за Мицрософт Оутлоок и Гоогле задатке, иОС, $4.99
• Тодо Екцханге задатци (потребан је налог за размену), иОС [Но Лонгер Аваилабле]

За додатне опције за мобилне уређаје који раде са а апликација за управљање пројектима за Мац 5 Једноставни алати за управљање пројектима за МацЖелите да управљате пројектима на свом Мацу? Ево најлакших апликација за управљање пројектима на мацОС-у за било које задатке величине. Опширније , погледајте ове алате:

Јесте ли испробали Оутлоок задатке за мале пројекте?

Коришћење функције задатка Мицрософт Оутлоок не делује за све или за сваки пројекат. Међутим, ако сте корисник Мицрософт Оутлоока и само вам је потребан једноставан алат, онда то добро функционише.

За више, погледајте неке мало познате карактеристике програма Оутлоок 10 скривених карактеристика Мицрософт Оутлоока које се ретко користеМицрософт Оутлоок има мноштво функција. Користите ове мање познате значајке Оутлоока и побољшајте проток посла путем е-поште Опширније . А ако тражите наменски алат за управљање задацима, ови апликације за више-платформе за листу обавеза 8 То-До листе апликација које се синхронизују на свим вашим уређајимаИзаберите неку од ових одличних апликација за обавезу ако желите да се задаци и контролни пописи синхронизују на свим вашим уређајима. Опширније сигурно помажу као добро мондаи.цом за пројекте са тимском сарадњом Како мондаи.цом може допунити сарадњу вашег тимамондаи.цом нуди моћне алате за сарадњу и организацију за ваш тим. Ево зашто бисте требали да покушате. Опширније .